Jakie koszty można uwzględnić w delegacji służbowej i czy potrzebne są do nich faktury?

Nawiązanie nowych kontaktów biznesowych, zawarcie umowy, pozyskanie klientów – takie działania często wiążą się z koniecznością podróży służbowych. Przedsiębiorca może ujmować w kosztach wydatki związane z firmowymi wyjazdami jeśli tylko odpowiednio je udokumentuje. W jaki sposób rozliczać delegację krajową właściciela firmy?

W jaki sposób udokumentować wyjazd?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobowa działalność gospodarczą ma szansę zaliczyć do kosztów wydatki związane z delegacją, a tym samym obniżyć podatek dochodowy. Podstawowym kryterium jest to by wyjazd odnosił się do prowadzenia firmy. Podróże związane z celami osobistymi przedsiębiorcy takiej możliwości nie dają.

Jak więc udowodnić, że wyjazd miał cel stricte biznesowy? Mogą temu posłużyć różne dokumenty, np.:

• faktury zakupu materiałów i towarów,
• zawarte z kontrahentami umowy oraz wystawione im faktury,
• materiały ze spotkań biznesowych,
• potwierdzenia udziału w wydarzeniach branżowych,
• zaproszenia od kontrahentów, foldery, notatki, listy, e-maile, wizytówki, itp.

W przypadku braku takich dokumentów istnieje spore prawdopodobieństwo, że wyjazd urzędnicy zakwestionują jako służbowy. Co za tym idzie właściciel firmy nie zaliczy wydatków z nim związanych do kosztów.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 239 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Halina Jaśkowska

9.7 Znakomity

Cena od 250 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.6 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Wydatki które można uwzględnić w kosztach

Zakładając że przedsiębiorca posiada wymagane dokumenty spokojnie może rozliczać wydatki związane z podróżą służbową. Jakie dokładnie? Wyjazd w celach związanych z prowadzoną działalnością pozwala przede wszystkim uwzględnić w kosztach firmowych:

• Wydatki związane z przejazdem.

W sytuacji gdy przedsiębiorca wybiera się w delegację samochodem będącym własnością firmy do kosztów zaliczy całość wydatków na paliwo, opłaty za przejazd autostradą, czy parking. Jeśli zaś skorzysta z samochodu, który nie jest włączony do majątku firmy wydatki ograniczone są tzw. kilometrówką. Tym samym rozliczane są do wysokości limitu odnoszącego się do faktycznej liczby przejechanych kilometrów.

Kiedy przedsiębiorca w podróż służbową udaje się np. taksówką, pociągiem czy samolotem to żeby wydatek z tym związany zakwalifikować do kosztów musi posiadać fakturę lub rachunek potwierdzające przejazd.

Zdarza się jednak, że wystarcza do tego sam bilet. Dzieje się tak w momencie, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 km i zawiera: długość trasy, kwotę podatku, a także pełne dane firmy transportowej (z NIP-em). W takim przypadku bilet traktowany jest jak faktura i może posłużyć do rozliczenia wyjazdu.

• Koszty noclegu.

Wydatki na nocleg (np. hotel), można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w całej, faktycznie poniesionej wysokości. Nie ma tu możliwości rozliczenia VAT-u a kosztem jest kwota brutto. Wydatki te muszą być jednak udokumentowane, np. fakturą. Przedsiębiorca nie może natomiast ująć w kosztach ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom.

• Pozostałe koszty odnoszące się do wyjazdu.

Jakie dokładnie? Może to być np. opłata za udział w konferencji, szkoleniu czy sympozjum. W tym przypadku jako potwierdzenie mogą służyć wszelkiego rodzaju biletu wstępu lub rachunki oraz co oczywiste faktury.

Jak wyliczyć dietę?

Przedsiębiorca wybierając się w podróż służbową nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów wydatków związanych z wyżywieniem. Jest to jednak możliwe na podstawie tzw. diety, której wysokość i sposób rozliczania są analogiczne jak dla pracowników. Od 1 marca 2013 r. dieta podczas podróży krajowych wynosi 30 zł.

Oblicza się ją od momentu rozpoczęcia wyjazdu do powrotu. W sytuacji gdy podróż trwa krócej niż jeden dzień:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – 50% diety,
• ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

W przypadku wyjazdów kilkudniowych, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – 50% diety,
• ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Dietę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności przedstawiania faktur. Wystarczy do tego dowód wewnętrzny, w którym wpisuje się imię i nazwisko osoby podróżującej, dane firmy, miejscowość i cel wyjazdu, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także stawkę i wysokość diety. Wyjazd trzeba rozliczyć do 14 dni od powrotu z podróży.