Ewidencja środków trwałych to dokument potrzebny w wielu firmach. Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem wydatków, takich jak zakup komputera, mebli, czy akcesoriów biurowych. W przypadku, gdy przedsiębiorca przewiduje, że będzie ich używał w firmie dłuższy czas zobligowany jest wpisać je właśnie do ewidencji środków trwałych.

CO JEST ŚRODKIEM TRWAŁYM?

W myśl przepisów środki trwałe to „rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.”

Co to oznacza w praktyce? Otóż środkiem trwałym można określić każdą rzecz należącą do firmy, która ma być wykorzystywana dłużej niż rok, a także jest gotowa do użytkowania w momencie wprowadzenia do firmy.

PRZYKŁAD EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH – CO NALEŻY W NIM ZAMIEŚCIĆ?

Istnieje szereg zakupów powiązanych z działalnością gospodarczą, które mogą trafić do ewidencji środków trwałych. Można do nich zaliczyć m.in.:

  • nieruchomości,
  • maszyny, urządzenia techniczne i narzędzia,
  • środki transportu,
  • meble i wyposażenie siedziby firmy.
Obowiązkiem właściciela firmy jest dokonanie wpisu do ewidencji środków trwałych w miesiącu przekazania danych składników majątku do używania.

Ewidencja środków trwałych w prostym i szybkim programie do księgowości? Przetestuj za darmo inFakt.pl i kontaktuj się z księgowymi bez żadnych limitów!

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

KIEDY WPISAĆ SKŁADNIK DO EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH?

Można wyróżnić dwie odmienne sytuacje, w których przedsiębiorca zapisuje składniki majątku w ewidencji środków trwałych.

1. Przedsiębiorca kupił nowy środek trwały.

Nowy zakup „na firmę” spełniające kryteria środków trwałych wpisuje się do ewidencji środków trwałych. Ponadto, zakupy o wartości większej, niż 3,5 tys. zł netto podlegają amortyzacji.

Tańsze składniki majątku przeznaczone do użytkowania ponad rok również można amortyzować, ale nie jest to konieczne. Jeśli przedsiębiorca posiada fakturę VAT może również odliczyć VAT.

2. Środek trwały należał wcześniej do prywatnego majątku przedsiębiorcy.

Wspominana amortyzacja sprowadza się do rozbicia kosztu na określoną liczbę odpisów amortyzacyjnych i stopniowe włączanie ich do kosztów firmowych przez określony okres. W niektórych przypadkach możliwa jest jednorazowa amortyzacja, przy czym nie dotyczy to samochodów osobowych.

ELEMENTY, KTÓRE POWINNA ZAWIERAĆ EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH

Przepisy w żaden sposób nie określają sposobu w jaki przedsiębiorca ma prowadzić ewidencję środków trwałych. Konieczne jest jednak zawarcie w niej konkretnych elementów. Zgodnie z regulacjami wzór ewidencji środków trwałych musi zawierać m.in:

  • liczbę porządkową,
  • datę nabycia,
  • datę przyjęcia do używania (w przypadku sprzętów wymagających naprawy, data przyjęcia do używania będzie inna, niż data nabycia),
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
  • określenie środka trwałego,
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
  • wartość początkową,
  • stawkę amortyzacyjną,
  • zaktualizowaną wartość początkową (jeśli wystąpiła aktualizacja wyceny),
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Tylko dokument, w którym znajdują się wymienione powyżej elementy można zakwalifikować jako zgodny z przepisami.

CZYM JEST EWIDENCJA WYPOSAŻENIA?

Poza ewidencją środków trwałych w firmie może okazać się niezbędna ewidencja wyposażenia. Przedsiębiorca ma obowiązek ująć w niej te składniki majątku, których przewidywany okres użytkowania nie przekracza roku. Pod warunkiem, że ich wartość przewyższa 1500 zł netto. Te z zakupów, które mają być użytkowane poniżej roku, ale kosztowały mniej niż 1500 zł netto również uznawane są za wyposażenie jednak nie trzeba ich wpisywać do ewidencji.

Przepisy nic nie mówią o formie jaką powinien przybrać ten dokument. Powinien jednak zawierać następujące elementy:

  • numer,
  • cenę zakupu lub koszt wytworzenia,
  • datę zakupu,
  • datę likwidacji bądź sprzedaży – niezbędne jest podanie przyczyny,
  • nazwę składnika majątku,
  • numer faktury.

EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH W INFAKCIE

Jeśli chcesz w prosty sposób wygenerować ewidencję środków trwałych, skorzystaj z inFakt.pl. Jest to w dużej mierze zautomatyzowane i polega po prostu na wypełnieniu odpowiedniego formularza. W tym celu należy:
  • wejść w zakładkę „Koszty”,
  • kliknąć link „Środki trwałe”,
  • kliknąć w przycisk „Nowy środek trwały”.
Wówczas można wybrać środek trwały z prywatnego majątku lub składnik majątku nowo zakupiony „na firmę”. Po uzupełnieniu formularza, środek trwały zostanie zapisany w inFakcie. Możliwe jest również załączenie skanu dokumentu potwierdzającego nabycie środka trwałego.

Co więcej aplikacja automatycznie wylicza kwoty odpisów amortyzacyjnych i włącza je do kosztów firmowych przez odpowiedni okres. Ewidencja środków trwałych może zostać zapisana jako wygodny plik PDF, a następnie wydrukowana.

Możliwości jakie daje Program do Księgowości możesz wypróbować za darmo. Po prostu załóż konto i wypełnij dane księgowe, a przez 30 dni będziesz mógł testować księgowość w inFakcie, w tym dodawać środki trwałe. Przekonasz się, jakie to proste!

Ewidencja środków trwałych w programie do księgowości idealnie dopasowanym do potrzeb Twojej firmy? Sprawdź za darmo i dołącz do przeszło 390 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl.

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości