Poprawianie błędnych faktur – to może być ważne, ale jest czasochłonne. Taką notę korygującą lub fakturę korygującą trzeba nie tylko wysłać do odbiorcy, ale także uzyskać od niego akceptację (w przypadku noty) lub potwierdzenie odbioru (w przypadku korekty). A co, gdy chodzi o klienta z drugiego końca Polski, który wzdraga się na myśl o załatwianiu sprawy e-mailem? Właśnie dlatego warto wiedzieć kiedy ani nota korygująca, ani faktura korygująca NIE są potrzebne. Bo błąd nie ma znaczenia.

1. Literówki

Jako że człowiek to istota omylna, na fakturze uzupełnianej ręcznie na stacji benzynowej, czy w hipermarkecie, mogą pojawić się literówki. Ot, ktoś wpisze Staniłsaw zamiast Stanisław. Czy trzeba wówczas tracić czas na poprawianie dokumentu?

Ogólna zasada jest dość prosta – jeżeli literówka sprawia, że faktura przestaje być czytelna lub mogą być wątpliwości, jeśli chodzi o tożsamość nabywcy, warto ją poprawić. Ale czy w praktyce może się to w ogóle zdarzyć, gdy mowa o literówce?

Z powodzeniem można założyć, że nie. Poprawianie ewidentnych literówek tak naprawdę nigdy nie jest konieczne, ponieważ literówka to zdecydowanie za mało, żeby uznać fakturę za nierzetelną i nieczytelną. Np. jeśli w nazwisku jest literówka, to stronę transakcji i tak można zidentyfikować według NIP-u i adresu.

Co za tym idzie, oczywistych literówek w stylu „Staniłsaw”, nie ma większego sensu poprawiać. Zajmijmy się ważniejszymi rzeczami :)

2. Błędy w nazwie firmy

Według kodeksu cywilnego, nazwą firmy osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko, do których można dodać dowolny ciąg znaków, czy słów. Tak zbudowana nazwa jest zapisana we wpisie do CEIDG każdego przedsiębiorcy. Czy jeśli na fakturze wystąpi błąd związany z nazwą firmy, to trzeba go poprawić?

Tutaj występują dwie możliwości:

  1. Jeśli błąd dotyczy imienia i nazwiska, nie jest literówką oraz może prowadzić do nieczytelności dokumentu lub problemów z identyfikacją tożsamości – warto fakturę poprawić. Np. jeśli zamiast „Stanisław”, na fakturze widnieje „Jan”.
  2. Jeśli błąd dotyczy wspomnianych dodatkowych słów lub znaków dodanych po imieniu i nazwisku – faktury nie trzeba poprawiać.

Dzieje się dlatego, że na fakturze niezbędne elementy to imię i nazwisko, a także NIP i adres obu stron transakcji. Te wspomniane dodatkowe słowa w nazwie firmy to element w pełni opcjonalny. Jeśli go nie ma lub jest błędny faktura nadal jest poprawna.

Np. przedsiębiorca prowadzi firmę „Jan Kowalski Meble Drewniane”, zaś na fakturze figuruje w nazwie firmy: „Jan Kowalski Meble Tapicerowane” – czy powinien go poprawić? Może, ale nie musi – taki błąd nie ma bowiem znaczenia dla poprawności dokumentu (chyba że wraz z nim występują też inne błędy). Analogicznie, błędu nie trzeba poprawiać, jeśli na fakturze wpisano „Kowalski Jan”, „Meble Tapicerowane Kowalski Jan” itd.

3. Błędy w innych elementach, które na fakturze nie są obowiązkowe

Oprócz tego, na fakturze mogą pojawić się błędy w innych elementach, które nie są obowiązkowe. One zazwyczaj nie mają znaczenia. Nie trzeba ich poprawiać, chyba że sprawiają, że faktura przestaje być czytelna – co jest mało prawdopodobne.

Chodzi tutaj o błędy dotyczące np.:

  • terminu zapłaty i sposobu płatności,
  • słów oryginał i kopia,
  • nazwy dokumentu „Faktura” lub „Faktura VAT”,
  • sekcji uwagi (oprócz tych uwag, które jednak SĄ obowiązkowe),
  • podpisów lub pieczątek – o ile nie zawierają danych innych firm lub osób (co może wzbudzić wątpliwości, jeśli chodzi o tożsamość stron transakcji).

Jeśli są w nich błędy lub w ogóle ich nie ma na fakturze, to dokument nadal jest poprawny. Żadna korekta nie jest potrzebna.

Oczywiście, w sekcju „uwagi” niektóre elementy są obowiązkowe, a wtedy błędy w nich mogą być problematyczne i trzeba je poprawić. Chodzi np. o dopisek „metoda kasowa”, „odwrotne obciążenie”, czy też podstawę zwolnienia z VAT.

4. Niektóre błędy w datach

Według ogólnej zasady, VAT z faktury rozlicza się według daty jej wystawienia, a potwierdzeniem tej daty jest zapis na fakturze. Dlatego jest ważny. Ale czy aż tak bardzo?

W dacie wystawienia na fakturze także może pojawić się błąd. Ten błąd trzeba poprawić tylko, jeżeli sprawia, że faktura nie spełnia zasady 7 dni, które sprzedawca ma na wystawienie od daty sprzedaży lub płatności. Już wkrótce jednak przepisy pod tym względem będą znacznie bardziej liberalne.

Od początku 2014 r. data wystawienia faktury będzie miała mniejsze znaczenie. Otóż według ogólnej zasady (od której są wyjątki) VAT będzie rozliczało się w okresie przypadającym na termin wykonania usługi lub dostarczenia towaru, czyli tak, jak obecnie podatek dochodowy. Fakturę będzie można wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż, czyli będzie na to maksymalnie aż 45 dni.

Załóż bezpłatne konto i wystawiaj faktury online!

  • Poprawne faktury w wygodnych plikach PDF
  • Faktury VAT, korekty, zaliczkowe, proformy
  • Do 3 faktur w miesiącu – za darmo!

Załóż konto