JPK_VAT to najważniejsza ze struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, jako jedyna przekazywana do organów podatkowych obligatoryjnie, co miesiąc. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek jej wysyłki dotyczy także mikroprzedsiębiorców. Zobacz, czy jesteś przygotowany na wdrożenie tego rozwiązania. 

Czym jest JPK_VAT?

Jednolity Plik Kontrolny, czyli zestaw danych finansowych danej firmy za konkretny okres, został przez ustawodawców podzielony na siedem różnych struktur. Jedną z nich jest właśnie struktura JPK_VAT. Ze względu na to, że jej wysyłka będzie obowiązkowa, to właśnie ona interesuje największą liczbę przedsiębiorców. 

Jaki jest cel wprowadzenia JPK_VAT? 

Rozwiązanie to wprowadzono w celu uszczelnienia systemu podatkowego. W szczególności dotyczy to właśnie podatku VAT, który często staje się obiektem wyłudzeń czy innych nieprawidłowych działań. Standaryzacja i automatyzacja mają usprawnić kontrole, a także sprawić, że będą one bardziej skuteczne i skierowane przeciwko faktycznie nieuczciwym firmom. Organy podatkowe, uzyskując dostęp do bieżącej ewidencji VAT, będą mogły szybko sprawdzać jej zgodność z deklaracjami VAT. Szczególnie ważne są też kontrole krzyżowe, umożliwiające wykrycie niezgodności danych w ewidencjach kilku podmiotów. 
Chociaż wielu przedsiębiorcom wdrożenie struktur JPK wydaje się uciążliwe, warto pamiętać, że ma ono również pewne korzyści. Po pierwsze, ułatwia i przyspiesza komunikację z urzędami, nie wymaga korzystania z papierowych dokumentów. Co więcej, bardziej precyzyjne kontrole leżą w interesie uczciwych firm. Dodatkowym plusem dla wielu przedsiębiorców jest możliwość szybszego otrzymania zwrotu VAT

JPK_VAT: kogo obowiązuje?

JPK_VAT dotyczy wszystkich przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, a także innych osób będących czynnymi VATowcami, a niebędących przedsiębiorcami. Wyjątkiem są osoby prowadzące ewidencję zakupu i sprzedaży VAT w formie papierowej. Trzeba jednak zaznaczyć, że od 1 stycznia 2018 r. rejestry VAT będą musiały być prowadzone w formie elektronicznej – obowiązek przekazywania JPK_VAT obejmie zatem wszystkich czynnych płatników tego podatku. Przypomnijmy, że podmioty zwolnione z VAT to podmioty, które nie prowadzą rejestrów VAT, a więc ich obowiązek ten nie dotyczy. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek przekazywania JPK_VAT obejmie ostatnią grupę – mikroprzedsiębiorców. Dziś obejmuje już duże firmy (od 1 lipca 2016 r.), a także małe i średnie przedsiębiorstwa (od 1 stycznia 2017 r.). 

Co zawiera JPK_VAT i jak wygląda? 

Struktura JPK_VAT zawiera informacje pochodzące z ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, zapisane w ściśle określonym schemacie i układzie, w formacie XML. W pierwszej części formularza (nagłówek) znajdują się takie dane jak kod formularza, data, cel złożenia czy nazwa systemu, w którym prowadzimy ewidencję VAT. W dalszej części uzupełnimy dane identyfikujące podmiot składający JPK_VAT (podamy nasz NIP, pełny adres oraz email). W końcu przechodzimy do danych szczegółowych. Mamy tu do czynienia z następującymi częściami: struktura ewidencji sprzedaży, pole kontrolne dla ewidencji sprzedaży, struktura ewidencji zakupu i pole szczegółowe ewidencji zakupu. 

Jak wygląda wysyłka JPK_VAT? 

Przekazanie JPK_VAT powinno nastąpić zawsze do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego ono dotyczy, bez wezwania ze strony organów podatkowych
W pliku wykazujemy dane za poprzedni miesiąc. Strukturę generujemy za pomocą odpowiedniego programu komputerowego do prowadzenia księgowości. Możemy też skorzystać z usług profesjonalnego biura księgowego czy księgowości online. Jeśli posiadamy już program księgowy, sprawdźmy, czy jest on przygotowany do obsługiwania JPK. Jeśli nie, dowiedzmy się, czy możemy go zaktualizować i jaki będzie koszt takiej aktualizacji. Musimy też pamiętać o tym, że do podpisania pliku niezbędny będzie bezpieczny podpis elektroniczny lub ePUaP

JPK_VAT a deklaracje VAT 

Pamiętajmy, że JPK_VAT należy wysyłać co miesiąc, nawet jeśli w danym okresie ewidencje będą zerowe. Dotyczy to także podatników VAT, którzy rozliczają się kwartalnie i tak też wysyłają deklaracje VAT. W tym momencie wysyłka deklaracji i JPK_VAT to dwie niezależne sprawy. Natomiast Ministerstwo Finansów planuje w niedalekiej przyszłości rezygnację z obowiązku wysyłki deklaracji VAT – wszystkie niezbędne dane miałyby być zawarte w Jednolitym Pliku Kontrolnym. Wejście tego rozwiązania w życie zależeć będzie m.in. od tego, na ile sprawdzi się JPK. 

JPK_VAT a kasa fiskalna


W przypadku sprzedaży na rzecz firmy mamy obowiązek udokumentowania jej fakturą; z kolei sprzedaż na rzecz osoby prywatnej musimy udokumentować paragonem fiskalnym. Zdarza się jednak, że dodatkowo wystawiamy fakturę dla osoby prywatnej czy paragon dla firmy. Jak ująć fakturę do paragonu w JPK_VAT? Należy pamiętać przede wszystkim, że wszystkie faktury do transakcji, które zostały udokumentowane paragonem fiskalnym, a dotyczą podmiotu gospodarczego, powinny być wykazane w ewidencji VAT, a tym samym – w strukturze JPK_VAT. Niezbędne jest również podanie NIP takiego podmiotu. 
Natomiast w przypadku faktury do paragonu wystawionego dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej lub jest rolnikiem ryczałtowym, nie musimy ujmować jej w ewidencji VAT. Wystarczy uwzględnić w niej miesięczny raport z kasy fiskalnej.