Jednoosobowa działalność gospodarcza a zatrudnienie pracownika: Czy można zatrudnić pracownika, o czym należy pamiętać?

Jednoosobowa działalność gospodarcza (w skrócie JDG) to najpopularniejszy sposób prowadzenia firmy w Polsce. Jest dostępna dla osób fizycznych, a zarejestrowanie jej w CEIDG nic nie kosztuje. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, mogą zatrudniać pracowników? Odpowiadamy – nic nie stoi na przeszkodzie! Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, w jaki sposób zatrudnić pracownika, jaką formę umowy wybrać oraz jakie obowiązki formalne i podatkowe spełnić, aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem.

Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)? – charakterystyka i forma prawna

W polskim porządku prawnym istnieje wiele definicji działalności gospodarczej, które funkcjonują na gruncie poszczególnych ustaw o charakterze podatkowym, handlowym i cywilnym. Zgodnie z art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców – działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. 

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 5a pkt 6 definiuje działalność gospodarczą jako działalność zarobkową (wytwórczą, budowlaną, handlową czy usługową), prowadzoną w sposób zorganizowany i ciągły. Z kolei Kodeks cywilny wskazuje w art. 43¹, że przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacja, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. 

Wyróżniamy zatem 4 główne cechy jednoosobowej działalności gospodarczej:

1. prowadzona jest przez jedną osobę – przedsiębiorcę
2. ma charakter zarobkowy
3. wykonywana jest w sposób zorganizowany i ciągły
4. w imieniu własnym i na własny rachunek – co oznacza, że przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za zobowiązania firmy całym swoich majątkiem

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 239 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Halina Jaśkowska

9.7 Znakomity

Cena od 250 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Czy w jednoosobowej działalności gospodarczej można zatrudniać pracowników?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma prawo zatrudniać pracowników. Art. 3 Kodeksu pracy wskazuje, że pracodawcą jest osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Takie rozwiązanie pozwala na rozwój firmy, rozszerzenie jej oferty i zwiększenie zysków.

Pamiętaj jednak, że przepisy Kodeksu pracy (dalej jako KP) przewidują w tym zakresie wiele obowiązków po stronie pracodawcy. Dotyczą one m.in. czasu pracy, udzielania urlopów, skierowania na badania i przeprowadzenia szkolenia BHP, opłacania składek ZUS, odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Ile osób może być zatrudnionych w jednoosobowej działalności gospodarczej?

W zasadzie nie ma górnego limitu, który dotyczyłby liczby zatrudnionych pracowników w JDG. Decyduje o tym przedsiębiorca, niezależnie czy wybrał opodatkowanie według skali podatkowej, podatkiem liniowym czy ryczałtem ewidencjonowanym. Wszystko zależy od specyfiki danej działalności i potrzeb firmy.

Wiele osób zastanawia się, czy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą na ryczałcie może zatrudniać pracowników? Odpowiadamy – jest to możliwe. Pamiętaj jednak, że na ryczałcie płacisz podatek od przychodu, co oznacza, że nie odliczysz kosztów zatrudnienia pracownika.

Warto wiedzieć

Pewne ograniczenia w zatrudnieniu pracowników dotyczą karty podatkowej. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z tej uproszczonej metody opodatkowania, mogą zatrudnić nie więcej niż 5 osób i tylko na umowę o pracę.

W jakiej formie można zatrudnić pracowników w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Zatrudnienie pracownika w JDG następuje poprzez nawiązanie stosunku pracy lub w wyniku zawarcia umowy cywilnoprawnej – mówimy wtedy o tzw. stosunku niepracowniczym, który oparty jest o Kodeks cywilny. Zatrudniając pracownika, pracodawca ma do wyboru umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o dzieło i kontrakt B2B.

Umowa o pracę jako forma zatrudnienia w jednoosobowej działalności gospodarczej

Umowa o pracę to najpopularniejsza forma zatrudnienia w jednoosobowej działalności gospodarczej. W wyniku jej zawarcia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem powstaje stosunek pracy. Umowę o pracę sporządza się w formie pisemnej.

Zgodnie z art. 22 KP przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Do 5 zasadniczych cech stosunku pracy zaliczymy:

1. Osobiste świadczenie pracy – pracownik wykonuje pracę samodzielnie
2. Podporządkowanie się pracodawcy – pracownik wykonuje pracę w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę i pod jego kierownictwem
3. Odpłatność – pracownik za pracę otrzymuje wynagrodzenie
4. Ryzyko osoby zatrudniającej – to pracodawca ponosi ryzyko za błędy pracownika, zastój w pracy z przyczyn technicznych czy niewłaściwe zarządzanie przedsiębiorstwem
5. Sumienne wykonywanie pracy – pracownik jest zobowiązany do starannego działania, w tym przestrzegania czasu pracy, regulaminu pracy, przepisów BHP I ppoż. czy przepisów o ochronie danych osobowych i zakazie konkurencji 

Czy można zatrudnić pracownika w JDG na okres próbny?

Umowa na okres próbny ma na celu sprawdzenie kwalifikacji pracownika, a pracodawca, prowadzący JDG, ma prawo z niej skorzystać – art. 25 KP wskazuje, że umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony. 

Umowa o pracę na okres próbny nie różni się od właściwej umowy pod względem praw i obowiązków pracownika, ale zawiera się ją na okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe, gdy pracownik ma być zatrudniony do wykonywania pracy innego rodzaju.

Umowa o zlecenie i umowa o dzieło jako forma zatrudnienia pracownika w JDG

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, która została uregulowana w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 734 KC przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Umowa zlecenia – podobnie jak umowa o pracę – opiera się na starannym działaniu, a nie konkretnym rezultacie.

Umowa zlecenia pozwala na elastyczne zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej i korzystanie z jego usług. Sama umowa jest oskładkowana: podlega pod ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe), ubezpieczenie zdrowotne oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, które opłaca zleceniobiorca. 

Na umowie zlecenia pracownik nie korzysta z przywilejów prawa pracy, takich jak urlop wypoczynkowy czy większa ochrona przed wypowiedzeniem. Pamiętaj jednak, że umowa zlecenia wiąże się z przestrzeganiem uregulowań dotyczących minimalnego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2025 r. minimalna stawka godzinowa dla umowy zlecenia wynosi 30,50 zł brutto. 

Ważne

Nie można zastąpić stosunku pracy umową cywilnoprawną; również nazwa umowy nie ma tutaj znaczenia. Jeżeli zatrudnienie spełnia przesłanki stosunku pracy, z automatu podlega przepisom KP.

Umowa o dzieło to również umowa cywilnoprawna. Zgodnie z art. 627 KC przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Jest to zatem umowa rezultatu o odpłatnym charakterze. To strony ustalają stosowne wynagrodzenie – na podstawie kosztorysu lub ryczałtem. Umowa o dzieło nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym), chyba że została zawarta z pracownikiem, który jest jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę.

Czy JDG może zatrudnić pracownika na praktyki lub staż?

Jak najbardziej. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca może zatrudnić stażystę lub praktykanta. Takie rozwiązanie pozwala zdobyć pracownikowi nowe kwalifikacje i umiejętności praktyczne, a jednocześnie wzmocnić strukturę firmy. Pamiętaj, że praktyki i staż to nie synonimy. Praktyki dopełniają proces nauczania na studiach lub w szkołach zawodowych, a staż służy zdobyciu pierwszego doświadczenia zawodowego. Staż w JDG może być płatny lub bezpłatny.

Przedsiębiorca może również przyjąć na staż pracownika za pośrednictwem Urzędu Pracy. To rozwiązanie pozwala na aktywizację zawodową osób bezrobotnych, a osoba zatrudniona otrzymuje stypendium stażowe w wysokości 120% zasiłku dla bezrobotnych, które wypłaca Urząd Pracy.

Jak krok po kroku wygląda procedura zatrudnienia pracownika w JDG?

Aby prawidłowo zatrudnić pracownika w JDG, należy spełnić kilka obowiązków i formalności – kluczowe będzie podpisanie umowy, wysłanie pracownika na badania lekarskie, przeprowadzenie szkolenia BHP i zgłoszenie go do ZUS. Sprawdź, jak krok po kroku wykonać te czynności. 

Sporządzenie umowy – o czym należy pamiętać?

Umowa o pracę ma formę pisemną. Art. 29 § 1 KP wskazuje, że umowa określa strony, adres pracodawcy, datę zawarcia i czas jej trwania, rodzaj pracy (stanowisko), miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników, wymiar czasu pracy, obowiązki pracownika i dzień rozpoczęcia pracy.

Powyższe elementy są obligatoryjne i stanowią fundament każdej umowy o pracę. Nie zmienia to faktu, że umowa o pracę może zawierać również postanowienia dodatkowe, które uregulują stosunek pracy w sposób bardziej szczegółowy. Do takich postanowień zaliczymy m.in. zakaz konkurencji.

Ważne

Warto wiedzieć

Sporządzając umowę, pamiętaj, że jej postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. To tzw. zasada uprzywilejowania pracownika, która stanowi jedną z podstawowych reguł prawa pracy.

Jak i kiedy zgłosić nowego pracownika JDG do ZUS i urzędów?

Na zgłoszenie pracownika do ZUS pracodawca ma 7 dni, licząc od dnia zawarcia umowy o pracę – właśnie wtedy powstaje obowiązek ubezpieczenia. Aby dokonać zgłoszenia, skorzystaj z formularza ZUS ZUA. 

Obowiązkowe badania lekarskie i szkolenia BHP

Przed przystąpieniem do pracy pracownik musi przejść badanie lekarskie, ponieważ zgodnie z art. 229 § 4 pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Wyróżniamy badania wstępne, okresowe i kontrolne. Pracodawca wypisuje skierowanie i kieruje pracownika do placówki, z którą ma podpisaną umowę na świadczenie usług medycznych w zakresie medycyny pracy. Badanie lekarskie jest bezpłatne – cały koszt pokrywa pracodawca. Jeżeli to możliwe, powinno się odbyć w godzinach pracy, a pracownikowi przysługuje za ten czas prawo do wynagrodzenia.

Drugim obowiązkiem pracodawcy jest przeprowadzenie szkolenia BHP. Zgodnie z art. 237³ § 2 jest on obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Podczas szkolenia BHP pracownik zapoznaje się z przepisami wynikającymi z KP, regulaminu pracy oraz zasadami pierwszej pomocy. Szkolenie stanowiskowe powinno uwzględniać metody bezpiecznego wykonywania pracy i ochronny przed zagrożeniami. Szkolenie BHP należy przeprowadzić na koszt pracodawcy i w godzinach pracy. Szkolenie trwa minimum 3 godziny lekcyjne, czyli 135 minut.

Jakie obowiązki spoczywają na JDG w kontekście opłacania składek ZUS i podatków nowo zatrudnionej osoby?

Pracodawca co do zasady rozlicza i opłaca za pracownika wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku umowy o pracę będą to składki na: ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, a także składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Umowa o dzieło nie podlega oskładkowaniu, a przy umowie zlecenia pracodawca płaci składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne; tylko ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i opłacane przez zleceniobiorcę.

Pracodawca ma również obowiązek obliczyć, pobrać i wpłacić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy swoich pracowników w terminie do 20. dnia każdego miesiąca. Jeżeli pracownik korzysta z Pracowniczych Planów Kapitałowych, pracodawca płaci składkę w wysokości od 1,5% do 4% wynagrodzenia pracownika.

Czy JDG, która zatrudnia pracownika, musi prowadzić dokumentację pracowniczą?

Przedsiębiorca, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, ma obowiązek prowadzenia dokumentacji, gdy zatrudnia pracowników. Na dokumentację składają się akta i dokumenty osobowe, które dotyczą całego przebiegu zatrudnienia: etapu ubiegania się o pracę, nawiązania stosunku pracy, jego trwania i zakończenia oraz inne dokumenty z nim związane.

Kodeks pracy wskazuje, że dokumenty pracownicze przechowuje się przez cały okres zatrudnienia, a także przez 10 lat od rozwiązania lub ustania stosunku pracy dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. lub 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed tym okresem.

Jakie normy czasu pracy, przerwy i nadgodzin obowiązują w przypadku zatrudnienia pracownika w JDG?

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować czas pracy swoich pracowników. Kodeks pracy określa, że norma czasu pracy wynosi 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień. Jeżeli chodzi o przerwy w pracy, przepisy są również precyzyjne – kiedy dobowy wymiar pracy przekracza 6 godzin, pracownik ma prawo do 15-minutowej przerwy, która wlicza się do czasu pracy. Praca w godzinach nadliczbowych (tzw. nadgodziny) jest dopuszczalna, gdy wynika to ze szczególnych potrzeb pracodawcy, ale nie może przekroczyć 13 godzin na dobę, a w całym roku kalendarzowym 150 godzin. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za każdą przepracowaną godzinę i dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% (za pracę w nocy, niedziele i święta) lub 50%.

Podsumowanie

Jako jednoosobowa działalność gospodarcza, możesz zatrudniać pracowników. To rozwiązanie, na które decyduje się wielu przedsiębiorców, ponieważ pozwala znacząco rozwinąć firmę. Przepisy nie przewidują ograniczeń w tym zakresie, ale pamiętaj, że zatrudnienie wiąże się ze spełnieniem wielu obowiązków, szczegółowo uregulowanych w Kodeksie pracy. Do wyboru masz różne formy zatrudnienia: umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o dzieło czy kontrakt B2B. W zależności od umowy pracodawca opłaca za pracowników składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, wpłaca zaliczkę na podatek dochodowy oraz dokonuje wpłaty na PPK. 

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o JDG a zatrudnianie pracowników

Odpowiadamy na kluczowe pytania dotyczące prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej a kwestii zatrudniania pracowników. Sprawdź najważniejsze informacje.

Czy mogę zatrudniać pracowników, będąc jednoosobowym przedsiębiorcą?

Tak, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, masz prawo zatrudniać pracowników.

Czy na Małym ZUSie można zatrudnić pracownika?

Tak, również przedsiębiorcy, którzy płacą obniżone składki na ubezpieczenia społeczne w ramach Małego ZUSu, mogą zatrudniać pracowników, a fakt ten nie ma wpływu na prawo do korzystania z tej ulgi.