Rachunek firmowy vs. własny rachunek ROR – co lepsze?

Obowiązujące prawo nie nakazuje przedsiębiorcom zakładania firmowych kont bankowych. Jednakże w niektórych przypadkach rachunek firmowy przydaje się lub wręcz jego posiadanie jest wymagane.

W związku z tym, że podanie numeru konta w formularzu CEiDG jest konieczne, właściciele firm mają dylemat: zakładać konto firmowe czy korzystać z prywatnego? Rachunek firmowy vs. własny rachunek ROR – który będzie korzystniejszy? W artykule zajmiemy się aspektami obydwu rozwiązań.

Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe

Dedykowana ksiegowa oraz dostep do aplikacji www oraz mobile!

Hasło musi zawierać:
  • 8 znaków lub więcej
  • Małe i wielkie litery
  • Przynajmniej jedną cyfrę

Moc hasła:

Dla bezpieczeństwa stwórz mocne hasło, którego nie używasz na innych stronach.
lub dowiedz się więcej o Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym

Administratorem danych osobowych jest Infakt Sp. z o.o. Powierzone dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usługi dostępu do aplikacji Infakt, oferowanej przez Administratora oraz prowadzonej z wykorzystaniem w/w aplikacji obsługi księgowej świadczonej przez niego. Ponadto, dane przetwarzane będą w celu informowania o działaniu w/w aplikacji, w tym przesyłania komunikatów generowanych w ramach jej funkcjonalności. Więcej

Od kiedy rachunek firmowy jest obowiązkowy?

Żaden z przepisów wprost nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku posiadania rachunku firmowego.

Art. 19 ustawy prawo przedsiębiorców określa jedynie, że transakcje powinny być wykonane za pomocą przelewów bankowych tylko w sytuacjach, kiedy:

  • obie strony są przedsiębiorcami,
  • wartość transakcji przekracza 15 tys. zł (lub równowartość tej kwoty, jeżeli transakcja jest w obcej walucie).

Nigdzie nie jest sprecyzowane, że konto bankowe musi być założone na firmę.

Jednakże zmiany w ustawie o VAT, które zadziały się jesienią 2019 r., niejako pośrednio wymuszają na przedsiębiorcach założenie rachunku firmowego – ten temat rozwiniemy w dalszej części tekstu.

Rachunek firmowy vs. własny rachunek ROR – opłaty

Koszty prowadzenia rachunku bankowego to ważna sprawa, zarówno dla właścicieli firm, jak i dla osób prywatnych. Nie dziwne zatem, że przedsiębiorcy, decydując się na rodzaj rachunku, kierują się przede wszystkim ceną.

Biorąc pod uwagę aspekt ceny, widać wyraźną przewagę kont osobistych nad firmowymi. Choć można znaleźć oferty kont firmowych za darmo, to „za darmo” obejmuje tylko prowadzenie konta. Opłaty za przelewy zewnętrzne (poza US i ZUS) często są płatne oddzielnie, tak samo dodatkowe usługi.

Za to w większości banków można otworzyć konto indywidualne za darmo, w którym rzeczywiście za te podstawowe usługi, nie płaci się dodatkowo.

Zatem, w pojedynku rachunek firmowy vs. własny rachunek ROR, jeżeli bierzemy pod uwagę koszty prowadzenia konta, zdecydowanie wygrywa ten drugi.

Split payment a rachunek firmowy

To, o czym pisaliśmy wyżej, nawiązując do obowiązku posiadania rachunku firmowego, to zmiany w ustawie dotyczące mechanizmu podzielonej płatności. Do listopada 2019 r. split payment był dobrowolny – kupujący mógł zdecydować, czy woli zapłacić zwyczajnie, czy płatnością dzieloną.

Jesienią zmieniono ustawę o podatku od towarów i usług i tym samym split payment jest obowiązkowy, jeżeli transakcja spełnia jednocześnie trzy warunki:

  • obie jej strony są przedsiębiorcami,
  • FV jest wyższa niż 15 000 zł brutto,
  • na fakturze znajduje się co najmniej jedna usługa lub towar z listy wrażliwych (np. paliwa, stal, komputery, telefony komórkowe i inne – pełen katalog towarów i usług wrażliwych znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy).

Jak to się ma do obowiązku posiadania rachunku firmowego?

Już wyjaśniamy – płatność dzielona to płatność, w której należność netto za towar (usługę) wpada na zwykłe konto sprzedającego. Natomiast wartość podatku VAT, księgowana jest na specjalnie utworzonym do tego subkoncie. Rachunki (subkonta) VAT banki otwierają wyłącznie przy rachunkach firmowych, nie ma możliwości podpięcia takiego subkonta do indywidualnego rachunku ROR.

Dlatego przedsiębiorcy, którzy do tej pory nie założyli konta firmowego, są niejako do tego przymuszeni. W sytuacji, kiedy będą stroną transakcji wymagającej split payment, nie będą mogli wywiązać się z umowy bez posiadania rachunku VAT.

Ponadto, aby zrealizować płatność dzieloną, subkonto VAT muszą posiadać obie strony: kupujący i sprzedający, nawet jeżeli kupujący nie jest czynnym płatnikiem VAT. Zatem z dużym prawdopodobieństwem, większość przedsiębiorców w kraju, prędzej czy później, będzie musiała skorzystać ze specjalnego rachunku przeznaczonego na podatek VAT.

Rozliczenia z ZUS i US

Podatnicy, którzy rozliczają się na podstawie KPiR, podatki do urzędu skarbowego, muszą opłacać za pomocą przelewu bankowego. Reguluje to art. 61 § 1 ordynacji podatkowej. Z przepisu nie wynika, czy przelew musi wyjść z rachunku firmowego, czy też może być wykonany z własnego rachunku ROR. Nadto, ustawa wyłącza z obowiązku mikroprzedsiębiorców.

Kim jest mikroprzedsiębiorca w rozumieniu przepisów? To właściciel firmy:

  • zatrudniający mniej niż 10 pracowników średniorocznie,
  • którego roczny obrót netto nie przekracza 2 mln zł

Zatem przedsiębiorca, który nie prowadzi działalności na dużą skalę (mikroprzedsiębiorca), nie tylko nie musi opłacać podatków przelewem z konta firmowego, ale może np. wpłacić należność w kasie urzędu.

Podobnie jest z należnościami do ZUS – składki można opłacać z własnego konta. Co więcej, przelewy można robić nawet z rachunku, którego właścicielem jest osoba z najbliższej rodziny (małżonek, rodzice, dzieci, rodzeństwo).

Rachunek prywatny a rachunek firmowy – podsumowanie

Zaletami korzystania z rachunku prywatnego dla celów działalności są niskie koszty i wygoda. Większość osób, własny rachunek ROR posiada na długo, zanim zacznie prowadzić firmę. Jeżeli zdecydują się nie otwierać rachunku firmowego, to mają „z głowy” wiele formalności. Nie muszą podpisywać nowych umów, zapamiętywać kolejnych loginów do banku itd.

Z drugiej strony – w razie kontroli podatkowej – muszą się liczyć z koniecznością wyjaśniania różnego rodzaju transakcji, które na koncie są, a nie są zewidencjonowane w oficjalnych rozliczeniach. Np. przelew za sprzedanie prywatnego przedmiotu – przedsiębiorca być może będzie musiał udowodnić, że transakcja miała charakter prywatny, niepołączony z prowadzoną działalnością.

Za to konto firmowe jest droższe, ale z subkontem VAT „w pakiecie”. Nawet nie planując transakcji, które wymagają split payment, można założyć, że kiedyś taka transakcja się przytrafi. Dlatego ważne jest, aby się zastanowić, czy wolimy założyć rachunek firmowy wcześniej, czy może czekać na to, aż będzie to konieczne. Wybierając opcję drugą, ciężko jest przewidzieć, czy będziemy mieli wtedy czas, aby iść do oddziału albo, czy nie będzie jakichś problemów z bankiem itd.

Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe

Dedykowana ksiegowa oraz dostep do aplikacji www oraz mobile!

Hasło musi zawierać:
  • 8 znaków lub więcej
  • Małe i wielkie litery
  • Przynajmniej jedną cyfrę

Moc hasła:

Dla bezpieczeństwa stwórz mocne hasło, którego nie używasz na innych stronach.
lub dowiedz się więcej o Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym

Administratorem danych osobowych jest Infakt Sp. z o.o. Powierzone dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usługi dostępu do aplikacji Infakt, oferowanej przez Administratora oraz prowadzonej z wykorzystaniem w/w aplikacji obsługi księgowej świadczonej przez niego. Ponadto, dane przetwarzane będą w celu informowania o działaniu w/w aplikacji, w tym przesyłania komunikatów generowanych w ramach jej funkcjonalności. Więcej

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT oraz CIT (PIT). Obecnie wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi oraz ewidencją zdarzeń gospodarczy w księgach handlowych.

Fakturowanie i księgowość w Twoim telefonie!

Wystawiaj faktury oraz prowadź księgowość prost z telefonu! Księgowość firmy jeszcze nigdy nie była tak prosta! Dowiedz się więcej

Pobierz z App Store inFakt - fakturowanie i księgowość na iPhone

"Program zajmuje się w prosty i przyjazny sposób tą szarą i nudną stroną prowadzenia firmy"

Logo MyApple
Pobierz z Google play Nowa aplikacja do fakturowania na Androida

"Aplikacja mobilna to naturalne uzupełnienie możliwości, które daje Program do Fakturowania inFakt"