Wśród form ewidencji księgowych wymienić można małą i pełną księgowość. Pełna księgowość jest bardzo rozbudowanym systemem informacyjnym stosowanym przez przedsiębiorstwa o określonej formie prawnej oraz przez osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, których przychody przekraczają 1.200.000 euro rocznie.

Pozostali przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze nieosiągający tego poziomu przychodów stosują tzw. małą księgowość. Różni się ona od pełnej księgowości znacznymi uproszczeniami w prowadzonej ewidencji. O ile pełne księgi wymagają skomplikowanych rozliczeń, rozbudowanych planów kont i całej dokumentacji opisującej te zasady zwanej polityką rachunkowości, o tyle w przypadku małej księgowości ewidencja ta jest niezwykle prosta.

Jest to również jedna z najpopularniejszych form ewidencji księgowych, gdyż ogromna liczba działających na rynku firm to jednoosobowe działalności gospodarcze. Każda z nich prowadzi małą księgowość, która polega na rozliczaniu osiąganych z tej działalności dochodów na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ewidencja ta składa się z kilkunastu kolumn odpowiedniego rodzaju. Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie jej prowadzenia. Kolumny te dzielą się następująco:

• Kolumna 1 – służąca do wpisywania kolejnego numeru zapisu do księgi.
• Kolumna 2 – ujmuje się w niej datę zdarzenia gospodarczego wynikającą z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania zapisu.
• Kolumna 3 – zawiera numer faktury bądź innego dowodu.
• Kolumna 4 i 5 – służą do wpisania imion i nazwisk (lub nazw firm) oraz adresu kontrahentów, do których odnosi się dana transakcja. W przypadku dokumentowania danego zdarzenia dowodami wewnętrznymi lub wprowadzając zbiorcze zestawienie sprzedaży kolumny te pozostaję puste.
• Kolumna 6 – ujmuje się w niej opis zdarzenia gospodarczego. Określenie to powinno być zwięzłe, ale wyraźnie oddawać charakter danej operacji.
• Kolumna 7 – przeznaczona jest do wpisywania osiąganych przychodów ze sprzedaży wyrobów/towarów i ze sprzedaży usług.
• Kolumna 8 – służy do wpisywania pozostałych przychodów (otrzymanych odsetek od środków na rachunku bankowym, otrzymanych kar, przychodów ze sprzedaży składników majątku trwałego).
• Kolumna 9 – jest sumą kwot przychodów ujętych w kolumnach 7 i 8.
• Kolumna 10 – służy ujmowaniu wartości zakupionych materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
• Kolumna 11 – przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem np. kosztów transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
• Kolumna 12 – ujmuje się w niej koszty wynagrodzeń brutto na podstawie sporządzanych list płac oraz dowodów potwierdzających dokonanie wypłaty tych wynagrodzeń w gotówce i w naturze,
• Kolumna 13 – przeznaczona do ujmowania wszystkich pozostałych kosztów niewymienionych w ww. kolumnach, które stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności. Do kolumny tej zalicza się najczęściej czynsze za lokal, opłaty za media, paliwa, materiały biurowe, środki czystości, drobne wyposażenie, amortyzację, składki społeczne finansowane przez pracodawcę, koszty eksploatacji samochodów itp.
• Kolumna 14 – jest sumą wydatków ujętych w kolumnie 12 i 13.
• Kolumna 15 – kolumna ta jest wolna, można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13, a także wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych),
• Kolumna 16 - jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi.

Operacje dotyczące działalności gospodarczej, wpisywane powinny być w kolumnach odpowiadającym rodzajom tych zdarzeń.

Jak widać prowadzenie podatkowej księgi technicznie jest niezwykle proste. Najwięcej problemów może sprawiać jedynie określenie, w którym momencie ująć dany koszt bądź przychód w księdze oraz, czy oby na pewno poniesiony koszt będzie stanowił koszt uzyskania przychodów według przepisów podatkowych.

Dla doświadczonych księgowych nie stanowi to większego kłopotu, dlatego przedsiębiorcy od samego początku wolą powierzać te zadania właśnie im. Zapominają jednak przy tym, że każda działalność o konkretnym charakterze generuje podobnego rodzaju koszty, które mają charakter stały i prowadzenie comiesięcznych rozliczeń staje się powtarzalne, schematyczne, a tym samym łatwe do opanowania.

Oczywiste jest jednak, że początkującego przedsiębiorcę jak najbardziej może przerażać po pierwsze wybór wśród mnóstwa dostępnych na rynku programów do prowadzenia podatkowej księgi, a następnie rozpoczęcie z nim pracy. W związku jednak z tym, że przedsiębiorcy coraz bardziej interesują się swoimi firmami od strony podatkowej, szukają oszczędności podatkowych oraz są bardziej świadomi tego, że znajomość własnej firmy od strony finansowej to dla nich same korzyści, na rynku pojawiają się rozwiązania przygotowane specjalnie dla nich.

Taką usługę świadczy platforma Infakt.pl. Została ona stworzona właśnie z myślą o przedsiębiorcach. Rozwiązania, które oferuje pozwalają im na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów bez problemów oraz zgodnie z przepisami podatkowymi. Wynika to z faktu, że wszelkie księgowania w aplikacji są w pełni zautomatyzowane.

Wystawiając faktury sprzedaży w aplikacji Infakt użytkownik nie musi już wykonywać żadnych czynności mających na celu ujęcie ich w podatkowej księdze, gdyż w momencie wydruku faktury bądź wysłania jej e-mailem do kontrahenta zostaje ona automatycznie zaksięgowana w kolumnie przychodów. Natomiast wprowadzając koszty użytkownik uzupełnia jedynie informacje opisujące dane zdarzenie, czyli datę, treść, stronę oraz wartość, a aplikacja na podstawie wskazanego rodzaju kosztu:

księguje go automatycznie w odpowiednich kolumnach księgi.

Po wprowadzeniu dokumentów wystarczy przejść do zakładki księgowość, by zobaczyć aktualną wysokość przychodów, kosztów i dochodu oraz wydrukować podatkową książkę przychodów i rozchodów.

W kolejnych zakładkach „Księgowości” można sprawdzić wysokość podatku dochodowego, podatku VAT, wydrukować deklarację, rejestry zakupu i sprzedaży na podstawie wprowadzonych wcześniej dokumentów oraz sprawdzić wysokość składek ZUS, jaką podatnik musi aktualnie opłacić.

Żaden program do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie ofertuje tak zautomatyzowanych rozwiązań, dzięki którym każdy podatnik jest w stanie rozliczyć swoją działalność.