Nota korygująca służy do poprawiania na fakturach prostych błędów niezwiązanych z liczbami, które jednak w wielu przypadkach mogą być istotne. Ten dokument wystawia nabywca i przekazuje sprzedawcy.

CO TO JEST NOTA KORYGUJĄCA?

Nota korygująca pozwala na poprawienie danych umieszczonych na fakturze otrzymanej od kontrahenta. W odróżnieniu do faktury korygującej, dokument taki umożliwia skorygowanie błędów formalnych, które nie wpływają na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT.

Co do zasady, nota korygująca obejmuje swoim zakresem błędy mniejszej wagi, które nie mają dużego znaczenia dla istoty transakcji. Taki dokument wystawia nabywca towaru lub usługi.

W sytuacji dostrzeżenia pomyłki kupujący powinien sporządzić notę korygującą w dwóch egzemplarzach. Dokument może obejmować jeden lub wszystkie błędy, jakie pojawiły się na fakturze.

Trzeba przy tym widzieć, że nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Przepisy nie precyzują jednak, czy musi to być podpis. Zapewne wystarczy potwierdzenie w formie e-maila.

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

W JAKICH SYTUACJACH NIE MOŻNA POSŁUŻYĆ SIĘ NOTĄ KORYGUJĄCĄ

Nota korygująca nie pozwala na poprawianie błędów, które dotyczą następujących elementów faktury:

  • jednostek miar i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez uwzględnienia podatku należnego (cena netto),
  • ogólnej wartości sprzedanych towarów lub usług bez uwzględnienia podatku należnego (wartość netto),
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
  • wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
  • kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Jeżeli nabywca stwierdzi istnienie takiego błędu, musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.

NOTA KORYGUJĄCA DO RACHUNKU

Przy dokumentowaniu sprzedaży może się zdarzyć, że wystawiony dokument będzie nieprawidłowy. Konieczne może stać się więc wystawienie noty korygującej. Z czym dokładnie się to wiąże?

Firmy zwolnione z VAT wystawiają fakturę na żądanie klienta. Zgodnie ze zmianami, które funkcjonują od 1 stycznia 2014 r. również firmy zwolnione z VAT, które do tego czasu wystawiały rachunki, muszą transakcje dokumentować fakturami. W ich przypadku taki obowiązek istnieje tylko, jeśli o wystawienie dokumentu poprosi nabywca – zarówno inna firma, jak i osoba nieprowadząca działalności gospodarczej.

Należy także pamiętać o konkretnym terminie odnoszącym się do tej kwestii. Otóż przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż. Po przekroczeniu tego terminu fakturę wciąż może wystawić, jednak nie musi tego robić.

DRUK NOTY KORYGUJĄCEJ – CO POWINIEN ZAWIERAĆ?

Zgodnie z przepisami druk noty korygującej powinien zawierać szereg elementów, wśród których można wymienić m.in.:

  • numer i datę wystawienia,
  • dane firmy, która notę wystawia - dane nabywcy,
  • dane firmy, która wystawiła fakturę - dane sprzedawcy,
  • dane korygowanej faktury: numer, datę sprzedaży oraz datę wystawienia,
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Dokument ten musi być przesłany do wystawcy faktury razem z kopią. Należy pamiętać, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej. Przepisy nie określają formy takiej akceptacji, przy czym może, ale na pewno nie musi, to być podpis. Można zatem założyć, że wystarczy akceptacja np. w postaci e-maila.

PRZYKŁAD NOTY KORYGUJĄCEJ

Najłatwiej zrozumieć każdy temat na konkretnym przykładzie. Poniżej załączamy dwa dokumenty. Pierwszy to faktura kosztowa, jaką my jako inFakt moglibyśmy otrzymać od naszego kontrahenta, sprzedawcy, etc. Po dokładnym przyjrzeniu się zauważamy, że są tam drobne błędy, których poprawienie łączy się z wystawieniem noty korygującej. Błąd polega na nieprawidłowym numerze budynku w adresie firmy.


Po zgłoszeniu informacji o błędzie nabywca powinien go skorygować i wystawić notę korygującą.


NOTĘ KORYGUJĄCĄ WYGENERUJ W INFAKCIE

Dzięki inFakt.pl nie trzeba samodzielnie szukać wzoru noty korygującej – wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować zgodną z przepisami notę w pliku PDF. Przed wystawieniem noty korygującej trzeba odnaleźć fakturę, która ma zostać poprawiona, ponieważ nota musi zawierać część danych z oryginalnej faktury:

  • daty wystawienia i sprzedaży,
  • dane sprzedawcy,
  • treść korygowaną.

Oczywiście trzeba też przygotować prawidłową treść, która zastąpi błędną dzięki nocie korygującej.

Zależy Ci na odpowiedniej aplikacji ułatwiającej prowadzenie firmowej księgowości? Sprawdź Program do Księgowości inFakt.pl. To kompletna aplikacja, dzięki której wygenerujesz wszelkie potrzebne dokumenty, np. KPiR, deklaracje VAT, rejestry. W każdym momencie możesz zasięgnąć rady wyspecjalizowanego zespołu księgowego, z którym można kontaktować się przez cały tydzień od 7 do 22.

Chcesz wypróbować zalety inFakt.pl? Nic prostszego. Wystarczy, że założysz darmowe konto i uzupełnisz dane księgowe. W zamian dostaniesz możliwość testowania aplikacji przez 30 dni zupełnie za darmo. Sprawdź koniecznie!

Szybko i sprawnie wystawiona nota korygująca? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że można ją wystawić w kilka chwil. Już dziś poznaj możliwości inFakt.pl!