Jak obliczyć prawidłowo wysokość odpisu amortyzacyjnego środka trwałego? Jaką podstawę obliczeń przyjąć? Aby w trakcie procesu kalkulacyjnego zachowano pełną zgodność z przepisami, konieczna jest skrupulatna ewidencja środków trwałych.

To właśnie jej rzetelne prowadzenie należy do podstawowych obowiązków podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Ewidencję tę prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Jednostki te mają obowiązek uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Kogo nie dotyczy obowiązek prowadzenia księgi?

Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności. Osoby te zobowiązane są zaktualizować wpisy do ewidencji środków trwałych (sprzedaż środków trwałych po likwidacji działalności nawet przez sześć  lat od końca miesiąca likwidacji działalności rodzi przychody z działalności gospodarczej).

Kto prowadzi ewidencję środków trwałych?

Ewidencję środków trwałych prowadzą jedynie osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Przy czym w przypadku spółek cywilnych, których wspólnikami są osoby prawne spółka cywilna jako całość nie staje się podatnikiem PIT, ale każdy wspólnik płaci swój podatek PIT lub CIT. Ewidencji środków trwałych nie prowadzą prywatnie wynajmujący, ale mogą amortyzować poszczególne składniki swojego majątku.

Co zawiera ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawych powinna zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową;
• datę nabycia;
• datę przyjęcia do używania;
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
• symbol według Klasyfikacji Środków Trwałych;
• wartość początkową;
• stawkę amortyzacyjną;
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów;
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
• zaktualizowaną wartość początkową;
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Co nie podlega ewidencji środków trwałych?

W oparciu o Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (art. 13., pkt 5.) nie podlegają objęciu ewidencją budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się określoną w ustawie zryczałtowaną ceną za 1m2. Sprzedaż tych składników nie rodzi przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jak przebiega ewidencja środków trwałych?

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Przykład:

Anna Kowalska zakupiła samochód 13 czerwca 2010 r., 27 lipca 2010 r. przekazała go do używania. Do 30 lipca włącznie powinna ona wpisać środek trwały do ewidencji środków trwałych.

Podstawą wpisów w ewidencję środków trwałych są dokumenty, z których wynika wartość początkowa środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Do VATu faktury zakupu ujmujemy w ewidencji VAT. Dowody na wartość początkową środka trwałego muszą zostawać utrzymywane w przedsiębiorstwie przez okres co najmniej pięciu lat od końca roku podatkowego, w którym złożyliśmy zeznanie roczne PIT za ostatni rok, w którym środek trwały amortyzowaliśmy.

Prawo nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych, ponieważ przedstawienie tabel amortyzacyjnych (ewidencji) może stanowić wystarczającą podstawę do dokonania odpisów amortyzacyjnych i zaliczenia ich w koszty. Na żądanie kontroli należy udowodnić środkami dowodowymi, że określona wartość początkowa jest poprawna, zgodna ze stanem faktycznym.

Zmiany w ewidencji środków trwałych od roku 2011 dotyczące kontynuacji amortyzacji

Mocą nowelizacji ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych określono, że w przypadku:

• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nabytych w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki osobowej,
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych w związku z likwidacją spółki osobowej lub w związku z wystąpieniem wspólnika ze spółki osobowej

- nowy podmiot, wprowadzając te składniki do swojej ewidencji środków trwałych, ma obowiązek kontynuować amortyzację, z uwzględnieniem dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych dokonanych przez poprzedni podmiot (art. 22h ust. 3c, ust. 3d u. p. d. o. f. ).

Formy ewidencji środków trwałych

książeczka zakupiona w księgarni akcydensowej wypełniona ręcznie; wydrukowane karty z tabelkami komputera wypełnione ręcznie; kartki z ręcznie narysowaną tabelką i wypełnione ręcznie; odręczne pismo bez żadnej tabelki, byle określone dane były zawarte w tym dokumencie.

Wykaz może być prowadzony przy zastosowaniu technik informatycznych (program księgowy). Elektroniczne prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to sposób zdecydowanie najbardziej przyjazny podatnikowi i po prostu najłatwiejszy.

A jeśli obliczoną na podstawie ewidencji środków trwałych oraz stawki procentowej kwotę amortyzacji zechcielibyśmy zaksięgować w programie Infakt? Klasyfikacja kosztów w systemie Infakt została znacznie ułatwiona dzięki pomocy wirtualnego przewodnika oraz dzięki szczegółowemu opisowi poszczególnych kosztów. Po wejściu do aplikacji i wybraniu zakładki Koszty łatwo można odnaleźć w poleceniu Koszty spis wszystkich możliwych do wyboru kategorii kosztów. Po wejściu w wybrany przez nas koszt otrzymujemy okazję, aby w Opisie kosztu zapoznać się z dokładnym wylistowaniem zaklasyfikowanych doń kosztów działalności gospodarczej. W ten oto sposób dowiadujemy się, iż amortyzację środków trwałych zaliczyć powinniśmy do Innych kosztów.

W tak prosty sposób prowadzeni jesteśmy przez program krok po kroku aż do zakończonego sukcesem zaksięgowania amortyzacji. Aby przekonać się, jak łatwa jest to czynność, należy zarejestrować się jedynie przy użyciu adresu mailowego na stronie internetowej Infakt.pl.