Kasa fiskalna w działalności online – to może być prawdziwy kłopot. Na szczęście są przepisy, dzięki którym można działać w Sieci bez drukowania, wręczania i przechowywania paragonów. W jaki sposób spełnić kryteria dla zwolnienia z kasy fiskalnej sprzedając przez Internet?

Dlaczego warto uniknąć kasy fiskalnej?

Najpierw zastanówmy się, czy rzeczywiście warto unikać instalacji kasy fiskalnej. A może lepiej pogodzić się z tym obowiązkiem?

Sam wydatek na urządzenie nie jest duży. Wydaną kwotę można odliczyć od VAT lub uzyskać zwrot – ale nie w całości. Do odliczenia jest 90% ceny zakupu netto, maksymalnie 700 zł. A zatem kasa fiskalna, która kosztuje 700 zł netto, to wydatek rzędu 70 zł. VAT związany z zakupem kasy można bowiem odliczyć.

Jednak z kasą fiskalną wiążą się inne kłopoty. Przede wszystkim, osoba prowadząca e-biznes musiałaby wręczać klientom paragony. O ile w przypadku sprzedaży wysyłkowej to zwykle jest możliwe, o tyle w przypadku sprzedaży w pełni elektronicznej jest to praktycznie niewykonalne. Chodzi np. o sprzedawane osobom prywatnym: konta premium, dostępy do zasobów strony internetowej, dodatkowe funkcje w grach online, czy pliki elektroniczne (muzyka, e-booki, filmy, gry, aplikacje), itp. Trzeba tutaj pamiętać, że niewręczenie paragonu jest traktowane jako wykroczenie i może zostać ukarane grzywną (zwykle w postaci mandatu).

Na tym obowiązki się nie kończą. Wystawione paragony trzeba przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym nastąpił obowiązek podatkowy. Dodatkowo, trzeba sporządzać raporty z działania kasy (dobowe oraz miesięczne), które także przechowuje się w dokumentacji przez 5 lat.

Krótko mówiąc – kasy fiskalnej warto uniknąć. Jeśli tylko jest taka możliwość.

Jak uniknąć zakupu kasy fiskalnej przy sprzedaży online?

Co decyduje o zwolnieniu z kasy fiskalnej przy sprzedaży przez Internet?

Kwestię instalacji kasy fiskalnej rozważają tylko firmy sprzedające na rzecz osób prywatnych. A zatem – jeśli handlujesz z innymi firmami, to kasa fiskalna Cię nie dotyczy.

Jeśli jednak prowadzisz sprzedaż na rzecz osób prywatnych, musisz przede wszystkim sprawdzić, czy nie sprzedajesz przez Internet czegoś, co z założenia wymaga korzystania z kasy fiskalnej. Chodzi m.in. o sprzedaż:

  • gier, muzyki i oprogramowania na nośnikach fizycznych (płytach CD, DVD, kartach pamięci, pendrive’ach, itp.),
  • sprzętu elektronicznego (z pewnymi wyjątkami),
  • alkoholu i papierosów.

Jeśli Twoja sprzedaż online nie kwalifikuje się do powyższych kategorii, możesz rozważać zwolnienie. Wówczas w grę wchodzą dwa rodzaje zwolnień:

1. Ze względu na kwotę sprzedaży w roku podatkowym.

Kasy nie trzeba instalować, jeśli w danym roku podatkowym sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie przekroczyła kwoty 20 tys. zł. Ten limit ustala się proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.

2. Ze względu na sposób zapłaty za sprzedaż wysyłkową i usługi.

Kasy fiskalnej nie trzeba instalować, jeżeli płatność za towar sprzedawany wysyłkowo lub usługę nastąpiła w całości za pośrednictwem banku. Jednocześnie przedsiębiorca musi być w stanie wykazać która płatność dotyczy której transakcji. Poniżej wyjaśniamy jak tego dokonać.

Jak spełnić kryteria zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na sposób płatności?

Aby sprzedaż kwalifikowała się do zwolnienia z kasy fiskalnej, płatność za towar sprzedawany wysyłkowo lub usługę (dowolnego rodzaju) musi następować za pośrednictwem banku. Co to oznacza?

W praktyce chodzi o to, by pieniądze trafiły na konto bankowe przedsiębiorcy. A zatem w grę wchodzą m.in. takie opcje:

  • standardowy przelew (elektroniczny lub w placówce banku) z konta klienta na konto sprzedawcy,
  • przelew elektroniczny z konta klienta na konto płatności internetowych, a następnie na konto sprzedawcy,
  • płatność kartą kredytową,
  • przekaz pocztowy.

W przypadku standardowych przelewów, aby nie było wątpliwości za co dana płatność nastąpiła, trzeba poprosić klientów, aby właściwie opisywali przelewy. W tym wypadku wystarczy, aby w polu „Tytułem” znalazły się:

    • nazwa usługi,
    • data wykonania,
    • dane klienta umożliwiające jego identyfikację – w przypadku usługi,

lub

  • dane klienta umożliwiające jego identyfikację, w tym adres – w przypadku towaru sprzedawanego wysyłkowo.

Jeśli chodzi o płatności dokonywane automatycznie za pośrednictwem serwisów płatności internetowych, trzeba zadbać, aby w opisach poszczególnych transakcji generowanych po akcji klienta znalazły się takie informacje.

Jednak na tym nie koniec obowiązków. Następnie trzeba założyć dodatkową ewidencję sprzedaży – tylko do celów zwolnienia z kasy fiskalnej. Do tego wystarczy prosty plik .xls lub arkusz w Google Docs.

W tej ewidencji muszą się znaleźć dane wszystkich transakcji opisane w taki sposób, żeby dało się je połączyć z danymi przelewów. Sporządzonej ewidencji nie trzeba drukować, ale musi znajdować w dokumentacji firmy, aby w razie kontroli przedstawić ją urzędnikom. Wówczas posłuży jako dowód potwierdzający prawo do zwolnienia.

Z jakich zwolnień z kasy fiskalnej korzystacie? A może jesteście już szczęśliwymi posiadaczami kas? :)

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – pomogą Ci z kasą fiskalną
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto!