Od 1 stycznia 2021 r. przedsiębiorcy mają obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS. To pokłosie rozwiązań związanych z walką o wyeliminowanie ekonomicznych skutków Covid-19. Różne programy pomocowe zapewniały wsparcie pracownikom, także tym zatrudnionym na umowę o dzieło. Umowy o dzieło nie były do tej pory zgłaszane do ZUS. Z tego względu rząd nie wiedział, ilu osobom należy się pomoc i jakie środki trzeba na to przygotować.
Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS ma (na razie) cel wyłącznie statystyczny i nie wiąże się z obowiązkiem odciągania składek. Zatem – przynajmniej w teorii – to tylko dodatkowy dokument do wypełniania, choć niektórzy uważają, że jest to ostatnia prosta przed ozusowaniem umów o dzieło.
Umowa o dzieło a działalność gospodarcza
Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna zawierana pomiędzy zlecającym i przyjmującym zlecenie. Przedmiotem umowy jest konkretny rezultat – np. wprowadzenie zmian na stronie internetowej, wykonanie rysunku itd. Na podstawie umów o dzieło rozliczało się i rozlicza bardzo wielu freelancerów, np. fotografowie, którzy realizują jednorazowe zlecenia dla kilku lub kilkunastu klientów w miesiącu.
Umowa o dzieło wydaje się mieć wiele plusów w takim przypadku – jest legalną formą rozliczeń i jednocześnie nie trzeba płacić składek ZUS. Z założenia umowa o dzieło to sposób na dorobienie „od czasu do czasu” i nie powinna stanowić głównego źródła zarobku.
Problem pojawia się, jeżeli spojrzymy na definicję działalności gospodarczej: wg przepisów Ustawy o Swobodzie Działalności Gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku jest to działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu w sposób zorganizowany i ciągły.
Jak widać – granica pomiędzy umową dzieło a działalnością gospodarczą jest niewyraźna i płynna, wiele zależy od indywidualnej interpretacji organów skarbowych.
Informowanie ZUS o umowach o dzieło
Do 2021 r. nie było obowiązku zgłaszania umów o dzieło do ZUS. ZUS nie miał świadomości kto, jak często i na jaką skalę rozlicza się w oparciu o ten rodzaj umowy. Nowy obowiązek wywołał niepokój wśród osób regularnie pracujących na umowę o dzieło. Wielu freelancerów zastanawia się, czy ich działalność nie nosi znamion prowadzenia działalności gospodarczej. Za brak zarejestrowanej działalności grożą kary finansowe (o których piszemy na końcu artykułu), dlatego w ruch poszły kalkulatory B2B, w których freelancerzy liczą, jakie korzyści przyniesie im zarejestrowanie firmy.
Kalkulator wynagrodzeń B2B
Założenie firmy wiąże się z koniecznością opłacania podatków i składek na ubezpieczenia. Część osób, które myślą o przejściu z umów o dzieło na jdg, obawiają się, że źle policzą te koszty i w rezultacie zarobią za mało.
Kalkulator B2B to narzędzie, które odpowie, ile netto zarobimy na samozatrudnieniu po odliczeniu wszystkich obowiązkowych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Dzięki temu wiemy, ile musimy zarobić brutto na fakturach, aby finalna wypłata była satysfakcjonująca (np. co najmniej takiej samej wysokości, ile wcześniej zarabialiśmy, pracując na umowę o dzieło). Kalkulator wylicza wynagrodzenie zarówno w przypadku opłacania małego ZUS-u, jak i dużego ZUS-u.
Kto zgłasza umowę o dzieło do ZUS?
Obowiązek zgłoszenia do ZUS umowy o dzieło mają firmy (i osoby fizyczne), które są zlecającymi wykonanie dzieła (zawierają z wykonawcą dzieła umowę).
Obowiązek nie dotyczy umów o dzieło:
- zawieranych z własnym pracownikiem,
- wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem.
Do ZUS-u trzeba zgłaszać umowy o dzieło zawarte od 1 stycznia 2021 r. Termin na zgłoszenie umowy to 7 dni od jej zawarcia. Kara dla pracodawcy, który umowy nie zgłosi może wynieść do 5 000 złotych.
Formularz do zgłaszania umów
Na potrzeby nowego obowiązku wprowadzono nowy druk: RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło). RUD można złożyć elektronicznie przez platformę PUE. Formularz składa się z trzech części, w których należy podać:
- Swoje dane, tj. zamawiającego: NIP, REGON, imię i nazwisko, nazwę firmy, dane adresowe.
- Dane wykonawcy dzieła.
- Informacje o umowie: datę zawarcia i liczbę zawartych umów, okres (od-do).
Dla każdego wykonawcy dzieła trzeba złożyć oddzielny formularz RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą.
Kara za brak rejestracji działalności gospodarczej
Tutaj pisaliśmy szerzej o karach za brak rejestracji jdg. Przy okazji tematu zgłaszania umów do ZUS, warto wrócić do tej kwestii.
Jakie kary grożą za brak zarejestrowania działalności?
- Za brak zgłoszenia firmy do CEiDG grozi kara grzywny albo ograniczenia wolności.
- Konieczność zapłacenia zaległych składek ZUS, podatku dochodowego i podatku VAT (wraz z odsetkami).
- Mandaty np. za brak terminowego składania deklaracji VAT.
- Jeżeli Twoja działalność obejmuje branże, które muszą posiadać kasę fiskalną, może dostać mandat lub grzywnę za jej brak.
W zależności od skali uchybienia, może być ono potraktowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. W tym drugim przypadku wachlarz kar jest znacznie szerszy niż tylko konsekwencje finansowe. Sąd może np. zakazać skazanemu prowadzenia legalnej działalności czy zajmowania określonego stanowiska.