Kilometrówka, czy samochód firmowy – przed tym dylematem stoi wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają działalność. W końcu jest duża szansa, że świeżo upieczony właściciel firmy posiada samochód prywatny. A wtedy może go wprowadzić do firmy. Czasami wprowadzenie samochodu do firmy jest wyjątkowo opłacalne.

Samochód w firmie – jak można go rozliczać?

Rozliczanie kosztów pojazdu dotyczy zdecydowanej większości przedsiębiorców. Chodzi o to, że w przeciwieństwie do wielu innych kosztów, wydatki na samochód można stosunkowo łatwo uzasadnić. Może to być wyjazd do biura lub gabinetu, do klienta, do miejsca wykonania usługi, po towar, czy na targi lub konferencję. Takich powodów może być naprawdę sporo. A tym samym potencjał rozliczania kosztów samochodu w firmie jest duży.

Najprostszy sposób rozliczania w firmie samochodu to kilometrówka. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu z której wynika liczba kilometrów przejechanych w celach firmowych. Tę liczbę mnoży się przez stawkę określoną w przepisach, a wynik to maksymalna kwota kosztów do rozliczenia w danym okresie. W tym modelu niestety o amortyzacji wartości samochodu (którą omówimy za chwilę) nie ma mowy.

Druga opcja to samochód firmowy, czyli zapisany w dokumentacji jako część majątku należącego do firmy. Taki pojazd może pochodzić z różnych źródeł.

Oczywiście samochód można po prostu kupić „na firmę”, np. w komisie na fakturę marża. Wtedy staje się majątkiem firmowym niejako „z urzędu”. Jednak ciekawsza sytuacja (pod pewnymi względami) może pojawić się, gdy przedsiębiorca dysponuje już samochodem w majątku prywatnym i przenosi go do firmy.

Wprowadzenie samochodu do firmy – dwie zalety

Posiadanie samochodu firmowego ma dwa podstawowe plusy, które sprawiają, że to rozwiązanie góruje nad kilometrówką.

  1. Nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu – koszty rozlicza się bez limitów.
  2. Można rozliczać amortyzację.

Amortyzacja to mówiąc w uproszczeniu rozliczanie w kosztach wartości majątku firmowego niejako „na raty”. W tym przypadku chodzi o samochód.

Przepisy podają jaki procent wartości można rozliczyć w danym roku i tak obliczoną kwotę wpisuje się do KPiR jako koszt (zwykle w postaci miesięcznych „odpisów amortyzacyjnych”). Tym samym, im wyższa amortyzowana wartość, tym większe koszty można zapisywać posiadając pojazd firmowy i tym bardziej obniżony zostaje podatek dochodowy.

A zatem dla samochodu prywatnego kluczowy jest sposób ustalenia jego wartości.

Wprowadzenie samochodu do firmy – jak ustalić wartość?

Aby móc prowadzić amortyzację samochodu niezbędne jest najpierw ustalenie wartości początkowej pojazdu. To właśnie ta kwota stanowi podstawę do ustalenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Ogólnie, ustalenie wartości samochodu, która ma być amortyzowana odbywa się na 3 sposoby:

1. W przypadku samochodu kupionego „na firmę” – na podstawie faktury lub innego dokumentu na którym figurują dane przedsiębiorcy będącego nabywcą.

2. W przypadku samochodu przeniesionego z majątku prywatnego:

  • Na podstawie szacunkowej wartości.

Dzieje się tak, gdy przedsiębiorca nie posiada żadnego dokumentu zakupu, np. dlatego, że uległ zniszczeniu, zgubieniu, itd. Wtedy samochód należy wycenić. Przepisy nie określają jak to zrobić – zazwyczaj dokonuje się tego sprawdzając ceny rynkowe analogicznych samochodów. Oczywiście, zawyżenie ceny zapewne wzbudzi podejrzenia urzędników w razie kontroli.

  • Na podstawie dokumentu zakupu.

Jeśli przedsiębiorca dysponuje dowodem zakupu, to stanowi on podstawę do ustalenia wartości samochodu. Nie ma znaczenia z kiedy ten dowód pochodzi. W firmie można amortyzować taką kwotę, jaka figuruje na dokumencie zakupu, choćby była dużo wyższa od aktualnej wartości pojazdu.

Dowodem zakupu może być np. umowa sprzedaży zawarta z osobą prywatną, faktura VAT z salonu w przypadku nowego samochodu, czy też faktura marża z komisu, w przypadku samochodów używanych.

Podajmy prosty przykład:

W 2014 r. programista-freelancer zakłada jednoosobową działalność, którą rozlicza za pomocą KPiR (zasady ogólne). W firmie potrzebuje samochodu, aby dojeżdżać do klientów i do biura, które wynajmuje w centrum miasta. W 2009 r. będąc jeszcze na studiach programista kupił samochód w komisie za który zapłacił 20 tys. zł. Pojazd ten był używany przez poprzedniego właściciela przez okres 1 roku.

Ponieważ programista nadal dysponuje fakturą marża z 2009 r. opiewającą na 20 tys. zł, w 2014 r. ta kwota stanowi podstawę do ustalenia wartości samochodu (dodatkowo, programista może ją jeszcze powiększyć o koszt rejestracji wynoszący 250 zł).

uwaga

Z uwagi na to, że jest to samochód używany (co najmniej 6 miesięcy przed wprowadzeniem do firmy), przedsiębiorca może rocznie amortyzować 40% jego wartości.

A zatem co miesiąc zapisuje w kosztach 666,66 zł jako odpis amortyzacyjny.

Jak widać – całkiem opłacalna sprawa, którą na pewno warto rozważyć.

Poznawaj księgowe tricki z inFaktem!

Opisany mechanizm jest oczywisty dla księgowych, ale dla przedsiębiorców – niekoniecznie. Właśnie dlatego warto założyc konto na inFakt.pl. Dzięki temu:

  • uzyskujesz wsparcie księgowych inFakt – najwyższej jakości!
  • testujesz intuicyjną aplikacje online do samodzielnej księgowości,
  • otrzymujesz bardzo praktyczny newsletter pełen porad dla przedsiębiorców.

A jak założyć nowe konto? Wystarczy podać e-mail i hasło w formularzu poniżej.