Dbanie o poprawność informacji znajdujących się na fakturze to jedna z elementarnych powinności każdego przedsiębiorcy. Pomimo skrupulatności błąd i tak czasem się pojawia. W przypadku nieścisłości, które nie dotyczą liczb konieczna może się okazać nota korygująca. Jakie istotne kwestie wiążą się z takim dokumentem?

Faktura czy nota korygująca?

Błąd na fakturze może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy – nawet temu najbardziej zaprawionemu w bojach. W przypadku, gdy pomyłka polega np. na wpisaniu błędnej stawki VAT lub pozycji związanej z liczbami niezbędne jest wystawienie faktury korygującej. Taki obowiązek spoczywa na sprzedawcy, czyli wystawcy faktury pierwotnej.

Jeśli jednak na dokumencie pojawiły się błędy formalnie, które nie mają wpływu na wysokość podatku prawidłowym postępowaniem jest wystawienie noty korygującej. Przy jej pomocy można poprawiać takie błędy, jak dane nabywcy lub sprzedawcy, nazwę towaru, itp. Nie można nią korygować pomyłek, które dotyczą m.in. jednostek miary, ilości, wartości towarów, stosowanej stawki podatku.

Tym samym nota korygująca służy sprostowaniu pewnych mniej istotnych informacji zawartych na fakturze. Nie znaczy to wcale, że nie obowiązują jej żadne zasady.

Co trzeba wiedzieć o nocie korygującej?

Zgodnie z przepisami nota korygująca wystawiana jest nie przez dostawcę towaru czy wykonawcę usługi, ale przez nabywcę. Taki dokument należy sporządzić w dwóch egzemplarzach.

uwaga

Nie ma przeszkód, aby nabywca wystawił i przesłał sprzedającemu notę korygującą w formie elektronicznej. Podpisy obu stron transakcji na nocie nie są konieczne.

Może ona obejmować jeden lub wszystkie błędy, jakie pojawiły się na fakturze. Wystawienie noty korygującej nie wpływa w żaden sposób na rozliczenie zarówno podatnika, który wystawił fakturę, jaki i jej odbiorcy.

Nie wolno zapomnieć o koniecznych elementach, jakie powinna zawierać nota korygująca. Znajdują się wśród nich:

  • oznaczenie „Nota korygująca”,
  • numer i data wystawienia,
  • dane nabywcy i sprzedawcy – nazwy firm lub nazwiska, adresy i numery NIP,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta,
  • treść korygowana oraz prawidłowa.

Nota korygująca nie wymaga podpisów (czy pieczątek) żadnej ze stron transakcji.

Konieczna akceptacja noty korygującej

W myśl obowiązujących regulacji nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie wskazują jednak konkretnej formy tej akceptacji. Może nią być np. podpis. Nie jest to jedyna możliwa opcja. Za potwierdzenie może służyć również e-mail.

Lepiej nie decydować się na ustną formę akceptacji. Taka forma może się bowiem okazać niewystarczająca w przypadku kontroli.