Do podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy należy przechowywanie dokumentów. W niektórych przypadkach jest to narzucone odgórnie, a w innych choć nie jest konieczne, to lepiej się na to zdecydować – choćby w celach dowodowych. Co więcej przepisy ściśle określają przez jaki czas należy posiadać konkretne dokumenty. Oto lista 7 rodzajów dokumentów, o których przechowywaniu lepiej nie zapomnieć.

Według ogólnych zasad dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego, z którym są związane. Oznacza to, że np. dokumenty, które posłużyły do wypełnienia zeznania PIT za 2012 rok należy przechowywać do końca 2018 roku.

Ten przepis nie odnosi się do dokumentacji pracowniczej – o tym jak w tym przypadku wygląda ten termin piszemy na końcu tego artykułu.

1. KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów to ewidencja służąca zapisywaniu zdarzeń gospodarczych jakie zachodzą w firmie – przychodów i kosztów. Jest także podstawą pozwalającą na wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Przepisy pozwalają na prowadzenie KPiR w wersji elektronicznej, np. za pomocą Programu do Księgowości inFakt.

Księgę trzeba regularnie drukować – najpóźniej do 20 dnia każdego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ten dokument składa się z 16 kolumn, w które wpisuje się dane dotyczące np. kontrahentów, wartości sprzedanych towarów i usług, a także wydatków.

2. Faktury sprzedażowe i kosztowe

Od początku 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy zobligowani są dokumentować transakcje przy użyciu faktur. Dotyczy to również firm zwolnionych z VAT, które wcześniej wystawiały rachunki. Firmy zwolnione z VAT muszą wystawić faktury tylko na życzenie nabywcy (innej firmy lub osoby prywatnej).

Wystawione bądź otrzymane faktury można przechowywać w zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. A czy konieczne jest drukowanie e-faktury? Choć można to robić to nie ma takiego obowiązku. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po zeskanowaniu).

3. Inne dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty

Przedsiębiorcy mają możliwość „wrzucania w koszty” wielu wydatków związanych z prowadzeniem działalności. Zdarza się to nawet w przypadku podatków, a także innych zobowiązań na rzecz państwa. Przykład? Choćby składki społeczne ZUS czy abonament RTV. W takim przypadku dokumentacja wydatków nie wymaga faktury ani paragonu.

Identycznie jest m.in., kiedy przedsiębiorca kupuje paliwo za granicą, wnosi opłaty parkingowe, płaci za przejazdy autostradą lub ponosi wydatki związane z kontem bankowym. W takich sytuacjach do odpowiedniej dokumentacji wystarczają, np.

  • dowody zapłaty,
  • wyciągi z kont bankowych,
  • paragony,
  • potwierdzenia dokonania przelewu.

4. Dokumenty związane z kasą fiskalną (lub zwolnieniem z jej stosowania)

Drukowanie i wydawanie paragonów – to tylko jeden z obowiązków jakie spoczywają na firmach używających w działalności kas fiskalnych. Przedsiębiorca musi także przechowywać wszelkie dokumenty związane z jej prowadzeniem, np:

  • raporty z kasy fiskalnej – zarówno dobowe, jak i miesięczne,
  • kopie paragonów,
  • książkę serwisową.

Książkę serwisową trzeba przechowywać przez cały okres korzystania z kasy fiskalnej oraz przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego.

Identyczny okres archiwizowania dotyczy wszelkiego rodzaju dokumentów, które są konieczne dla zwolnienia ze stosowania kasy, np. ewidencji sprzedaży korzystając ze zwolnienia na podstawie limitu.

5. Dokumenty związane z podatkiem VAT – deklaracje oraz rejestry zakupów i sprzedaży

Obowiązkiem przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT jest składanie odpowiednich deklaracji VAT, a także ich późniejsze przechowywanie. Tak samo należy postąpić w odniesieniu do rejestru zakupów i sprzedaży VAT. W przypadku firm zwolnionych z VAT konieczne jest prowadzenie tylko ewidencji sprzedaży. Na jej podstawie przedsiębiorca może udowodnić swoje prawo do zwolnienia, a także zidentyfikować moment, w którym rejestracja jest konieczna.

6. Ewidencja środków trwałych i/lub wyposażenia

Zdecydowana większość przedsiębiorców wykorzystuje w prowadzonej działalności różnego rodzaju akcesoria biurowe, meble czy pojazdy. Wiąże się z tym konieczność prowadzenia odpowiednich ewidencji:

  • środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – wpisuje się do niej zakupy, których wartość przekracza 3,5 tys. zł, a planowany okres używania jest dłuższy niż rok,
  • wyposażenia – do tej ewidencji wpisuje się składniki, których cena zakupu jest większa niż 1,5 tys. zł, ale nie przekracza 3,5 tys. zł.

Należy przy tym pamiętać, że elementy firmowego majątku wpisane do jednej ewidencji nie mogą się znaleźć również w drugiej.

W przypadku środków, które podlegają amortyzacji (stopniowe wrzucanie w koszty wartości danego zakupu) dokumenty jej dotyczące najlepiej przechowywać jeszcze dłużej niż wspominane na początku 5 lat.

Tutaj termin przechowywania liczy się od końca roku, w którym przedsiębiorca po raz ostatni zaliczył odpisy amortyzacyjne w koszty uzyskania przychodów. Sprawia to, że w praktyce dokumenty dotyczące amortyzowanego sprzętu powinny się znajdować w firmie przez kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat.

Ich wcześniejsze pozbycie się może sprawić problemy z udowodnieniem prawidłowego wyliczenia wartości początkowej sprzętu, a także dokonanych odpisów amortyzacyjnych. W konsekwencji organy podatkowe mogą podważyć zasadność wrzucenia takiego wydatku do kosztów prowadzonej działalności.

7. Umowy z pracownikami

Zdecydowanie najdłuższy czas przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest w tym przypadku przechowywanie przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy (wygaśnięcia umowy) m.in.

  • akt osobowych,
  • list płac,
  • kart wynagrodzeń,
  • umów cywilnoprawnych.

Dokumentację pomocniczą i obliczeniową, która służy przedsiębiorcy do sporządzenia list płac można przechowywać o wiele krócej – przez 5 lat.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto