Z definicją przychodów, które z założenia powinno osiągać każde przedsiębiorstwo, wiążą się także koszty, które są określane mianem kosztów uzyskania przychodów.

Ogólnie mówiąc, są to wydatki, które są niezbędne do poniesienia w procesie uzyskiwania przychodu lub też w celu jego utrzymania. Te koszty stanowią swoiste zmniejszenie osiąganego przychodu. W wyniku odjęcia od przychodów kosztów uzyskania przychodu otrzymuje się dochód. Ten z kolei staje się podstawą do opodatkowania podatkiem dochodowym. Najpopularniejszym kosztem w tym zakresie są wydatki, które przedsiębiorca musi ponosić w związku z zatrudnianiem pracowników.

Sprawdź jak proste jest dodawanie kosztów w aplikacji infakt.pl

Jest wiele wydatków, które przedsiębiorca musi ponieść w celu uzyskania przychodu lub utrzymania jego źródła. Nie wszystkie jednak mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. Ustawy w zakresie podatku dochodowego ustaliły zamkniętą wręcz listę wydatków, które częstokroć muszą być poniesione w ramach starań o uzyskanie przychodu lub zachowanie jego źródła, ale nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Zasadniczo można powiedzieć, iż każda firma musi dokonywać wydatków w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą. Prawo podatkowe nakłada jednak bardzo wiele wymogów, które ograniczają możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o te wydatki. Do takich warunków należą:

• rozłożenie w czasie możliwości dokonywania zaliczeń konkretnych wydatków do kosztów, które umożliwiają uzyskiwanie przychodów (amortyzacja),
• limity wydatków, które ustalane są dla określonego rodzaju kosztów, które zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu (limit wydatków na reprezentację i reklamę niepubliczną itp.),
• konieczność przedstawiania dodatkowych (poza fakturami) dowodów poniesienia określonych wydatków,
• wykluczenie wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu,
• możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu tylko i wyłącznie wydatków faktycznie poniesionych z racji uzyskania przychodu (niedopuszczalny jest na przykład zakup telefonu komórkowego, który nie będzie nigdy używany ani aktywowany).

Zatem możemy z grubsza założyć, że wydatki podlegać będą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, o ile:

• zostały one w odpowiedni sposób udokumentowane,
• zostały one faktycznie poniesione,
• wiążą się bezpośrednio z osiąganym przez przedsiębiorstwo przychodem,
• nie zostały wyłączone (na mocy ustawy) z kosztów, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zatem by poniesione przez przedsiębiorcę wydatki mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, to muszą one zostać należycie udokumentowane. Ustawa o podatku dochodowym nie wskazuje szczegółowych regulacji w tym zakresie, ale powinny obowiązywać ogólne zasady dotyczące dokumentowania kosztów. Najlepiej jest, jeśli są one dokumentowane w taki sposób, jak wskazują przepisy regulujące zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Niektóre wydatki, na przykład te związane z używaniem prywatnego auta do celów służbowych, wymagają dodatkowego udokumentowania. W tym przypadku jest to konieczność prowadzenia tzw. kilometrówki.

Przegląd kosztów w Infakt.pl

Przedsiębiorstwa, które na mocy obowiązujących przepisów muszą prowadzić księgi rachunkowe, mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wszelkie wydatki, które dotyczą przychodów w danym okresie. Dlatego też tacy przedsiębiorcy dokonują międzyokresowego rozliczania kosztów. Podobnie mogą postępować także przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ich jednak przypadku zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu odbywa się w momencie (dacie) ich poniesienia.

Zdarzają się takie sytuacje, w których koszt wiązać się może zarówno z przychodami, które podlegają opodatkowaniu, jak również z innymi przychodami. Wówczas przedsiębiorca musi ustalić, która część takiego kosztu może zostać zaliczona do przychodów opodatkowanych. W związku z tym należy dokonać obliczenia udziału procentowego przychodów opodatkowanych w przychodach ogółem. Taką samą proporcję należy wykorzystać do obliczenia struktury kosztu, który chcemy wliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Nie zostały zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów między innymi następujące wartości:

• odsetki od własnego kapitału, które wniesione zostały w przychody,
• wartości własnej pracy przedsiębiorcy, a także pracy jego małżonka oraz małoletnich dzieci,
• podatek dochodowy,
• podatek od spadków oraz darowizn,
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• grzywny oraz kart pieniężne,
• kary umowne,
• odszkodowania,
• wierzytelności, które odpisane zostały jako przedawnione,
• koszty reprezentacji (poniesione przede wszystkim na usługi gastronomiczne),
• odsetki za zwłokę,
• odsetki, prowizje oraz różnice kursowe w związku z zaciągniętymi pożyczkami (kredytami),
• nieopłacone składki na ubezpieczenia społeczne,
• wysokość diet z tytułu podróży służbowych w momencie, jeśli przekroczą one wysokość diet przysługujących ustawowo,
• straty, jakie powstały w związku z utratą lub likwidacją samochodów, a także koszty ich remontów jeśli auta nie były objęte dobrowolnym ubezpieczeniem,
• podatek VAT (z kilkoma wyjątkami).

Zasadniczo VAT naliczony nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Bowiem podatek naliczony, który zapłacony został w cenie za towar lub usługę, może przez przedsiębiorcę zostać odliczony od jego podatku należnego. Okazuje się jednak, że także w tym przypadku obowiązują wyjątki od reguły. Ma to miejsce na przykład w sytuacji, kiedy podatnik nabywa towar opodatkowany podatkiem VAT, ale (na skutek zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego) dokonuje sprzedaży tego towaru bez podatku. Zatem jeśli podatnik, który nie jest podatnikiem VAT nabywa towary i usługi, które wykorzystuje w celu wytworzenia lub odsprzedaży towarów (świadczenia usług), a które zwolnione są z tego podatku, to może podatek naliczony zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Dodawanie kosztów w Infakt.pl

To nie jedyny taki wyjątek. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć także podatek naliczony wówczas, kiedy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT w sytuacji, gdy VAT naliczony nie powoduje powiększenia wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Dodawanie kosztów w Infakt.pl (wybór waluty)

W zakresie wyjątków mamy także do czynienia z podatkiem należnym. Stanie się on kosztem uzyskania przychodu w przypadku importowania usług a także wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o ile nie będzie on stanowił podatku naliczonego. Kosztem takim będzie także podatek należny dotyczący przekazania lub też zużycia, przez przedsiębiorcę będącego podatnikiem, towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentowania oraz reklamy.

Dodawanie kosztów w Infakt.pl (wybór klienta)

Ponadto do kosztów podatkowych zaliczana zostaje także kwota podatku VAT, która została nieuwzględniona w początkowej wartości środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji lub jeśli dotyczy ona innych rzeczy (a także praw, które nie są określane jako środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne) ale które podlegają amortyzacji.