Prowadzenie księgowości firmy to odpowiedzialne zadanie wymagające zarówno odpowiedniego przygotowania merytorycznego jak i technicznego. Może więc okazać się, że wybrane biuro rachunkowe nie spełnia wymagań przedsiębiorcy. Co wówczas zrobić?Jak zmienić biuro rachunkowe?

Najczęstsze przyczyny niezadowolenia z usług biura rachunkowego


Zmiany biura rachunkowego nie należy się go obawiać, zwłaszcza jeśli istnieją przesłanki, aby wybrać nową firmę odpowiedzialną za księgowość. Przyczyny zmiany biura rachunkowego mogą być rozmaite.

  • Wadliwość obliczeń księgowych. W przypadku, gdy przedsiębiorca odkrywa błędy w swoich ewidencjach, jest to zdecydowany sygnał, że biuro rachunkowe nie świadczy usług na właściwym poziomie. 
  • Brak reprezentacji przed urzędami. Zarówno składanie deklaracji podatkowych jak i reprezentacja przed urzędami wymagają podpisania dwóch odrębnych pełnomocnictw. Jeśli zatem biuro rachunkowe obiecuje prowadzenie postępowania podatkowego czy reprezentację w trakcie kontroli bez stosownego upoważnienia, oznacza to jedynie konieczność zmiany biura rachunkowego.
  • Niski poziom obsługi. Jednak nie tylko błędne obliczenia powinny zwracać szczególną uwagę. O nieprawidłowym podejściu do świadczonych usług, może świadczyć także długi czas oczekiwania na odpowiedzi czy ich lakoniczna i niezrozumiała treść. Odpowiednio wykwalifikowana kadra rozumie potrzeby przedsiębiorcy i pomaga skorzystać z możliwości obniżenia obciążeń podatkowych.
  • Konieczność dojazdów do biura. Nowoczesne biura rachunkowe, umożliwiają wysyłanie i odbieranie dokumentów drogą elektroniczną. Dodatkowo oferują aplikacje online pozwalające na bieżące podglądanie procesu księgowania. Dzięki temu możliwy jest przegląd danych np. kwoty przychodu, koszty, wysokość dochodu, zapłaconych zaliczek, składek ZUS itp.
  • Ograniczony dostęp do dokumentów firmowych. Obecnie biura rachunkowe oferują prowadzenie całej księgowości w formie elektronicznej tym samym pozwalając na stały dostęp do wystawiania/drukowania tworzonych faktur.

Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe

Dedykowana księgowa oraz dostęp do aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym

Kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe?


Przy zmianie biura rachunkowego, istotną kwestią jest okres wypowiedzenia zawarty w obowiązującej umowie. Z punktu widzenia prawa cywilnego nie ma znaczenia czy zostanie ona wypowiedziana w środku czy na początku nowego roku podatkowego – termin zmiany leży zatem w gestii przedsiębiorcy. 

W przypadku biur rachunkowych, okres wypowiedzenia często jest dłuższy niż jeden miesiąc stąd proces zmiany biura powinien zostać uprzednio zaplanowany.

Jeszcze przed złożeniem wypowiedzenia warto rozpocząć poszukiwania nowego biura rachunkowego. W szczególności warto zwrócić uwagę na cechy, które podczas współpracy z poprzednim biurem, były dla przedsiębiorcy najbardziej uciążliwe. Obustronne dopasowanie pozwoli na bezkonfliktową oraz zadowalającą współpracę w przyszłości.

Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym. Wchodzi ona w życie w dniu następującym po terminie, w którym ulega rozwiązaniu stara umowa. Jeśli zapisy umowy nie stanowią inaczej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawrzeć umowę z datą przyszłą.

Konieczne złożenie CEIDG-1


Po rozpoczęciu współpracy z nowym biurem rachunkowym konieczne jest dokonanie aktualizacji danych w CEIDG poprzez złożenie do urzędu miasta/gminy wniosku CEIDG-1. W formularzu ujawnić należy dane podmiotu prowadzącego księgowość firmy (pkt 21) oraz miejsce przechowywania dokumentacji (pkt 22). 

Co ważne, nie zawsze nowe biuro rachunkowe podejmuje się przechowywania dokumentacji – określają to zapisy umowy. Aktualizacji danych należy dokonać w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany.

Ostatnim etapem jest przekazanie kompletnej dokumentacji księgowej do nowego biura rachunkowego. Zawiera ona całość dokumentów sporządzanych przez biuro a także doręczanych do niego przez samego przedsiębiorcę. 

Najważniejszymi elementami są:

  • wydruki z KPIR od początku roku podatkowego,
  • rejestry zakupu i sprzedaży VAT,
  • ewidencje środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
  • deklaracje VAT i deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • dokumenty związane z kadrami i płacami,
  • faktury, rachunki i inne dokumenty, które mogą być podstawą księgowania (potwierdzenia zapłaty, umowy, wyciągi bankowe),
  • inne dokumenty, które zwyczajowo były przekazywane do biura rachunkowego.
Obowiązek sprawdzenia czy przekazywana dokumentacja jest kompletna ciąży na przedsiębiorcy, jednak nie jest zabronione, aby nowe biuro brało czynny udział przy tym procesie. Odbiór jest potwierdzany protokołem, w którym przedsiębiorca potwierdza kompletność dokumentacji, nie zgłaszając, co do niej żadnych zastrzeżeń. 

Szybkie przekazanie powyższych dokumentów pozwoli nowym księgowym na wdrożenie się w sytuację finansową klienta oraz zaproponowanie rozwiązań, które będą skutkować obniżeniem podatków w przyszłości.

Księgowi inFakt pomogą Ci zmienić biuro rachunkowe


Ogólnopolskie biuro rachunkowe inFakt oferuje księgowość połączoną ze wsparciem przy zmianie biura. Na czym ona polega? 

  • Zawierasz z inFaktem umowę o świadczenie usług księgowych

  • Skanujesz i przesyłasz dokumenty w formie skanów

  • Księgowi inFaktu analizują dokumenty i kontynuują rozliczenia

Dzięki temu zmiana biura rachunkowego jest prosta i szybka. Wejdź na stronę inFaktu lub załóż darmowe konto w formularzu poniżej i sprawdź jak to działa!