Zakup ekspresu do kawy jako koszt uzyskania przychodów – czy można kupić ekspres do kawy na firmę?
Telefon, samochód czy nowy komputer – wiele wydatków firmowych zaliczysz jako koszty uzyskania przychodu, co w konsekwencji przełoży się na niższy podatek dochodowy. A co z ekspresem do kawy? Czy on także może być kosztem, który odliczysz od podatku? Sprawdzamy! Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy można kupić ekspres do kawy na firmę, jak wrzucić go w koszty oraz w jaki sposób uwzględnić ten wydatek w ewidencji księgowej i podatkowej.
- Co nazywamy kosztem uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności gospodarczej?
- Czy zakup ekspresu do kawy można wrzucić w koszty firmowe?
- Jak ująć zakup ekspresu w ewidencji księgowej i podatkowej?
- Jak zabezpieczyć się przed potencjalnym sporem z fiskusem dzięki interpretacji indywidualnej?
- Podsumowanie
Co nazywamy kosztem uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Definicja kosztów uzyskania przychodu została ujęta w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako u.p.d.o.f.). Zgodnie z art. 22 u.p.d.o.f. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W art. 23 u.p.d.o.f. ustawodawca wskazał w sposób negatywny katalog wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu; są to m.in. koszty reprezentacji, odpisy amortyzacyjne na sumę przekraczającą 150.000 zł (dla samochodów osobowych) i 225.000 zł (dla samochodów elektrycznych), wydatki prywatne czy wydatki na pokrycie grzywien i zasądzonych kar pieniężnych.
Wyróżniamy 4 główne cechy kosztów uzyskania przychodu:
- są potwierdzone odpowiednim dokumentem (np. fakturą)
- zostały rzeczywiście poniesione
- wiążą się z działalnością gospodarczą i osiąganymi przez firmę przychodami
- nie zostały wyłączone przez przepisy ustawy
Co zatem uznamy za koszty uzyskania przychodu? Lista jest naprawdę długa. Są to przede wszystkim wydatki na towary handlowe, obsługę samochodów służbowych, telefony, komputery czy sprzęt biurowy, abonament na usługi internetowe, a także kursy i szkolenia dla pracowników.
Czym są wydatki uznawane jako koszt reprezentacji?
Pojęcie kosztów reprezentacji – określonych w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. – nie zostało w pełni zdefiniowane. W orzecznictwie NSA wskazuje się, że są to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.
Aby uznać dany wydatek za koszt reprezentacji, ważny jest cel, w związku z którym został poniesiony. Co to oznacza w praktyce? Koszty reprezentacji służą stworzeniu pozytywnego wizerunku firmy, przedstawieniu jej w dobrym świetle czy wytworzeniu atmosfery, sprzyjającej zawieraniu kontraktów biznesowych. Pamiętaj, że wydatki reprezentacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, jednak można od nich odliczyć podatek VAT.
Warto wiedzieć
Koszty reprezentacyjne są często mylone z wydatkami na reklamę. Celem reklamy jest pozyskanie nowych klientów poprzez rozpowszechnianie informacji o firmie lub produkcie, akcentując ich zalety. Wydatki na reklamę zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu.
Czy zakup ekspresu do kawy można wrzucić w koszty firmowe?
Jeżeli prowadzisz działalność gastronomiczną, ekspres do kawy jak najbardziej zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu. Trudno wyobrazić sobie dobrze działającą kawiarnię bez odpowiedniego sprzętu. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy przedsiębiorca zajmuje się sprzedażą sprzętu RTV i AGD, a część jego oferty stanowią ekspresy do kawy i artykuły z nimi związane. Wydatki na te produkty również zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu.
A co w sytuacji, gdy firma zatrudnia pracowników? Wydatki na produkty spożywcze, takie jak kawa, herbata, mleko, cukier czy woda, zaliczysz do kosztów firmowych. Podobnie ekspres do kawy, który zostanie zakupiony na potrzeby pracowników i wykorzystywany przez nich w miejscu pracy. Pamiętaj jednak, że ekspres do kawy zamknięty w gabinecie właściciela i użytkowany tylko przez niego nie będzie kosztem, który odliczysz od podatku.
