Chyba nie ma na świecie przedsiębiorcy, który zakłada firmę, aby dokładać do biznesu albo wychodzić na „zero”. Bezsprzecznie celem każdego właściciela czy to jednoosobowej działalności gospodarczej, czy to spółki, jest zarobek. A na zarobek nie wpływa tylko przychód, ale i koszty.
Często w życiu codziennym spotykamy się z pojęciami kosztów, przychodów i dochodów i na ogół czujemy różnicę pomiędzy tymi zjawiskami. Jednakże, czy w obrocie gospodarczym te terminy oznaczają to samo? Co to jest przychód, a czym jest dochód? Gdzie jest miejsce na koszty? Tego dowiesz się z poniższego tekstu.
Co to jest przychód, a co to jest dochód? Różnice pomiędzy pojęciami
Choć pojęcia przychód i dochód brzmią podobnie, to nie oznaczają tego samego i nie powinny być stosowane zamiennie. Przychód to wartość uzyskana ze sprzedaży towarów i usług. Natomiast dochodem nazywamy wartość przychodu pomniejszoną o koszty.
Przykład – Pani Ania prowadzi mobilny zakład fryzjerski. W zeszłym miesiącu jej przychód (czyli to, co zapłacili jej klienci) wyniósł 5 000 zł. Jednocześnie wydała 1 000 zł na paliwo, 500 zł na preparaty pielęgnacyjne do włosów i 1 500 zł na nowe nożyczki. Chcąc dotrzeć do większej liczby klientów, zdecydowała się też założyć swoją stronę internetową, która kosztowała ją 4 000 zł. Łącznie zapłaciła więc 7 000 zł.
5 000 – 7 000 = – 2 000
Podsumowując – poniosła wyższe koszty niż jej przychód, a więc dochód był minusowy (na dochód na minusie mówi się strata).
Wniosek – można mieć duże przychody, ale finalnie nie zarabiać nic albo wręcz dokładać do interesu. Zatem wysokość przychodów nie jest odzwierciedleniem sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Skąd uzyskuje się przychód?
W potocznym rozumowaniu przychodami są zyski bez względu na to, skąd je czerpiemy. Np. nastolatek może powiedzieć, że jego przychodem jest kieszonkowe, dorośli na ogół mają przychody z umów o pracę (lub innych umów cywilnoprawnych) albo z prowadzenia własnych firm.
W rozumieniu prawnym, źródła przychodów są ściśle określone. Długą listę tych źródeł można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pokrótce, źródłami przychodów, mogą być wpływy pochodzące z:
- umowy o pracę,
- działalności wykonywanej osobiście,
- działalności gospodarczej,
- pozarolniczej działalności gospodarczej,
- nieruchomości (np. ze sprzedaży lub wynajmu).
Koszty uzyskania przychodu
W związku z tym, że wiemy już, co to jest przychód, przyszedł czas na wyjaśnienie pojęcia „koszty uzyskania przychodu”.
Definicja kosztów uzyskania przychodu znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22, ust.1). Tam przeczytamy, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wyrażając się jaśniej – kosztami można nazwać wszystkie realnie poniesione wydatki na towary lub usługi, które nabywamy, aby prowadzić czy rozwijać firmę. Mogą to być np. wydatki na sprzęty i maszyny, koszty domeny internetowej, koszty najmu i wyposażenia lokalu, opłaty za telefon i internet.
Nie ma zamkniętego katalogu świadczeń, które zaliczają się do kosztów. Jednakże w ustawie znajdziemy artykuł, mówiący wprost, których obciążeń nie można podciągnąć pod koszty. Na liście znajdują się m.in. koszty:
- podatku dochodowego,
- wydatków na reprezentację,
- grzywien i kar finansowych i o odsetkach od tych grzywien,
- odsetek za nieterminowe spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych.
Jak udokumentować koszty uzyskania przychodu?
Według fiskusa, możliwość zaliczenia wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów zależy m.in. od istnienia związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania wydatku.
Co do zasady – dowodem poniesionych kosztów są faktury lub inne dokumenty księgowe i zawarte umowy cywilnoprawne. Np. spółka zajmująca się projektowaniem stron internetowych kupuje 10 komputerów. Wystarczy, że firma weźmie od sprzedawcy fakturę potwierdzającą zakup i właściwie nie powinna się obawiać żadnych konsekwencji związanych z tym, że fiskus podważy koszt.
Sytuacja komplikuje się bardziej, jeżeli do kosztów chcemy zaliczyć wartość niematerialną. Termin „wartości (usług) niematerialnych” nie ma ustalonej definicji. W praktyce zalicza się do nich świadczenia, które nie są rzeczowe, np. usługi doradcze, marketingowe, prawne itd. Problemem jest udokumentowanie, że firma, której zapłacono za usługę, naprawdę ją wykonała.
Np. pani Ewa od 10 lat prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – zajmuje się stylizacją paznokci. Jak wiadomo, ta branża prężnie się rozwija i to, co było aktualne dekadę temu, powoli odchodzi do lamusa. Chcąc nie być w tyle od konkurencji, Ewa chce się dokształcić i znajduje firmę szkolącą z najnowszych technik stylizacji paznokci.
Decydując się na taki kurs, Ewa zyskuje wartość niematerialną i w razie kontroli trudno będzie jej fizycznie udowodnić, że „kupiła” wiedzę. W takim przypadku zalecane jest – obok wzięcia faktury za usługę – zachowanie wszelkich innych dowodów, które poświadczą, że usługa faktycznie miała miejsce.
Kiedy powstaje przychód i jak go udokumentować?
Przychodami z działalności gospodarczej są wszystkie kwoty należne, choćby faktycznie nie zostały one otrzymane. Ze względu na to, że definicja przychodów jest bardzo szeroka, to nie ma jednej zasady, która umożliwi określenie daty powstania przychodu.
Za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi. Jednocześnie, za moment powstania dochodu nie można uznać dnia późniejszego niż dzień:
- wystawienia faktury,
- uregulowania należności.
Dokumentowanie przychodu
Każdy przychód, podobnie jak koszt, powinien być udowodniony właściwym dokumentem, potwierdzającym uzyskanie przychodu. Zgodnie z przepisami, podatnik nie może posługiwać się dowolnym, wybranym przez siebie dokumentem a wyłącznie tymi przewidzianymi przez prawo.
Do takich dokumentów zalicza się faktury i paragony fiskalne, wyciągi z konta bankowego, noty księgowe, dokumenty celne, dowody opłat dokonywanych np. na podstawie książeczek opłat.