Na początku 2013 roku weszły w życie zmiany dotyczące wystawiania faktur. Zmiany objęły nie tylko nazewnictwo, ale również terminy wystawiania faktur. Poniżej objaśniamy w jakich terminach należy dokumentować transakcje i dlaczego to jest ważne.

Ogólnie, termin wystawienia faktury jest istotny, ponieważ to od niego zależy do którego okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału) faktura zostanie przypisana jeśli chodzi o VAT. W praktyce może to wyglądać tak:

  • faktura wystawiona 30 kwietnia zostanie rozliczona w kwietniu (VAT do zapłaty 25 maja),
  • faktura wystawiona 1 maja zostanie rozliczona w maju (VAT do zapłaty 25 czerwca).

Jak zatem widać, zdarza się, że nawet jeden dzień różnicy niekiedy sprawia, że podatki są rozliczane w innym okresie, a tym samym płacone później. Może to prowadzić do zaległości podatkowych i związanych z nimi odsetek, a w skrajnych przypadkach nawet do zakwalifikowania czynu (tj. późniejszego wystawianie faktury) jako wykroczenia, czy nawet przestępstwa.

Co za tym idzie, w prowadzeniu działalności gospodarczej, właściwe terminy wystawiania faktur są niezwykle ważne. W polskich przepisach (a konkretnie w rozporządzeniu o wystawianiu faktur) można ogólnie wyróżnić 3 rodzaje takich terminów. Są one wymienione poniżej i zdecydowanie warto je zapamiętać.

1. Do 7 dni od:

  • wydania towaru lub usługi

To najczęściej spotykana sytuacja, która dotyczy większości transakcji. Przy okazji warto pamiętać, że w sytuacji kiedy przedsiębiorca wystawia fakturę z datą inną niż data sprzedaży, to na dokumencie należy umieścić również datę sprzedaży (oprócz daty wystawienia).

  • zakończenia miesiąca

Ten termin dotyczy sprzedaży o charakterze ciągłym – wówczas na dokumencie uwzględnia się wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży. Przepisy nie precyzują dokładnie co można uznać za sprzedaż ciągłą. Za czynności o takim charakterze uznaje się zwykle usługi, które nie pozwalają jednoznacznie wyodrębnić poszczególnych, samodzielnych świadczeń. Przykładami takich czynności mogą być najem, dzierżawa, czy dostawa usług telekomunikacyjnych.

  • otrzymania płatności lub zaliczki

Przedsiębiorca, który otrzymał całą płatność, przedpłatę lub zaliczkę na towar lub usługę ma obowiązek udokumentować to na fakturze w terminie 7 dni od daty otrzymania płatności. Przykładem może być transakcja, w której kontrahent płaci sprzedawcy za dany okres rozliczeniowy na jego początku (np. na podstawie proformy).

2. Do 15 dnia miesiąca

Jeśli przedsiębiorca dokonuje transakcji z zagranicznymi kontrahentami mającymi siedzibę na terenie Unii Europejskiej, to fakturę wystawia w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym miała miejsce transakcja. Jest to nowe rozwiązanie, które pojawiło się z początkiem 2013 r. Z pewnością dla wielu przedsiębiorców wydłużenie terminu wystawienia faktury jest korzystne. Niestety, to ułatwienie nie dotyczy transakcji z firmami spoza UE.

3. Do ostatniego dnia miesiąca

Noworoczne zmiany w wystawianiu faktur przyniosły także inne ułatwienie dla przedsiębiorców – fakturę zbiorczą. Jest to dokument na którym wykazuje się kilka wybranych dostaw towarów lub usług wykonanych na rzecz jednego kontrahenta w trakcie jednego miesiąca. Jeśli dokonujesz cyklicznie takich samych transakcji to możesz sięgnąć po fakturę zbiorczą – jednak nie jest to obowiązkiem. Ważne, żeby taki dokument wystawić kontrahentowi nie później, niż ostatniego dnia danego miesiąca.

Fakturę można wystawić wcześniej

Maksymalne terminy wystawiania faktur są dość ściśle określone. Co jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawia fakturę dużo wcześniej? Nie ma z tym problemu, przy czym trzeba pamiętać, że wystawienie faktury zwykle wiąże się z koniecznością zapłaty podatków. Jeśli zatem faktura zostanie wystawiona, a transakcja w istocie nie dojdzie do skutku, należy sporządzić fakturę korygującą.