Dobre i rzetelne biuro rachunkowe pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na prowadzeniu biznesu, sprawy podatkowe pozostawiając profesjonalistom. Co jednak w przypadku, gdy właściciel firmy przestaje być zadowolony z kształtu współpracy? Czy szybka i wygodna zmiana biura rachunkowego jest możliwa?

Motywacja zmiany biura, czyli kiedy warto jej dokonać


Zmiana biura rachunkowego nie jest trudną czynnością, dlatego w przypadku niezadowolenia czy rozczarowania usługami, można bez obaw podjąć decyzję o zmianie. 

Powodem może być lepsza oferta konkurencji w postaci atrakcyjnej ceny, czy też lepiej wykwalifikowanej kadry pracowników, a także dodatkowe usługi w cenie. Nowoczesne biura rachunkowe oferują m.in:

  • dostęp do autorskiego programu np. online, który umożliwia bieżące śledzenie dokonywanych zapisów księgowych. Taka forma obsługi użytkownika nie wymaga z jego aktualizacji i jest stale udoskonalana.
  • obsługę profesjonalnych, certyfikowanych księgowych, którzy gwarantują najwyższą jakość świadczonych usług oraz służą pomocą nie tylko poprzez telefon, ale również drogami komunikacji elektronicznej,
  • możliwość odbioru przesłania dokumentów do biura w drodze elektronicznej w postaci skanów,
  • wysyłanie deklaracji podatkowych za klienta oraz reprezentowanie go przed organami administracji – w takim przypadku konieczne jest odrębne umocowanie do działania w imieniu podatnika. Może być ono zawarte zarówno w treści umowy jak i w odrębnym piśmie.
Zgodnie z przepisami każde biura rachunkowe powinno posiadać obowiązkowe OC, w wysokości co najmniej 15 000 euro. Warto przyjrzeć się ofercie biur, które pewne swoich kwalifikacji ubezpieczyły się na kwotę wyższą. O reputacji danego biura świadczy również przynależność do organizacji branżowych jak np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe

Dedykowana księgowa oraz dostęp do aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym

Zmiana biura rachunkowego - zacznij od wypowiedzenia umowy


Jeśli Twoje biuro rachunkowe nie spełnia powyższych cech, można rozważyć jego zmianę. Współpraca z biurem rachunkowym opiera się na zasadach opisanych w uprzednio zawartej umowie. Określa ona tzw. okres wypowiedzenia, czyli czas, który musi upłynąć od dnia złożenia rezygnacji, aby umowa przestała obowiązywać. 

Zwykle jest to długi okres, np. dwa miesiące kalendarzowe, dlatego zmianę można rozpocząć od wypowiedzenia umowy, a dopiero później znaleźć właściwe, lepsze czy też tańsze biuro.

Odbiór dokumentów od poprzedniego biura rachunkowego


Kilka dni przed końcem umowy, celem kontynuowania rozliczeń, przedsiębiorca powinien odebrać z poprzedniego biura i przekazać do nowego całość dokumentacji księgowej – w tym także dokumentów, które dostarczał we własnym zakresie. 

Kompletna dokumentacja zawiera:

  • wydruki z KPIR z okresu rozliczonego przez dotychczasowe biuro,
  • rejestry: zakupów i sprzedaży VAT
  • pozostałe ewidencje wymagane przepisami prawa np. środków trwałych czy wyposażenia
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS
  • deklaracje VAT
  • dokumenty związane z rozliczeniem pracowników
  • dokumenty świadczące o poniesieniu danego kosztu ( np. faktury, rachunki, potwierdzenia zapłaty)

Odbiór dokumentów powinien być potwierdzony stosownym protokołem, który w swojej treści potwierdzi kompletność dokumentacji. Tak przygotowana całość umożliwia nowym księgowym płynne wdrożenie się w księgowość firmy. Po zapoznaniu się z nią będą oni mogli podjąć działania minimalizujące obciążenia fiskalne firmy, czyli przeprowadzić tzw. optymalizację podatkową.

Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym. Nowoczesne biura oferują załatwienie tej kwestii poprzez firmę kurierską lub drogą elektroniczną. W tym zakresie potrafią dostosować się do specyficznych wymagań klienta np. doręczenia na umówioną godzinę czy dany adres.

Zmiany w firmie to konieczność aktualizacji CEIDG


Zmiana biura rachunkowego wymaga również spełnienia obowiązku rejestracyjnego. Od momentu wprowadzenia w życie reformy „jednego okienka” początkiem wszelkich zmian urzędowych jest uzupełnienie wniosku CEIDG-1. Przedsiębiorca może na jego podstawie zmienić praktycznie wszystkie dane, które podawał podczas zakładania działalności gospodarczej. 

Do tej grupy zaliczają się także informacje dotyczące podmiotu prowadzącego rachunkowość firmy i miejsca przechowywania dokumentacji. Przy zmianie należy pamiętać, że nie zawsze są to pojęcia tożsame, gdyż miejsce przechowywania dokumentów księgowych jest określone w umowie pomiędzy przedsiębiorcą, a biurem rachunkowym.

Wniosek CEIDG może zostać wypełniony zarówno tradycyjnie (poprzez wizytę w urzędzie), jak i przez Internet. W drugim przypadku należy jednak pamiętać, że podstawą zmiany jest urzędowa weryfikacja formularza. Jeśli więc przedsiębiorca nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, konieczna będzie wizyta w urzędzie miasta/gminy.

Księgowi inFakt pomogą Ci zmienić biuro


Oczywiście, zamiast wykonywać proces zmiany na własną rękę, można znaleźć usługę księgową, która zawiera w sobie pomoc w przejściu. Taką księgowość oferuje Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe inFakt. Jak to działa?

Najpierw zgłaszasz się do inFaktu, a następnie księgowi wysyłają we wskazane przez Ciebie miejsce kuriera po dokumentację. Może to być poprzednie biuro. Kurier odbiera dokumenty, a następnie trafiają one do księgowych, którzy sprawdzają, czy niczego nie brakuje. 

Dzięki temu zmiana biura rachunkowego odbywa się tak naprawdę bez Twojego udziału. Nie musisz głowić się nad tym, czy poprzednie biuro przekazało wszystkie dokumenty. To naprawdę wygodne.

Przetestuj Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe, a przez 60 dni będziemy obsługiwali Cię zupełnie za darmo. Dla nas liczy się Twój biznes!