Od początku 2013 roku faktura za paliwo nie musi zawierać numeru rejestracyjnego pojazdu. Ale dopiero od połowy maja dotyczy to także samochodów prywatnych, które są używane na potrzeby prowadzonej działalności. Stało się tak dzięki ujednoliceniu przepisów regulujących kwestię zamieszczania numeru rejestracyjnego na fakturze.

W poprzednim roku numer rejestracyjny był potrzebny

Jeszcze w 2012 roku dokumentowanie zakupu paliwa wyglądało zupełnie inaczej. Jeśli przedsiębiorca chciał rozliczyć się z wydatków związanych z nabyciem benzyny, oleju napędowego czy gazu ziemnego do firmowego samochodu, musiał posiadać fakturę, na której wpisany był numer rejestracyjny pojazdu. W razie jego braku nie mógł zaliczyć tego zakupu do kosztów uzyskania przychodu.

Ta zasada zmieniła się z początkiem 2013 r. Zakup paliwa można rozliczyć w firmie nawet, jeśli na fakturze nie ma numeru rejestracyjnego samochodu.

Samochód prywatny w firmie? Numer rejestracyjny na fakturze nie jest konieczny

Praktycznie do połowy maja nie wszyscy mogli jednak skorzystać z takiej opcji. Numer rejestracyjny samochodu musieli na fakturze bezwzględnie posiadać przedsiębiorcy prowadzący KPiR, którzy używali w firmie samochodów prywatnych i niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Dlaczego? Pomimo nowelizacji ustawy o VAT nie zmieniono zapisów dotyczących prowadzenia Księgi. Konkretnie odnoszących się do konieczności zamieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze. Chodzi tu o zapis:

„Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu”.

Od 11 maja również przedsiębiorcy używający w firmie samochodów prywatnych i niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych nie potrzebują tego elementu na fakturze. Z rozporządzania o prowadzeniu KPiR usunięto „wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu”. Co za tym idzie, także oni mają możliwość rozliczenia zakupu paliwa bez konieczności zawarcia takiego numeru na fakturze.

Odliczasz VAT od paliwa? Jednak poproś o numer rej. na fakturze

Samochody osobowe nie dają prawa do odliczenia VAT-u od zakupionego paliwa, ale samochody ciężarowe już tak. To istotne w przypadku przedsiębiorców posiadających w firmie dwa samochody – jeden osobowy, a drugi ciężarowy. Przy braku numeru rejestracyjnego na fakturze trudniej im będzie udowodnić, do którego pojazdu kupili paliwo. Przede wszystkim w sytuacji, kiedy do obu samochodów tankowany jest ten sam rodzaj paliwa.

Nie trzeba się tym przejmować jeśli ciężarówka jeździ np. na dieslu, a osobówka na benzynie. Jeżeli na fakturze zostanie umieszczony rodzaj zakupionego paliwa, przedsiębiorca łatwo udowodni, że ma prawo do odliczenia podatku VAT od samochodu ciężarowego.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto