Samochód firmowy

Przedsiębiorca nie musi obliczać kilometrówki na podstawie ewidencji przejechanych tras, co ogranicza opcję rozliczania kosztów. Kilometrówka określa maksymalną kwotę wydatków na pojazd możliwą do rozliczenia w danym okresie.

Pojazd zakwalifikowany jako część majątku firmy pozwala na rozliczanie całości wydatków związanych z jego użytkowaniem, a dodatkowo pozwala rozliczać tzw. amortyzację. Jest to stopniowo rozliczany koszt zużycia samochodu, co w praktyce oznacza zapisywanie w kosztach określonej części wartości samochodu firmowego. 

Wprowadzenie do firmy prywatnego auta

Do majątku firmowego przedsiębiorca może wprowadzić swoje prywatne auto. Wystarczy, że ustali jego wartość początkową, sporządzi oświadczenie o przeniesieniu, a na koniec zapisze w ewidencji środków trwałych. Wartość samochodu przedsiębiorca może ustalić na podstawie:

• faktury, rachunku, umowy sprzedaży – o ile posiada te dokumenty,
• ceny rynkowej – jeśli nie ma żadnych dokumentów potwierdzających kupno (wyceny należy dokonać na podstawie cen porównywalnych samochodów dostępnych na rynku).

Istnieje także opcja wprowadzenia do majątku firmowego pojazdu, którego przedsiębiorca jest współwłaścicielem. W takiej sytuacji wartość początkową ustala się w odniesieniu do proporcji wartości samochodu w jakiej przedsiębiorca jest jego właścicielem. Wartość początkową pojazdu podnoszą dodatkowe wydatki poniesione w związku z jego zakupem, np. opłata rejestracyjna, ubezpieczenie, montaż instalacji gazowej.

Samochód firmowy - jak udokumentować zakup?

Kiedy przedsiębiorca wprowadza do majątku nie pojazd prywatny, ale „kupiony na firmę” nie spisuje wspomnianego oświadczenia o przeniesieniu. Podstawą do wprowadzenia pojazdu do firmy może być dokument zakupu wystawiony „na firmę”. Powinien jednak dobrze przyjrzeć się sposobowi udokumentowania zakupu, jako że zależą od tego możliwości rozliczenia.

Faktura VAT 23% - dzięki takiemu dokumentowi istnieje możliwość odliczenia VAT w związku z zakupem. Najczęściej wystawiają ją dealerzy nowych samochodów, ale nie znaczy to, że nabycie używanego pojazdu na tę fakturę nie jest możliwe. Zdarza się, że przedsiębiorca jest zmuszony, by do sprzedawanego samochodu firmowego doliczyć VAT.

Faktura marża – najczęściej spotykana w komisach. Właściciel pojazdu płaci w tym przypadku VAT od marży (różnica między ceną zakupu od wcześniejszego posiadacza, a ceną sprzedaży). Na wystawionym dokumencie nie ma kwoty VAT, co oznacza, że kupujący nie może na jego podstawie odliczyć VAT-u. Jest jednak plus takiego rozwiązania - kupujący w kosztach może ująć kwotę brutto.

Umowa sprzedaży – pojawia się w momencie zakupu samochodu od osoby prywatnej. Przedsiębiorca może wpisać w umowie swoje dane jako osoby prywatnej. Po przeprowadzeniu transakcji wystarczy przenieść auto do majątku firmowego za pomocą oświadczenia.

Wybór między kredytem samochodowym a gotówkowym

Kiedy przedsiębiorca nie ma wystarczających pieniędzy, by kupić samochód firmowy może ubiegać się o kredyt. Banki dają możliwość skorzystania z kredytu samochodowego dla firm, a także kredytu gotówkowego, który można przeznaczyć na dowolny cel.

Kredyt samochodowy – zazwyczaj dostępny jest na lepszych warunkach niż gotówkowy. Pojazdu kupionego dzięki temu sposobowi finansowania, nie można jednak zazwyczaj sprzedać przed spłatą wszystkich rat (kiedy auto jest zabezpieczeniem kredytu).

Kredyt gotówkowy – jego zabezpieczaniem nie jest zakupione auto (sposób zabezpieczenia ustala umowa). Dzięki temu można go sprzedać w każdym momencie. Ten kredyt jest jednak najczęściej wyżej oprocentowany, a co za tym idzie trzeba płacić wyższe raty.

W obu przypadkach nie ma ograniczeń związanych z rozliczaniem wydatków na samochód (np. paliwo, części zamienne). Dla przedsiębiorcy kosztem mogą być odsetki od raty kredytu.