W jakich sytuacjach zakup ekspresu do kawy na firmę będzie uzasadniony?
Zakup ekspresu do kawy będzie kosztem uzyskania przychodu w trzech sytuacjach: gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników i udostępnia im ekspres do kawy w miejscu pracy; gdy firma zajmuje się sprzedażą kawy lub serwuje kawę w swoim lokalu; gdy firma prowadzi sprzedaż urządzeń RTV i AGD, w tym właśnie ekspresów do kawy.
Jaka jest granica między wydatkiem o charakterze reprezentacyjnym a socjalnym?
Jak wspomnieliśmy, wydatki o charakterze reprezentacyjnym mają na celu przedstawienie firmy w korzystnym świetle i budowanie jej wizerunku względem kontrahentów zewnętrznych. Nie stanowią kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Z kolei wydatki socjalne dotyczą pracowników i służą zaspokajaniu ich potrzeb socjalnych oraz polepszeniu warunków życiowych. Wydatki socjalne są pokrywane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a kosztami uzyskania przychodu są w tym wypadku kwoty wpłacone przez pracodawcę na rachunek funduszu. Wśród 6 najpopularniejszych wydatków socjalnych wyróżnimy:
- dofinansowanie urlopu
- obozy, kolonie i zimowiska dla dzieci pracowników
- dopłaty do pobytu w sanatoriach w celu rekonwalescencji
- zakup paczek z okazji świąt
- wyprawki szkolne dla dzieci pracowników
- pożyczki mieszkaniowe czy dofinansowania czynszu
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Jak ująć zakup ekspresu w ewidencji księgowej i podatkowej?
Jeżeli wartość ekspresu do kawy nie przekracza 10.000 zł netto, możesz zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych w dniu zakupu, na podstawie wystawionej faktury. Wydatek ewidencjonujesz w Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Pamiętaj, że zakup ekspresu do kawy na firmę powinien być racjonalny oraz związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Czy ekspres do kawy może być traktowany jako środek trwały?
Ekspres do kawy może zostać uznany jako środek trwały, a w konsekwencji podlegać amortyzacji. Taka sytuacja ma miejsce, gdy wartość urządzenia przekracza 10.000 zł netto, a planowany czas jego wykorzystywania jest dłuższy niż rok.
Czy ekspres do kawy podlega amortyzacji?
Amortyzacja to obniżenie wartości majątku trwałego w wyniku jego użytkowania, a odpisy amortyzacyjne zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli zdecydujesz się na włączenie ekspresu do kawy do ewidencji środków trwałych, proces amortyzacji będzie trwać 5 lat – przy stawce amortyzacyjnej w wysokości 20% rocznie. Możesz również skorzystać z jednorazowej amortyzacji dla niskocennych środków trwałych, gdy wartość ekspresu do kawy nie przekracza 10.000 zł netto. W takim wypadku odpis amortyzacyjny ujmujesz w KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Dokumenty księgowe i odliczenie VAT za ekspres do kawy w JDG
Podstawowym dokumentem księgowym, którym dokumentujesz zakup ekspresu do kawy, jest faktura VAT. Pamiętaj również o dowodzie zapłaty (np. potwierdzeniu przelewu lub paragonie), który stwierdza, że koszt został faktycznie poniesiony. Dodatkowo wydatek ujmujesz w KPiR oraz ewidencji środków trwałych, jeżeli zdecydowałeś się na amortyzację.
Faktura pozwala odliczyć VAT, czyli obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Odliczanie jest dostępne dla czynnych podatników VAT, a wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe mogą zakwestionować odliczenie VAT, jeśli uznają, że zakup ekspresu do kawy ma charakter reprezentacyjny lub służy wyłącznie celom osobistym przedsiębiorcy.
Jak zabezpieczyć się przed potencjalnym sporem z fiskusem dzięki interpretacji indywidualnej?
Interpretacja indywidualna pozwala wyjaśnić wątpliwości, które dotyczą stosowania odpowiednich przepisów prawa podatkowego. Możesz uzyskać odpowiedź, czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, co zabezpieczy Twoją pozycję w ewentualnym sporze z urzędem skarbowym.
Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przysługuje osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą i spółkom prawa handlowego. Złożysz go przez internet na stronie Urzędu Skarbowego, za pomocą elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP, listownie lub osobiście w siedzibie Krajowej Informacji Skarbowej. Opłata za wniosek wynosi 40 zł.
We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej uwzględnij 7 elementów:
- Twoje dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, nazwę firmy, adres oraz numer NIP
- Wskaż rodzaj podatku i przepisy podatkowe, które mają zostać zinterpretowane
- Stan faktyczny – opisz precyzyjnie sytuację, której dotyczy Twoje pytanie, unikaj ogólników i domysłów oraz przedstaw wszystkie istotne elementy faktyczne
- Pytanie, na które chcesz uzyskać odpowiedź – sformuj je w sposób jasny, konkretny i zamknięty, tak aby odpowiedź mogła brzmieć „tak” lub „nie”
- Twoje stanowisko w sprawie – uargumentuj swoją opinię, powołując się na odpowiednie przepisy prawa podatkowego
- Oświadczenie, że w danej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe lub nie zapadło rozstrzygnięcie
- Dowód uiszczenia opłaty skarbowej
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej ma 3 miesiące na rozpatrzenie Twojego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. W przypadku jakichkolwiek uchybień formalnych zostaniesz wezwany do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni (czas ten nie wlicza się do ogólnego terminu na uzyskanie odpowiedzi). Jeżeli nie otrzymasz interpretacji indywidualnej w terminie 3 miesięcy, uznaje się, że Twoje stanowisko w danej sprawie jest prawidłowe.
Podsumowanie
Jako przedsiębiorca kupisz ekspres do kawy na firmę, a wydatki zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zakup ma związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą – gdy prowadzisz lokal gastronomiczny i serwujesz kawę, sprzedajesz sprzęt RTV i AGD lub zatrudniasz pracowników, którzy korzystają w urządzenia w miejscu pracy. Od zakupu ekspresu do kawy odliczysz także podatek VAT. Koszt ekspresu do kawy ujmujesz w KPiR (gdy jego wartość nie przekracza 10.000 zł netto) lub uwzględniasz jako środek trwały, dokonując jednorazowej amortyzacji lub cyklicznych odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli zakup ekspresu do kawy na firmę będzie mieć charakter reprezentacyjny, urząd skarbowy może zakwestionować wydatek. W razie wątpliwości złóż wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, co pomoże Ci w ewentualnym sporze z fiskusem.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o ekspres do kawy w kosztach firmowych
Potrzebujesz dodatkowych informacji, które dotyczą zakupu przez firmę ekspresu do kawy? Przeczytaj odpowiedzi na najpopularniejsze pytania i dowiedz się wszystkiego, co ważne.
Czy można odzyskać VAT za ekspres do kawy?
Tak, od zakupu ekspresu do kawy odliczysz VAT, jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, a urządzenie jest wykorzystywane w prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.
Czy ekspres do kawy może być wydatkiem firmowym?
Tak, ekspres do kawy może stanowić wydatek firmowy, jeśli jest wykorzystywany w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Czy od zakupu kawy można odliczyć VAT?
Od zakupu kawy można również odliczyć podatek VAT, pod warunkiem że zakup jest związany z działalnością gospodarczą, a Ty posiadasz fakturę VAT.
Czy kawę można kupić na firmę jednoosobową?
Tak, ale tylko w sytuacji, gdy zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą lub firma zatrudnia pracowników, którzy korzystają z kawy w miejscu pracy.
Podziel się nim ze znajomymi
