Telefon na firmę – kto i jak może wziąć telefon na firmę w ramach kosztów JDG?
Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy zakup telefonu można wliczyć w koszty i rozliczyć w ramach prowadzonej działalności gospodarczej? A co z odliczeniem podatku VAT? W artykule odpowiadamy na pytania, kto może wziąć telefon na firmę i jak to zrobić zgodnie z prawem. Sprawdź, w jaki sposób odliczyć od podatku zakup telefonu oraz jakie koszty związane z nabyciem telefonu stanowią koszty uzyskania przychodu.
Jednoosobowa działalność gospodarcza i koszty firmowe
Prowadzenie JDG wiąże się z ponoszeniem kosztów firmowych. Wielu przedsiębiorcom zależy, aby te wydatki były jak najwyższe, ponieważ wysokie koszty uzyskania przychodu pozwalają zmniejszyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji podatek dochodowy. Co więcej, jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, zakup telefonu na firmę można odliczyć, co skutecznie obniża wysokość końcowego (należnego) podatku VAT, który wpłaca się do urzędu skarbowego.
Koszty firmowe to wydatki, które pomagają w osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła. To Ty, jako przedsiębiorca, musisz wykazać, że dany koszt jest związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Służą temu dokumenty, które potwierdzają dany wydatek, takie jak faktury, rachunki, bilety czy dowody zapłaty.
Koszty obniżają więc ostateczny dochód, od którego podatek płacą przedsiębiorcy na skali podatkowej czy podatku liniowym. Inaczej sprawa ma się w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, który jest podatkiem od przychodu – nie można go zatem pomniejszyć o wartość zakupu, jedynie pomniejszyć można należny do zapłacenia podatek VAT (jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT)
Jakie wydatki zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu? Katalog ten jest dość szeroki. Wyróżniamy 5 grup wydatków, które stanowią koszty firmowe:
- Koszty biurowe – zaliczymy do nich czynsz, opłaty za prąd i media oraz meble i akcesoria biurowe
- Środki transportu – takie amortyzacja pojazdu, leasing samochodu, usługi serwisowe i części zamienne, paliwo oraz ubezpieczenia komunikacyjne
- Marketing i reklama
- Koszty pracownicze i obsługa księgowa
- Elektronika – w tym właśnie telefony stacjonarne i komórkowe
W inFakcie masz Księgowego z polecenia, który zrobi za Ciebie niemal wszystko – Ty tylko dodajesz koszty zdjęciem. Sprawdź jakie to proste!
Czy telefon można wrzucić w koszty firmy?
Telefon komórkowy może być zaliczony jako koszt firmowy, jeżeli ma on związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Co to oznacza? Używasz go do celów służbowych (codziennej pracy, kontaktów z klientami i pracownikami lub obsługi dokumentów z poziomu aplikacji), urządzenie zostało zarejestrowane na Twoją firmę, a Ty posiadasz odpowiedni dokument (np. fakturę), który potwierdza poniesiony wydatek.
Pamiętaj, że nie tylko zakup telefonu można wrzucić w koszty i odliczyć od podatku – dotyczy to również wydatków związanych z abonamentem, leasingu operacyjnego, opłat za karty prepaid i wydatków eksploatacyjnych.
Jeżeli korzystasz z telefonu zarówno prywatnie, jak i służbowo, zaliczenie 100% wydatków z nim związanych jako koszty uzyskania przychodu może okazać się problematyczne. Podczas kontroli urząd skarbowy będzie chciał wiedzieć, jaki procent wydatków jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Udowodnisz ten fakt, sprawdzając billingi, czyli szczegółowe zestawienie wszystkich poniesionych opłat.
Ważne
Pamiętaj, że jeśli wybrałeś ryczałt ewidencjonowany i jesteś czynnym podatnikiem VAT, to możesz odliczać jedynie VAT z faktur, a nie samą wartość zakupu. Ryczałt jest podatkiem od przychodu, a nie od dochodu, zatem nie można pomniejszyć dochodu kosztami.
Jak odliczyć zakup telefonu na firmę?
W tej sytuacji potrzebujesz dowodu nabycia, który potwierdzi poniesiony wydatek, czyli faktury VAT wystawionej na Twoją firmę, a fakt zakupu telefonu uwzględnisz w Księdze Przychodów i Rozchodów. Pamiętaj, że w danym miesiącu możesz jednorazowo rozliczyć zakup telefonu, jeżeli jego cena nie przekracza 10.000 zł netto.
W jakiej sytuacji możliwa jest amortyzacja telefonu jako środka trwałego?
Drugim sposobem rozliczenia telefonu komórkowego jest amortyzacja, czyli uznanie urządzenia za środek trwały o niskiej wartości i wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych. Jeżeli jego wartość nie przekracza 10.000 zł netto, dokonujesz jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.
Czy wydatki eksploatacyjne telefonu można wrzucić w koszty?
Wydatki eksploatacyjne to koszty związane z utrzymaniem telefonu komórkowego w należytym stanie, umożliwiającym jego prawidłowe działanie. Zaliczymy do nich koszty wymiany baterii i naprawy uszkodzonego wyświetlacza, a także zakup elementów zabezpieczających urządzenie, takich jak etui, folie ochronne i szkła hartowane. Także takie koszty mogą zostać zaliczone jako koszty uzyskania przychodu.
Czy koszty abonamentu lub kart prepaid mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?
Jak najbardziej. Wydatki te są nieodzownie związane z korzystaniem z telefonu służbowego, więc mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Przy kartach prepaid wystarczy, że uzyskasz fakturę od sprzedawcy. Umowę abonamentową podpisujesz na firmę, a cała kwota za telefon zostaje wrzucona w koszty.
Jak wziąć telefon na jednoosobową działalność gospodarczą?
Cały proces nie jest skomplikowany, ale warto pamiętać o kilku zasadach, aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem, a wydatki związane z zakupem telefonu mogły być zaliczone jako koszty uzyskania przychodu. Pamiętaj, że telefon powinien być wykorzystywany w celach służbowych, a faktura VAT – wystawiona na dane Twojej firmy.
Zakup telefonu za gotówkę lub przelew i faktura na firmę
Kupując telefon, możesz za niego zapłacić gotówką lub dokonać przelewu bankowego. W obu przypadkach poproś sprzedawcę o wystawienie faktury, która jest niezbędna do późniejszego rozliczenia kosztów. Gdy cena telefonu nie przekracza 10.000 zł, zostanie on ujęty w kosztach w dniu ich poniesienia.
Ważne
W 2025 r. limit dla transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami wynosi 15.000 zł. Dotyczy on przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i spółek handlowych. Po przekroczeniu tej kwoty płatności muszą być dokonywane za pomocą rachunku płatniczego (np. przelewem).
Telefon na firmę w ramach leasingu operacyjnego lub finansowego
Drugim sposobem zakupu telefonu na firmę jest skorzystanie z leasingu operacyjnego. To rozwiązanie pozwala uwzględnić wszystkie wydatki w kosztach uzyskania przychodu – opłatę początkową, całość rat (zarówno część kapitałową, jak i odsetkową), kwotę wykupu oraz odliczyć podatek VAT za telefon.
Leasing operacyjny i finansowy to dwie formy finansowanie zakupu telefonu, które jednak różnią się od siebie. Po zakończeniu leasingu operacyjnego przedsiębiorca musi jeszcze wykupić urządzenie, jeżeli chce stać się jego właścicielem. Sytuacja wygląda inaczej przy leasingu finansowym, gdyż przedmiot leasingu po zakończeniu umowy staje się własnością leasingobiorcy. Pamiętaj, że przez cały okres leasingowania i obowiązywania umowy telefon pozostaje własnością leasingodawcy.
Leasing telefonu na firmę to rozwiązanie atrakcyjne dla przedsiębiorców ze względu na 4 główne korzyści:
- Nie obciążasz swojego budżetu – za telefon płacisz w formie cyklicznych rat, a nie jednorazowo
- Proste formalności i szybki proces weryfikacji
- Łatwość w formowaniu umowy leasingowej – możesz elastycznie ustalić warunki umowy, takie jak wysokość rat czy kwota wykupu
- Po zakończeniu umowy wykupujesz telefon lub wymieniasz go na nowszy model
Telefon na firmę na zasadzie umowy abonamentowej z operatorem
Trzecim sposobem finansowania zakupu telefonu na firmę jest abonament. Na polskim rynku działa wielu operatorów komórkowych, którzy oferują szeroki zakres usług i modeli telefonów, a cały wydatek za abonament zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu. Główną zaletą umowy abonamentowej jest fakt, że operator udostępnia billingi. Takie dane mogą okazać się pomocne przy kontroli urzędu skarbowego.
Czy telefon na firmę można kupić na raty?
Każdy przedsiębiorca może zakupić telefon komórkowy na raty, jeżeli sprzedawca oferuje takie rozwiązanie i zgodzi się na nie. W praktyce płatności ratalne są bardzo popularne i często preferowane przez jednoosobowe działalności gospodarcze, ponieważ pozwalają rozłożyć płatność w czasie.
Kupując telefon na raty, sprzedawca powinien wystawić fakturę na dane Twojej firmy, na podstawie której urządzenie zostanie zaliczone w pełnej kwocie do kosztów uzyskania przychodu. Odsetki od rat są również kosztem uzyskania przychodu, ale dopiero, gdy zostaną opłacone.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Czy telefon zakupiony na firmę można sprzedać?
Urządzenia elektroniczne – w tym telefony komórkowe – zakupione na firmę mogą być przedmiotem późniejszej sprzedaży. Taka transakcja wymaga jednak spełnienia kilku wymogów księgowych. Przede wszystkim sprzedaż telefonu należy udokumentować, wystawiając fakturę VAT oraz doliczając podatek w wysokości 23%. Pamiętaj, że sprzedaż telefonu, który został zakupiony na firmę, traktowana jest jako przychód z działalności gospodarczej i powinna być ujęta w Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 8. Jeżeli telefon był wpisany do ewidencji środków trwałych, po sprzedaży należy go z niej wykreślić.
Podsumowanie
Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez telefonu służbowego. Na szczęście przedsiębiorcy mogą wziąć go na firmę, a wydatki związane z zakupem odliczyć od podatku. Dotyczy to zarówno kosztów zakupu telefonu komórkowego, jak i stacjonarnego oraz kosztów abonamentu, kart prepaid, leasingu i wydatków eksploatacyjnych. Pamiętaj, że telefon musi być wykorzystywany w działalności gospodarczej. Tylko wtedy możesz zaliczyć wydatki na jego zakup do kosztów uzyskania przychodu. Zachowaj również fakturę za telefon, aby nie mieć później problemów z urzędem skarbowym. Telefon możesz zakupić za gotówkę, przelewem bankowym, wziąć na raty, w leasing lub skorzystać z abonamentu. Zakup telefonu na firmę pozwala również odliczyć podatek VAT.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o telefon w kosztach firmy jednoosobowej
Odpowiadamy na najpopularniejsze pytania związane z zakupem telefonu na firmę. Dowiedz się wszystkiego, co istotne.
Jak często można kupować telefon na JDG?
Przedsiębiorca może kupować telefon na firmę w zależności od indywidualnych potrzeb, bez ograniczeń, w każdym czasie – przepisy podatkowe nie przewidują w tym zakresie żadnych limitów.
Ile telefonów na firmę jednoosobową?
Nie ma żadnych ograniczeń co do liczby telefonów, które może zakupić jednoosobowa działalność gospodarcza.
Czy raty za telefon można wrzucić w koszty?
Tak, raty za telefon można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli przedsiębiorca wykaże, że telefon jest wykorzystywany w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. To samo. dotyczy podatku VAT.
Ile wynosi VAT na telefon?
Podstawowa stawka VAT na telefony wynosi 23%.
Kiedy można sprzedać telefon kupiony na firmę?
Telefon kupiony na firmę można sprzedać w dowolnym momencie – przepisy podatkowe nie przewidują w tej materii żadnych ograniczeń.
Podziel się nim ze znajomymi
