W myśl przepisów do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki służące do uzyskania przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Jednak przedsiębiorca nie zaliczy wszystkich wydatków jako koszty w firmie. W tym kontekście należy wiedzieć, że to na osobie prowadzącej działalność gospodarczą spoczywa obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że konkretny wydatek łączy się z daną działalnością.
Spis treści
Wysokie koszty to niski podatek do zapłaty
Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, które rozliczają się z fiskusem na zasadach ogólnych płacą podatek tylko i wyłącznie w sytuacji kiedy ich działalność generuje zyski. Oznacza to, że od kwoty stanowiącej sprzedaż czyli przychód odejmuje się kwotę poniesionych kosztów i uzyskuje podstawę opodatkowania.
Może więc zdarzyć się, że w sytuacji ponoszenia wysokich kosztów pomimo dokonywanej sprzedaży towarów lub usług firma będzie wykazywała stratę i nie będzie konieczności płacenia żadnego podatku. Oczywistym jest więc, że w interesie każdego przedsiębiorcy jest wskazywane na jak największą kwotę poniesionych kosztów.
W związku z tym przepisy skrupulatnie normują co można, a co nie uznać za koszt związany z działalnością gospodarczą. Podczas prowadzenia firmy trzeba także pamiętać, aby gromadzić i zapisywać możliwie wiele dokumentów kosztowych – faktur i rachunków.
Koszty w firmie można rozliczać szybko i sprawnie. Wystarczy odpowiedni program do księgowości. Wypróbuj za darmo inFakt.pl i kontaktuj się z księgowymi bez żadnych limitów!
Kiedy mowa o kosztach firmowych?
Kosztem firmy może być wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu, a także zdobycia lub utrzymania źródła przychodu (np. udział w przetargu). Dodatkowo, trzeba zwrócić uwagę na to, czy dany koszt nie figuruje w ograniczonym spisie wydatków, które według ustawy nie mogą być zaliczone do kosztów działalności gospodarczej.
Sama nazwa kosztów firmowych, które mogą obniżyć podstawę opodatkowania wskazuje, że mogą być to tylko i wyłącznie wydatki, których poniesienie wygenerowało w przyszłości określony przychód.
Mówiąc innymi słowami: każdy poniesiony i zaksięgowany koszt da się powiązać czy wytłumaczyć wskazując na określony przychód. Przedsiębiorca ma możliwości zaliczenia wydatków do kosztów firmowych, o ile:
- są w odpowiedni sposób udokumentowane,
- zostały faktycznie poniesione,
- wiążą się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
- nie zostały wyłączone (na mocy ustawy) z kosztów, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.
Co przedsiębiorca może uznać jako koszty w firmie?
- Komputer, drukarka, skaner, licencje do programów
Wydatki poniesione przy zakupie programów do np. projektowania wnętrz, do tworzenia wizualizacji 3D w sytuacji, kiedy prowadzimy firmę transportową nie da się potraktować, jako koszty związane z prowadzoną działalnością.
- Telefon i Internet
W przypadku telefonów służbowych wykorzystywanych przez pracowników zatrudnionych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej warto spisać oświadczenie zobowiązujące do wykorzystywania telefonu jako narzędzia pracy tylko i wyłącznie w celach służbowych.
- Samochód
Inaczej wygląda sytuacja z samochodem zakupionym na firmę. W tym przypadku można uznać, że samochód służy wyłącznie działalności firmowej a poniesione wydatki bezpośrednio obniżają podstawę opodatkowania.
To tylko część z wydatków związanych z prowadzeniem działalności jakie przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów. Wśród innych przykładów znajdują się również choćby: usługi księgowe, usługi marketingowe, usługi transportowe i kurierskie, obsługa prawna, usługi remontowe i wykończeniowe, wyposażenie biura, reklama, odsetki od kredytów czy kary.
Rozlicz koszty firmowe w inFakcie
- zapisze wydatek w KPiR,
- zapisze wydatek w rejestrze VAT zakupów,
- ujmie właściwe kwoty w VAT-7 i PIT-5.
W tym celu załóż konto, wypełnij dane księgowe i przetestuj Program do Księgowości. Każdy użytkownik dostaje możliwość wypróbowania tej usługi przez 30 dni zupełnie za darmo. W tym czasie przekonasz się, że inFakt jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy.
Jak rozliczać koszty w firmie? Wybierz program do księgowości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb. Dołącz do przeszło 320 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl.