Czy istnieje możliwość rozliczania w firmie samochodu, którego przedsiębiorca nie jest jedynym właścicielem? Jak najbardziej. Nie dzieje się to jednak ot tak – konieczne jest spełnienie pewnych warunków. Warto wiedzieć z czym wiąże się współwłasność samochodu.

Niekiedy rozliczenie samochodu ogranicza kilometrówka

Samochód w firmie to dla wielu przedsiębiorców nie tyle ułatwienie działań związanych z działalnością, co wręcz konieczność. Auta nie trzeba jednak od razu specjalnie kupować, by mieć szansę jego rozliczenia. Przedsiębiorca może zdecydować się np. na wykorzystanie w firmie prywatnego pojazdu czy też użyczonego. Rozliczenie kosztów w tych przypadkach ograniczone jest jednak limitem tzw. kilometrówki.

Osoby prowadzące działalność, które chciałyby rozliczać wszystkie koszty związane z samochodem muszą go zaliczyć do majątku firmowego (środków trwałych). Ich limit kilometrówki nie obowiązuje. Co więcej mogą wtedy stopniowo rozliczać koszty auta na zasadach tzw. amortyzacji. Współwłasność samochodu wiąże się z szeregiem ważnych kwestii, które warto znać.

Na podstawie jakich dokumentów można wprowadzić auto do firmy?

Przede wszystkim nie jest istotne kto poza przedsiębiorcą jest współwłaścicielem samochodu. Może nim być dowolna osoba, np. rodzic czy małżonek. Współwłaścicielem może być również bank, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się, by sfinansować zakup pojazdu kredytem.

Wprowadzenie do majątku firmowego samochodu, którego przedsiębiorca jest współwłaścicielem możliwe jest na podstawie:

  • umowy sprzedaży,
  • umowy darowizny,
  • oświadczenia,
  • faktury VAT.

Do wprowadzenia pojazdu do firmowego majątku wystarcza więc zwykła umowa sprzedaży czy też darowizny. W takiej sytuacji należy również spisać oświadczenie o wykorzystaniu auta w firmie. Choć nie jest to konieczne warto posiadać wyrażoną na piśmie zgodę współwłaściciela na używanie samochodu w działalności gospodarczej.

Kiedy na dokumencie zakupu znajduje się wyłącznie drugi z małżonków także możliwe jest wprowadzenie auta do środków trwałych. Wymaga to sporządzenia odpowiedniego oświadczenia. Zaznacza się w nim, że pojazd zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych w działalności drugiego z małżonków, a pierwszy małżonek nie będzie z niego korzystać.

Wprowadzenie samochodu do firmy na podstawie faktury pozwala przedsiębiorcy odliczyć podatek VAT. To ile dokładnie VAT-u zostanie odliczone zależy od sposobu użytkowania pojazdu.

Jak wygląda amortyzacja w kontekście współwłasności?

Współwłasność samochodu pozwala również na jego amortyzację, czyli stopniowe zapisywanie w kosztach wydatków związanych z jego zakupem. Konieczne jest ustalenie początkowej wartości auta. Przedsiębiorca nie ma prawa amortyzować całej kwoty zakupu, ale tylko odpowiednią część zależną od procentowego udziału w samochodzie.

A co w sytuacji, gdy w umowie nie ma określonych konkretnych wartości? Przyjmuje się wówczas, że współwłasność jest równa. Wartością początkową dla przedsiębiorcy jest 50 proc. ceny zakupu auta, która zostaje powiększona o koszty poniesione w celu jego przekazania do użytkowania (np. rejestracji).

W przypadku, gdy współwłaścicielem jest małżonek przedsiębiorcy, który nie wykorzystuje samochodu we własnej firmie i nie istnieje pomiędzy rozdzielność majątkowa, to przedsiębiorca może amortyzować całą jego wartość.

Z kolei jeżeli małżonek również używa pojazdu w swojej działalności konieczne jest ustalenie odpowiedniej proporcji określającej wykorzystywanie w każdej z działalności. Zgodnie z takim podziałem należy podzielić kwotę do zamortyzowania.

Samochód wcześniej amortyzowany – z czym to się wiąże?

Warto się zastanowić również nad sytuacją, w której przedsiębiorca decyduje się włączyć do majątku firmowego samochód, który wcześniej już wykorzystywał i amortyzował w swojej działalności małżonek. Wymaga to dokonania odpisów amortyzacyjnych po uwzględnieniu odpisów mających miejsce w poprzedniej działalności.

uwaga

Jeśli jednak auto zostało już wcześniej w pełni zamortyzowane to nie można tego zrobić ponownie. Możliwe jest jego wpisanie do majątku firmowego.

Oczywiście przedsiębiorca może stać się właścicielem całości samochodu:

  • wykupując pozostałe udziały,
  • otrzymując jako darowiznę,
  • spłacając pełną pulę kredytu.

Jeśli tak się stanie wartość samochodu wzrasta, a wraz z nią w górę idzie podstawa naliczania amortyzacji. Właściciel firmy musi więc zwiększyć wartość podstawy naliczania amortyzacji. Następuje to od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca stał się właścicielem całości pojazdu.

Rozliczanie kosztów może napotkać pewne ograniczenia

Jak już było wspomniane na początku współwłasność samochodu pozwala na rozliczanie kosztów w całości bez ograniczenia jakim jest kilometrówka. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że istnieją pewne wydatki związane z autem, których przedsiębiorca nie może rozliczyć w 100 proc. Chodzi tu przede wszystkim o wydatek związany z ubezpieczeniem, który „wrzuca się” w koszty jedynie do wysokości posiadanego udziału.

Koszty odnoszące się do eksploatacji, np. na benzynę, rozlicza się w takiej wysokości, w jakiej są poniesione w związku z prowadzoną działalnością. Nie dotyczy to małżonków posiadających wspólny samochód.

W przypadku, gdy nie ma pomiędzy nimi rozdzielności majątkowej to możliwość rozliczania kosztów dostępna jest osobie prowadzącej działalność gospodarczą (w pełnej wysokości). Jeśli zaś oboje prowadzą firmy to koszty należy odpowiednio podzielić. Proporcję ustala stopień wykorzystania samochodu w każdej z działalności.

Współwłasność samochodu – jak wygląda sprzedaż pojazdu?

Bardzo prawdopodobne, że nadejdzie moment sprzedaży samochodu będącego współwłasnością. Jak według przepisów należy postąpić w takiej sytuacji? Otóż sprzedaż takiego auta stanowi przychód uzyskany z działalności.

Możliwość dokumentacji fakturą odnosi się jedynie do tej części pojazdu, która należy do przedsiębiorcy. Nie dotyczy to opcji, w której współwłaścicielem samochodu jest współmałżonek, a rozdzielność majątkowa nie istnieje.

Co ważne należy również w odpowiedni sposób udokumentować sprzedaż pozostałych udziałów w pojeździe każdego ze współwłaścicieli. Sama faktura przedsiębiorcy to za mało. Konieczne jest sporządzenie umowy sprzedaży pomiędzy nabywcą, a pozostałymi właścicielami.

Prowadź księgowość online – i oszczędzaj!

  • Wystawiasz faktury i dodajesz koszty, a inFakt oblicza podatki
  • KPiR, PIT-5 rejestry VAT, deklaracje VAT – w wygodnych PDF-ach
  • Wygodnie dodajesz koszty samochodu

Załóż konto