To jak przedsiębiorca rozliczy koszty samochodu zależy od sposobu jego użytkowania. Generalnie istnieją tutaj dwie opcje – auto wprowadzone do firmowego majątku lub kilometrówka. Jakie aspekty wiążą się z konkretnym rozwiązaniem?

Dwie opcje rozliczania samochodu w firmie

Jeśli tylko przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że samochód jest mu w firmie potrzebny może rozliczać wydatki z nim związane. Nie jest specjalnie trudne, bo istnieje szeroki wachlarz czynności, które dają do tego prawo. Przykłady pierwsze z brzegu to dojazdy do pracy albo na spotkania z kontrahentami.

Sposób w jaki przedsiębiorca rozliczy koszty samochodu zależy od statusu pojazdu. Podjęcie konkretnej decyzji wpłynie na kwoty płaconych podatków. Trzeba więc zdecydować czy:

  • wykorzystać w firmie prywatne auto,
  • wprowadzić auto do majątku firmowego.

Samochód prywatny w firmie oznacza rozliczanie kosztów na podstawie kilometrówki. Druga opcja, czyli wprowadzenie auta do majątku firmy umożliwia rozliczanie całości wydatków z nim związanych. O czym należy wiedzieć przed podjęciem ostatecznej decyzji?

Z czym wiąże się kilometrówka?

Rozliczenie wydatków związanych z samochodem na podstawie kilometrówki to najprostsza z możliwych opcji. Czym jednak tak naprawdę jest ta kilometrówka? Otóż to kwota wynikająca z przejechanych kilometrów określająca limit kosztów, które można rozliczyć w danym okresie.

By otrzymać kilometrówkę wystarczy liczbę przejechanych kilometrów pomnożyć przez określoną przepisami stawkę – dla pojazdów z silnikiem powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł (nie można jej zaokrąglać). Wymaga to prowadzenia tzw. ewidencji przebiegu pojazdu. O istotnych aspektach dotyczących tego dokumentu można przeczytać w tym artykule.

Przedsiębiorca który zdecyduje się obliczać kilometrówkę zobligowany jest rozliczać koszty samochodu do limitu jaki wyznacza. Możliwe są tu pewne nadwyżki – zarówno kosztów nad limitem, jak i limitu nad kosztami. Wymaga to przeniesienia nadwyżki na kolejny okres. Należy jednak wiedzieć, że ewentualnej nadwyżki limitu kilometrów nie da się przenieść na kolejny rok.

A jakie są konkretne plusy stosowania kilometrówki? Uwidaczniają się one przede wszystkim w kontekście sprzedaży pojazdu. Przedsiębiorca nie musi bowiem rozliczać przychodu związanego z taką transakcją, a także doliczać VAT-u. Trochę inaczej wygląda to przy samochodzie firmowym.

Koszty samochodu firmowego rozlicza się w całości

Wprowadzenie auta do firmowego majątku oznacza, że przedsiębiorca ma zamiar używać go jedynie na potrzeby działalności gospodarczej. Określenie takiego statusu jest możliwe zarówno w odniesieniu do pojazdu, którego przedsiębiorca jest właścicielem, jak i współwłaścicielem.

Dodatkowo auto można zarówno kupić „na firmę”, jak i przenieść z majątku prywatnego. Podstawowym plusem jest tu fakt, że koszty samochodu można rozliczać w całości (oczywiście o ile da się je uzasadnić). Nie trzeba również prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Oprócz tego w przypadku samochodu firmowego istnieje możliwość rozliczania samego kosztu zakupu samochodu za pośrednictwem mechanizmu amortyzacji. Kilometrówka takiej możliwości nie daje.

Amortyzacja to opcja stopniowego wrzucania w koszty wydatku związanego z zakupem pojazdu. W praktyce oznacza to po prostu rozliczanie wartości samochodu „na raty”, przez określony czas. W tym celu konieczne jest ustalenie stawki amortyzacji, która decyduje o tym jaki procent wartości samochodu można rozliczyć w danym okresie.

Niebagatelną zaletą samochodu firmowego jest także opcja odliczenia VAT-u w związku z jego kupnem (trzeba posiadać fakturę VAT 23%). Możliwe jest odliczenie 50% lub nawet 100% podatku, ale po spełnieniu określonych warunków opisanych w tym artykule.

Sprzedaż samochodu firmowego to konieczność zapłaty podatków

Auto wprowadzone do majątku przedsiębiorcy ma oczywiście również pewne wady. Można je odczuć przy sprzedaży takiego pojazdu (odwrotnie niż przy kilometrówce). Przedsiębiorca musi więc uzyskaną kwotę rozliczy jako przychód z działalności, czyli ująć w KPiR i obliczyć podatek dochodowy.

Poza tym zazwyczaj konieczne jest doliczenie VAT-u w związku ze sprzedażą. Do takiego postępowania nie jest zobligowany jedynie podatnik zwolniony z VAT oraz osoba, której przy zakupie nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT i wykorzystywała auto wyłącznie do czynności zwolnionych.

Nie wiesz jak rozliczać koszty samochodu? Załóż konto w inFakt

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuje regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!