Biuro Rachunkowe
w Krośnie

Wydatki firmowe czy osobiste

Ze względu na to, że przepisy nie są doprecyzowane często zdarza się, że nie można jednoznacznie stwierdzić czy dany wydatek można ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wprowadzenie zakupu do PKPiR oznacza zwiększenie kosztów, czyli obniżenie podatku dochodowego do zapłaty. W razie wątpliwości dobrym rozwiązaniem może być wnioskowanie do urzędu skarbowego o udzielenie indywidualnej interpretacji podatkowej. Należy w niej szczegółowo opisać swoją sytuację, zdarzenie względem którego występujemy o interpretację i zadać konkretne, jasno sprecyzowane pytanie.Trzeba również powołać się na odpowiednie przepisy i uargumentować dlaczego przedsiębiorca uważa że ma prawo ująć dany wydatek jako koszt podatkowy.

Ogólny przepis dotyczący ujęcia wydatków jako koszt uzyskania przychodów mówi, że powinny być one poniesione w celu osiągnięcia przychodów, oraz zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Dostępny jest również katalog kosztów, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Można w nim znaleźć m.in.: kary, opłaty i odszkodowania, oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, oraz koszty reprezentacji.

Wydatki o charakterze osobistym to takie, które mogą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, jednak zaspokajają też nasze prywatne potrzeby. Przykładem może być walizka, nie ma bowiem wątpliwości, że przedsiębiorca podróżujący służbowo musi ją mieć. Jeżeli robi to często wydawać by się mogło, że argument jest wystarczająco silny i zakup powinien stanowić koszt uzyskania przychodów.

Z drugiej strony przecież każda osoba podróżuje również prywatnie, więc istnieje duża szansa wykorzystania takiej walizki w celach niezwiązanych z działalnością. Drugim przykładem są okulary korekcyjne i soczewki przeznaczone dla przedsiębiorcy. Jeżeli osoba prowadząca działalność ma wadę wzroku to okulary są mu niezbędne. Nawet jeżeli powinna nosić je tylko do czytania, pracy przy komputerze czy prowadzenia samochodu to przecież wszystkie te czynności są nieodłącznym elementem życia codziennego. Dlatego zakup walizki i okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy zawsze traktowany jest przez urzędy skarbowe jak wydatek o charakterze prywatnym i nie należy ujmować go w kosztach podatkowych.

Polisa ubezpieczeniowa na życie przedsiębiorcy nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów, ale… polisa ubezpieczeniowa dotycząca samochodu używanego w działalności już tak. Pojazd wprowadzony do ewidencji środków trwałych wymaga ubezpieczenia, dlatego koszty z tym związane są uzasadnionym wydatkiem każdego przedsiębiorcy użytkującego pojazd w firmie. Polisa na życie z kolei stanowi ogólne zabezpieczenie przed nieszczęśliwymi wypadkami, dlatego nie powinniśmy jej wiązać z prowadzeniem firmy. Niezależnie od tego czy osoba ma działalność czy nie potrzebuje polisy ubezpieczeniowej, co wynika z troski o przyszłość swoją i najbliższych a nie z faktu prowadzenia i zabezpieczenia działalności.

Koszty związane z nauką języków obcych mogą stanowić koszt podatkowy w zależności od stopnia wykorzystania tej umiejętności w działalności gospodarczej. Jeżeli dzięki podwyższeniu kwalifikacji pozyskasz nowych kontrahentów to jest to bardzo dobry argument w razie ewentualnej kontroli skarbowej. Pamiętaj jednak, że zawsze na Tobie ciąży obowiązek udowodnienia, że koszt ujęty w PKPiR został poniesiony na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Masz wątpliwości dotyczące kwalifikowania kosztów? Skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy rozróżnić wydatki o charakterze prywatnym od tych firmowych.