Prowadzenie działalności gospodarczej często oznacza dla przedsiębiorcy konieczność służbowych wyjazdów. Spotkanie z klientem z innego miasta czy sam dojazd do pracy sprawiają, że samochód firmowy jest niezbędny. Włączenie samochodu do firmowego majątku szybko okaże się opłacalną decyzją, gdyż jego zaletą jest choćby brak ograniczeń związanych z kilometrówką.

Samochód firmowy to rozliczenie całości wydatków


Samochód firmowy to taki, który przedsiębiorca decyduje się wprowadzić do majątku firmy. Staje się on wtedy tzw. środkiem trwałym (częścią majątku przeznaczoną do użytkowania ponad rok). Z założenia przeznaczony jest on tylko do czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. 

Przedsiębiorca nie musi obliczać kilometrówki na podstawie ewidencji przejechanych tras, co ogranicza opcję rozliczania kosztów. Kilometrówka określa maksymalną kwotę wydatków na pojazd możliwą do rozliczenia w danym okresie.

Pojazd zakwalifikowany jako część majątku firmy pozwala na rozliczanie całości wydatków związanych z jego użytkowaniem, a dodatkowo pozwala rozliczać tzw. amortyzację. Jest to stopniowo rozliczany koszt zużycia samochodu, co w praktyce oznacza zapisywanie w kosztach określonej części wartości samochodu firmowego. 

Nie wiesz jak rozliczyć samochód firmowy? Wypróbuj za darmo inFakt.pl i bez żadnych limitów kontaktuj się z księgowymi, którzy Ci w tym pomogą! Przetestuj koniecznie. 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

Wprowadzenie do firmy prywatnego auta


Do majątku firmowego przedsiębiorca może wprowadzić swoje prywatne auto. Wystarczy, że ustali jego wartość początkową, sporządzi oświadczenie o przeniesieniu, a na koniec zapisze w ewidencji środków trwałych. Wartość samochodu przedsiębiorca może ustalić na podstawie:
  • faktury, rachunku, umowy sprzedaży – o ile posiada te dokumenty,
  • ceny rynkowej – jeśli nie ma żadnych dokumentów potwierdzających kupno (wyceny należy dokonać na podstawie cen porównywalnych samochodów dostępnych na rynku).
Istnieje także opcja wprowadzenia do majątku firmowego pojazdu, którego przedsiębiorca jest współwłaścicielem. W takiej sytuacji wartość początkową ustala się w odniesieniu do proporcji wartości samochodu w jakiej przedsiębiorca jest jego właścicielem. Wartość początkową pojazdu podnoszą dodatkowe wydatki poniesione w związku z jego zakupem, np. opłata rejestracyjna, ubezpieczenie, montaż instalacji gazowej.

Samochód firmowy - jak udokumentować zakup?


Kiedy przedsiębiorca wprowadza do majątku nie pojazd prywatny, ale „kupiony na firmę” nie spisuje wspomnianego oświadczenia o przeniesieniu. Podstawą do wprowadzenia pojazdu do firmy może być dokument zakupu wystawiony „na firmę”. Powinien jednak dobrze przyjrzeć się sposobowi udokumentowania zakupu, jako że zależą od tego możliwości rozliczenia.

Faktura VAT 23% - dzięki takiemu dokumentowi istnieje możliwość odliczenia VAT w związku z zakupem. Najczęściej wystawiają ją dealerzy nowych samochodów, ale nie znaczy to, że nabycie używanego pojazdu na tę fakturę nie jest możliwe. Zdarza się, że przedsiębiorca jest zmuszony, by do sprzedawanego samochodu firmowego doliczyć VAT.

Faktura marża – najczęściej spotykana w komisach. Właściciel pojazdu płaci w tym przypadku VAT od marży (różnica między ceną zakupu od wcześniejszego posiadacza, a ceną sprzedaży). Na wystawionym dokumencie nie ma kwoty VAT, co oznacza, że kupujący nie może na jego podstawie odliczyć VAT-u. Jest jednak plus takiego rozwiązania - kupujący w kosztach może ująć kwotę brutto.

Umowa sprzedaży – pojawia się w momencie zakupu samochodu od osoby prywatnej. Przedsiębiorca może wpisać w umowie swoje dane jako osoby prywatnej. Po przeprowadzeniu transakcji wystarczy przenieść auto do majątku firmowego za pomocą oświadczenia.

Wybór między kredytem samochodowym a gotówkowym


Kiedy przedsiębiorca nie ma wystarczających pieniędzy, by kupić samochód firmowy może ubiegać się o kredyt. Banki dają możliwość skorzystania z kredytu samochodowego dla firm, a także kredytu gotówkowego, który można przeznaczyć na dowolny cel.

Kredyt samochodowy – zazwyczaj dostępny jest na lepszych warunkach niż gotówkowy. Pojazdu kupionego dzięki temu sposobowi finansowania, nie można jednak zazwyczaj sprzedać przed spłatą wszystkich rat (kiedy auto jest zabezpieczeniem kredytu).

Kredyt gotówkowy – jego zabezpieczaniem nie jest zakupione auto (sposób zabezpieczenia ustala umowa). Dzięki temu można go sprzedać w każdym momencie. Ten kredyt jest jednak najczęściej wyżej oprocentowany, a co za tym idzie trzeba płacić wyższe raty.

W obu przypadkach nie ma ograniczeń związanych z rozliczaniem wydatków na samochód (np. paliwo, części zamienne). Dla przedsiębiorcy kosztem mogą być odsetki od raty kredytu. 

Zamiast kredytu można zdecydować się na leasing będący w pewnej mierze wynajęciem samochodu. Leasingodawca (bank, firma leasingowa) wynajmuje pojazd przedsiębiorcy, który wnosi opłatę wstępną, a następnie opłaca faktury przez ustalony w umowie czas. Po upływie tego okresu przedsiębiorca może zazwyczaj wykupić auto. Identycznie jak w przypadku kredytu bankowego nie istnieją ograniczenia związane z rozliczaniem wszystkich wydatków na samochód.

Rozlicz samochód firmowy w inFakcie – szybko, sprawnie i wygodnie


Wszelkiego rodzaju koszty związane z użytkowaniem samochodu firmowego pozwala rozliczać inFakt. W aplikacji możesz z łatwością dodać pojazd (zarówno zakupiony na firmę, jak i przeniesiony z majątku prywatnego), który zostanie automatycznie zapisany w ewidencji środków trwałych. 

Korzystasz z prywatnego samochodu? Nie ma problemu - w inFakcie z łatwością poprowadzisz, a program automatycznie rozliczy tyle kosztów, na ile pozwala limit. Po dodaniu samochodu, w inFakcie swobodnie rozliczysz takie koszty jak:
  • raty leasingowe,
  • wydatki na paliwo,
  • wydatki na części zamienne,
  • amortyzacja.
Wystarczy tylko każdy z wydatku przypisać do konkretnego pojazdu i wypełnić dane. inFakt automatycznie zaksięguje wydatek w KPiR oraz włączy do rejestru zakupów VAT. Dzięki temu użytkownicy Programu do Księgowość nie muszą pamiętać o wielu z wymienionych wyżej zasadach, np. o prawie do odliczenia 60% VAT-u przy zakupie na fakturę VAT 23%. Aplikacja automatycznie zastosuje tę zasadę na podstawie wcześniej wprowadzonych danych samochodu.

Jak przetestować Program do Księgowości? Trzeba jedynie założyć darmowe konto i wypełnić dane księgowe. Od tego momentu można szybko i wygodnie dodawać oraz rozliczać koszty związane z firmowym samochodem. 

Każdy użytkownik dostaje 30-dniowy okres próbny bez konieczności płacenia choćby złotówki. W mgnieniu oka przekonasz się jak sprawna i intuicyjna jest to usługa.

Samochód firmowy rozliczony w programie do księgowości idealnie dopasowanym do potrzeb Twojej firmy? Dołącz do przeszło 320 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl.

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości