Zaliczanie wydatków do kosztów prowadzonej działalności zazwyczaj jest możliwe, jeśli przedsiębiorca posiada fakturę lub rachunek. Jednak nie dzieje się tak zawsze. Czasami zakupy można udokumentować w inny sposób. Oto 10 kosztów, które nie wymagają ani rachunku, ani faktury.

Rozliczanie wydatków związanych z prowadzoną działalnością, jako kosztów uzyskania przychodów, możliwe jest tylko jeśli przedsiębiorca potrafi je właściwie udokumentować. W większość przypadków służy temu faktura lub rachunek poświadczający ich rzeczywiste poniesienie.

Istnieją jednak zakupy, których zaliczenie do kosztów, nie wymaga posiadania wymienionych dokumentów. Przedsiębiorca może to zrobić na podstawie paragonu lub innego potwierdzenia zapłaty, a niekiedy nawet bez tego.

Oto 10 przykładów takich kosztów.

1. Wydatki na media

Prąd, woda czy gaz – oto najprostsze przykłady tzw. mediów. Większość przedsiębiorców może je „wrzucić” w koszty niezależnie od tego czy firma działa w jego prywatnym mieszkaniu, czy wynajętym do tego celu biurze. I nie potrzebuje do tego faktury. Wystarczy potwierdzenie zapłaty, np.:

  • z bankowości internetowej,
  • z poczty.

Faktury i rachunku nie trzeba także w przypadku, gdy przedsiębiorca na potrzeby firmy przeznacza tylko część lokalu, w którym jednocześnie mieszka. Oświadczenie o wielkości metrażu na cele działalności gospodarczej wraz z potwierdzeniem zapłaty za media również pozwalają zaliczyć opłaty do kosztów.

Oczywiście tylko w części odpowiadającej procentowi w jakim mieszkanie używane jest na potrzeby firmowe. Jeśli więc wydatki na media w części lokalu przypadającej na działalność gospodarczą stanowią np. 25% całej kwoty, to właśnie w takiej wielkości są kosztem uzyskania przychodów.

2. Opłacone składki społeczne ZUS

W koszty uzyskania przychodów można wliczyć również składki społeczne ZUS, pod warunkiem, że zostały one opłacone. Składki można zaliczyć do kosztów firmy dopiero po ich uregulowaniu. Do rozliczenie niezbędne jest posiadanie potwierdzenia zapłaty, którym może być np. potwierdzenie przelewu na konto bankowe ZUS-u. Jeśli przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych chcą rozliczać składki ZUS, powinni dostarczać księgowym potwierdzenia zapłaty.

3. Dieta w delegacji

Przedsiębiorca wybierając się w podróż służbową nie zaliczy bezpośrednio do kosztów wydatków, które przeznaczył na wyżywienie. Może to jednak zrobić na podstawie tzw. diety, której wysokość, a także sposób rozliczania są analogiczne jak w przypadku pracowników. Stawka ta wynosi 30 zł za dzień, w przypadku delegacji na terenie Polski.

Żeby zaliczyć dietę do kosztów uzyskania przychodów wystarczy przekazać informację o długości delegacji księgowym. Natomiast przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący księgowość, do celu rozliczenia diet sporządzają dowód wewnętrzny, który powinien zawierać imię i nazwisko osoby podróżującej, dane firmy, miejscowość i cel wyjazdu, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także stawkę i wysokość diety.

Na potrzeby kontroli warto posiadać inne dokumenty poświadczające, że wyjazd naprawdę miał miejsce i wiązał się z prowadzoną działalnością. Mogą to być bilety za przejazd czy faktury ze stacji benzynowych (które również można rozliczyć w kosztach – o tym poniżej).

4. Paliwo kupione za granicą, opłaty parkingowe i za przejazdy autostradą

Podczas podróży zagranicznych samochodem koniecznością są wydatki ponoszone na zakup benzyny. Jednak zagraniczna stacja paliw nie zawsze wystawi fakturę. Na szczęście w takim przypadku nie ma obowiązku jej posiadania.

Zakup paliwa poza granicami Polski można rozliczyć zwykłym paragonem. Jedyne co trzeba zrobić to na jego odwrocie wpisać dane nabywcy oraz numer rejestracyjny samochodu. W takiej formie paragon może stanowić dowód na podstawie którego zakup paliwa zostanie zaliczony do kosztów.

Przedsiębiorca nie potrzebuje faktury również, kiedy do kosztów chce zaliczyć wydatki związane z opłatami za przejazd autostradą lub parking. W takiej sytuacji trzeba posiadać np. winietę bądź wydruk z parkometru. Dowód wniesienia opłaty za przejazd autostradą powinien zawierać:

  • nazwę i NIP sprzedawcy,
  • numer kolejny i datę wystawienia,
  • nazwę autostrady,
  • kwotę należności wraz z podatkiem,
  • kwotę VAT.

Na takim dokumencie numer NIP nabywcy i numer rejestracyjny samochodu nie są konieczne.

5. Bilety

Wybierając się w podróż służbową pociągiem, samolotem czy taksówką zazwyczaj do rozliczenia konieczne jest posiadanie faktury albo rachunku potwierdzających przejazd. Nie jest tak jednak w każdym przypadku. Czasami wystarczy do tego zwykły bilet.

Z zastrzeżeniem, że dotyczy przejazdu powyżej 50 km i zawiera następujące dane:

  • długość trasy,
  • kwotę podatku oraz kwotę do zapłaty,
  • pełne dane firmy transportowej (z NIP-em).

Jeśli posiada wymienione informacje traktowany jest jak faktura i za jego pomocą można rozliczyć wyjazd. Rodzaj środka transportu nie ma tu znaczenia.

6. Środki czystości i materiały biurowe

W tym przypadku sprawa również przedstawia się bardzo prosto – żadnych faktur, żadnych rachunków. Żeby zakup środków czystości oraz materiałów biurowych zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności wystarczy zwykły paragon. Tyle że odpowiednio opisany. Jak konkretnie? Na odwrocie paragonu przedsiębiorca musi wpisać swoje dane, a także rodzaj kupionego towaru. Paragon musi zawierać dane wystawcy, datę, rodzaj i ilość nabytego towaru, cenę jednostkową i wartość zakupu.

7. Koszty wynikające z różnic kursowych

Przeprowadzanie transakcji z zagranicznymi kontrahentami nie należy dziś do rzadkości. W związku z tym, że kurs przeliczenia walut obcych oraz kurs faktycznie zastosowany dla przeliczenia w banku lub kantorze, z reguły różnią się od siebie, na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek rozliczenia powstałych różnic kursowych.

uwaga

W przypadku kiedy na fakturze sprzedażowej kwota w obcej walucie po przeliczeniu jest wyższa od tej, która już w złotówkach znalazła się na koncie, to taką różnicę można zakwalifikować jako koszt.

Nie jest do tego również konieczne posiadanie faktury. Wystarczy że przedsiębiorca ma wyciąg z konta bankowego, na którym widnieją poszczególne opłaty bądź tez kwoty przed i po przeliczeniu kursu z obcej waluty na złotówki.

8. Opłaty i prowizje bankowe oraz odsetki od kredytów

Wszelkiego rodzaju wydatki związane z kontem bankowym nie muszą być udokumentowane fakturą, by zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma znaczenia czy to stałe lub jednorazowe prowizje i opłaty, czy odsetki od kredytów albo debetu.

Aby zakwalifikować opłaty bankowe do kosztów, wystarczą wyciągi z konta lub potwierdzenia poszczególnych transakcji. Niezależnie od formy powinny zawierać m.in. kwoty opłat, ich cel, dane właściciela rachunku, szczegóły transakcji. Bez tego przedsiębiorca nie zaliczy wydatków związanych z opłatami bankowymi i kredytami do kosztów prowadzenia działalności.

Osoby które wykorzystują jeden rachunek bankowy, zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych, muszą pamiętać, że w kosztach rozliczyć mogą tylko opłaty, które wiążą się z prowadzeniem działalności.

9. PayPal

PayPal to system płatności internetowych szczególnie popularny w USA. Może być wykorzystywany zarówno do dokonywania płatności krajowych, jak i zagranicznych. Bardzo często wykorzystują go również polscy freelancerzy do przyjmowania płatności od zagranicznych kontrahentów.

Elektroniczne wyciągi z PayPala są zgodnie z prawem unijnym fakturami VAT i mogą stanowić potwierdzenie poniesienia wydatków tak samo, jak innego rodzaju faktury czy wyciągi bankowe. Taką możliwość daje również prawo polskie. Co za tym idzie jeśli przedsiębiorca posiada wyciąg z PayPala może na jego podstawie zakwalifikować wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

10. Opłaty na rzecz państwa

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów niektóre podatki i opłaty na rzecz państwa (oprócz składek społecznych ZUS), o ile nie dotyczą ich ustawowe ograniczenia oraz mają związek z prowadzoną działalnością. Do takich wydatków można zaliczyć opłaty na rzecz urzędów, gmin i innych organów państwowych przy wydawaniu zezwoleń i zaświadczeń.

Znajdują się również wśród nich, np.

  • abonament radiowo-telewizyjny,
  • opłaty za korzystanie ze środowiska (składowanie odpadów, wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza i in.),
  • opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (np. ZAIKS, ZPAV).

I choć wszystkie wymienione koszty należy odpowiednio udokumentować nie jest do tego konieczna ani faktura ani rachunek. Do tego celu wystarczą zwykłe dowody zapłaty. Mogą nimi być potwierdzenia wykonania przelewu internetowego, a także potwierdzenia wniesienia opłaty na poczcie, czy też w kasie urzędu.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto