Samodzielne prowadzenie księgowości w małej firmie – o czym należy pamiętać?

Mała księgowość to uproszczony sposób rozliczeń, przeznaczony głównie dla jednoosobowych przedsiębiorców. Standardowo dotyczy ona firm, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych, rozliczają się na podstawie KPiR i rejestru sprzedaży VAT, a także nie zatrudniają żadnych pracowników. Prowadzenie takiej uproszczonej księgowości nie jest skomplikowane, trzeba jednak pamiętać o kilku formalnościach… 

Obowiązki w zakresie podatków – PIT…

Dwa podstawowe podatki, z którymi właściwie każdy przedsiębiorca ma do czynienia – to PIT i VAT. W przypadku małej księgowości rozliczanie z urzędami odbywa się na podstawie KPiR. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to prosta ewidencja pozwalająca zapisywać zdarzenia gospodarcze zachodzące w firmie.

Najprościej rzecz ujmując – przychody i koszty.  Każdy przedsiębiorca prowadzący KPiR musi płacić podatek dochodowy, który wylicza się od dochodu stanowiącego uzyskane przychody pomniejszone o poniesione wydatki. Wyliczoną kwotę zaliczki na podatek dochodowy należy wpłacić na konto US do 20 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale).

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

…i VAT

Przedsiębiorca, który od początku chce być VAT-owcem musi dokumentować każdą transakcję fakturą. Musi on także prowadzić rejestr sprzedaży VAT oraz – co miesiąc lub kwartał – składać we właściwym urzędzie skarbowym deklarację VAT-7(K) w celu rozliczenia podatku VAT (w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale).

Obowiązki wobec ZUS

Równie ważne jak obowiązki podatkowe są obowiązki wobec ZUS. W przypadku uproszczonej księgowości nie ma wielu formalności kadrowo-płacowych ale trzeba pamiętać o comiesięcznym, terminowym regulowaniu składek ubezpieczeniowych. Przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników powinni wpłacać składki na konto urzędu do 10 dnia każdego miesiąca.

Warto śledzić na bieżąco, czy w wysokości składek nie zachodzą zmiany, wszelkie niedopłaty ZUS z pewnością wychwyci naliczając spore odsetki. Przedsiębiorca jest także zobowiązany do złożenia dokumentu ZUS DRA, z którego wynika wartość składek do zapłaty. O ile nie zachodzą zmiany wystarczającym jest złożenie takiego dokumentu za pełen okres rozliczeniowy. W kolejnych miesiącach dokument będzie automatycznie powielany. ZUS DRA trzeba jednak składać, ze niepełne okresy rozliczeniowe.

Obowiązki związane z dokumentacją firmową

Wszelkie wytworzone w ramach prowadzonej działalności dowody księgowe (m.in. faktury, korekty, paragony, potwierdzenia zapłaty itp.) trzeba prawidłowo przechowywać. Większość rejestrów można obecnie prowadzić w formie elektronicznej – jest to wygodne i bezpieczne, nie zwalnia to jednak z obowiązku przechowywania papierowej dokumentacji.

Na przykład elektroniczną wersję KPiR trzeba drukować najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Generalnie dokumentację księgową i podatkową należy przechowywać w bezpiecznym miejscu i oryginalnej postaci przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Mała księgowość – kiedy potrzebny księgowy

O ile w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych stała współpraca z księgowym jest niezbędna, o tyle w przypadku małej księgowości większość czynności rozliczeniowych może wykonywać sam przedsiębiorca.

Dobrym rozwiązaniem, minimalizującym ryzyko błędu w rozliczeniach jest korzystanie z programów do rozliczeń online przeznaczonych do rozliczania małej księgowości. Dzięki systemom takich jak inFakt, większość rozliczeń jest wykonywana automatycznie, trzeba tylko pamiętać o systematycznym wpisywaniu danych do systemu.