Jakie koszty można uwzględnić w delegacji służbowej i czy potrzebne są do nich faktury?
Nawiązanie nowych kontaktów biznesowych, zawarcie umowy, pozyskanie klientów – takie działania często wiążą się z koniecznością podróży służbowych. Przedsiębiorca może ujmować w kosztach wydatki związane z firmowymi wyjazdami jeśli tylko odpowiednio je udokumentuje. W jaki sposób rozliczać delegację krajową właściciela firmy?
W jaki sposób udokumentować wyjazd?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobowa działalność gospodarczą ma szansę zaliczyć do kosztów wydatki związane z delegacją, a tym samym obniżyć podatek dochodowy. Podstawowym kryterium jest to by wyjazd odnosił się do prowadzenia firmy. Podróże związane z celami osobistymi przedsiębiorcy takiej możliwości nie dają.
Jak więc udowodnić, że wyjazd miał cel stricte biznesowy? Mogą temu posłużyć różne dokumenty, np.:
- faktury zakupu materiałów i towarów,
- zawarte z kontrahentami umowy oraz wystawione im faktury,
- materiały ze spotkań biznesowych,
- potwierdzenia udziału w wydarzeniach branżowych,
- zaproszenia od kontrahentów, foldery, notatki, listy, e-maile, wizytówki, itp.
W przypadku braku takich dokumentów istnieje spore prawdopodobieństwo, że wyjazd urzędnicy zakwestionują jako służbowy. Co za tym idzie właściciel firmy nie zaliczy wydatków z nim związanych do kosztów.
Wydatki które można uwzględnić w kosztach
Zakładając że przedsiębiorca posiada wymagane dokumenty spokojnie może rozliczać wydatki związane z podróżą służbową. Jakie dokładnie? Wyjazd w celach związanych z prowadzoną działalnością pozwala przede wszystkim uwzględnić w kosztach firmowych:
- Wydatki związane z przejazdem.
W sytuacji gdy przedsiębiorca wybiera się w delegację samochodem będącym własnością firmy do kosztów zaliczy całość wydatków na paliwo, opłaty za przejazd autostradą, czy parking. Jeśli zaś skorzysta z samochodu, który nie jest włączony do majątku firmy wydatki ograniczone są tzw. kilometrówką. Tym samym rozliczane są do wysokości limitu odnoszącego się do faktycznej liczby przejechanych kilometrów.
Kiedy przedsiębiorca w podróż służbową udaje się np. taksówką, pociągiem czy samolotem to żeby wydatek z tym związany zakwalifikować do kosztów musi posiadać fakturę lub rachunek potwierdzające przejazd.
Zdarza się jednak, że wystarcza do tego sam bilet. Dzieje się tak w momencie, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 km i zawiera: długość trasy, kwotę podatku, a także pełne dane firmy transportowej (z NIP-em). W takim przypadku bilet traktowany jest jak faktura i może posłużyć do rozliczenia wyjazdu.
- Koszty noclegu.
Wydatki na nocleg (np. hotel), można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w całej, faktycznie poniesionej wysokości. Nie ma tu możliwości rozliczenia VAT-u a kosztem jest kwota brutto. Wydatki te muszą być jednak udokumentowane, np. fakturą. Przedsiębiorca nie może natomiast ująć w kosztach ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom.
- Pozostałe koszty odnoszące się do wyjazdu.
Jakie dokładnie? Może to być np. opłata za udział w konferencji, szkoleniu czy sympozjum. W tym przypadku jako potwierdzenie mogą służyć wszelkiego rodzaju biletu wstępu lub rachunki oraz co oczywiste faktury.
Jak wyliczyć dietę?
Przedsiębiorca wybierając się w podróż służbową nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów wydatków związanych z wyżywieniem. Jest to jednak możliwe na podstawie tzw. diety, której wysokość i sposób rozliczania są analogiczne jak dla pracowników. Od 1 marca 2013 r. dieta podczas podróży krajowych wynosi 30 zł.
Oblicza się ją od momentu rozpoczęcia wyjazdu do powrotu. W sytuacji gdy podróż trwa krócej niż jeden dzień:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – 50% diety,
- ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
W przypadku wyjazdów kilkudniowych, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – 50% diety,
- ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Dietę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności przedstawiania faktur. Wystarczy do tego dowód wewnętrzny, w którym wpisuje się imię i nazwisko osoby podróżującej, dane firmy, miejscowość i cel wyjazdu, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także stawkę i wysokość diety. Wyjazd trzeba rozliczyć do 14 dni od powrotu z podróży.
Załóż bezpłatne konto i korzystaj!
- Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
- Czytaj przydatny newsletter
- Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!
Podziel się nim ze znajomymi
