Koszty uzyskania przychodów

Laptop, telefon komórkowy, meble – to tylko część z wydatków, jakie przedsiębiorca może zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Prowadząc firmę trzeba pamiętać, aby gromadzić i zapisywać możliwie wiele dokumentów kosztowych. Z czego to wynika? Zasada jest prosta – im więcej kosztów tym niższy podatek dochodowy.

Nie każdy wydatek jest kosztem

Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki służące do uzyskania przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Trzeba jednak pamiętać, że to właśnie na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że konkretny wydatek łączy się z daną działalnością.

Nie wszystkie bowiem mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. Przepisy nakładają odgórnie pewne wymogi, które ograniczają możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o te wydatki. Do takich warunków należą:
  • rozłożenie w czasie możliwości dokonywania zaliczeń konkretnych wydatków do kosztów (amortyzacja),
  • konieczność przedstawiania dodatkowych (poza fakturami) dowodów poniesienia określonych wydatków,
  • wykluczenie wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu,
  • możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu tylko i wyłącznie wydatków faktycznie poniesionych z racji uzyskania przychodu (niedopuszczalny jest na przykład zakup telefonu komórkowego, który nie będzie nigdy używany).

Kiedy można wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Przedsiębiorca ma możliwości zaliczenia wydatków poniesionych w związku z prowadzoną działalnością do kosztów uzyskania przychodu, o ile:
  • są w odpowiedni sposób udokumentowane,
  • zostały faktycznie poniesione,
  • wiążą się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
  • nie zostały wyłączone (na mocy ustawy) z kosztów, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.
Niektóre wydatki, na przykład te związane z używaniem prywatnego auta do celów służbowych, wymagają dodatkowego udokumentowania. W tym przypadku jest to konieczność prowadzenia tzw. kilometrówki. Ponadto, w pewnych przypadkach jako dokumenty potwierdzające koszty mogą służyć choćby wyciągi bankowe, paragony, czy bilety na trasy powyżej 50 km, które zawierają określone dane (m.in. informacje o trasie, nazwę i NIP sprzedawcy, kwoty netto i brutto).

)

Koszty uzyskania przychodów – co można do nich zaliczyć?

Pomimo pewnych prawnych ograniczeń przedsiębiorca może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć sporo wydatków. Związanych choćby z usługami, opłatami za czynsz i media, zakupem towarów handlowych czy związanych z użytkowaniem firmowego samochodu. Wśród popularniejszych można wymienić np.:
  • komputery (w tym części komputerowe) i akcesoria,
  • meble biurowe, artykuły biurowe i środki czystości,
  • faksy, skanery i telefony,
  • Internet,
  • szkolenia i kursy,
  • odsetki od kredytów firmowych,
  • materiały do remontu biura/siedziby,
  • czasopisma i książki związane z prowadzoną działalnością.
Planując wydatek dobrze więc rozważyć czy dany zakup można włączyć do kosztów firmowych, aby obniżyć podstawę opodatkowania i pomniejszyć kwotę VAT należnego.

Rozliczaj koszty z inFaktem

Jeśli chcesz szybko i wygodnie dodawać firmowe koszty wypróbuj się na inFakt.pl. Aby dodać koszt w Programie do Księgowości wystarczy, że wypełnisz prosty formularz, a także załączysz jego skan. Aplikacja automatycznie wykona wszelkie konieczne obliczenia, w tym:
  • zapisze wydatek w KPiR,
  • zapisze wydatek w rejestrze VAT zakupów,
  • ujmie właściwe kwoty w VAT-7 i PIT-5.
Użytkownik po dodaniu kosztu ma do niego stały dostęp. Dzięki temu w każdej chwili może sprawdzić koszty analizując firmowe finanse, czy też pobrać skany faktur kosztowych. Dodawanie kosztów w inFakt.pl jest niezwykle szybkie i wygodne. Jak się o tym przekonać?

W tym celu załóż konto, wypełnij dane księgowe i przetestuj Program do Księgowości. Każdy użytkownik dostaje możliwość wypróbowania tej usługi przez 30 dni zupełnie za darmo. W tym czasie przekonasz się, że inFakt jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy.

Autor: Wiktor Sarota

Zobacz również

Działalność gospodarcza koszty

Czy zakładając działalność gospodarczą chciałbyś wiedzieć, jakie koszty poniesiesz w związku z jej prowadzeniem? Czy wiesz, jakiego rodzaju koszty będą stanowiły największą część wydatków? Przewidzenie ich wysokości będzie niezwykle trudne, ale już w tej chwili możesz dowiedzieć się, jaką klasyfikację kosztów zaprowadzić w księgowości Twojego

Jak księgować koszty firmy?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą zmierzyć się z rozliczaniem kosztów podatkowych prowadzonej działalności

Jak księgować fakturę ?

Ewidencjonowanie faktur w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie jest czynnością skomplikowaną

pokaż więcej tematów

Koszty w firmie

W myśl przepisów do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki służące do uzyskania przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła