Koszty firmy i ich rozliczanie to jeden z najczęściej poruszanych tematów przez przedsiębiorców. Z prostej przyczyny – wyższe koszty to niższy podatek dochodowy. Ale że niuanse rozliczania kosztów do prostych nie należą, mnożą się często zadawane pytania. Oto 33 z nich.

1. Co może być kosztem?

Kosztem może być ten wydatek, który służy uzyskaniu przychodu lub utrzymaniu (zabezpieczeniu) jego źródła, pod warunkiem, że przepisy nie wykluczają danego wydatku odgórnie. Oprócz tego, koszt musi być właściwie udokumentowany – najczęściej za pomocą faktury. Informacje o takich kosztach można znaleźć w ustawie o PIT w art. 23.

Sprawdź darmowy ebook inFaktu 51 pomysłów na koszty firmowe.

2. Jak koszty firmy zmniejszają podatek dochodowy do zapłaty?

W firmie rozliczanej na podstawie KPiR podatek oblicza się jako procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. Tym samym im większe koszty, tym mniejszy dochód, a tym samym mniejszy podatek dochodowy. Z tego powodu przedsiębiorcom zależy na tym, by jak najwięcej wydatków „wrzucać w koszty”.

3. Czy faktura jest niezbędna, aby rozliczyć koszt?

Według ogólnej zasady koszty rozlicza się na podstawie faktur, ale w niektórych przypadkach można je także rozliczać na podstawie np. paragonu, dowodu zapłaty, czy wyciągu z konta bankowego. Więcej na ten temat można dowiedzieć się z tego artykułu.

4. Czy paragon wystarcza do rozliczenia kosztu?

Paragon wystarcza do rozliczenia kosztu, gdy zakup dotyczy paliwa kupionego za granicą, a także zakupu środków czystości i materiałów biurowych. Ponadto paragon fiskalny może być równoznaczny z tzw. fakturą uproszczoną. Dzieje się tak wtedy, gdy zakup kosztuje nie więcej niż 450 zł, a na paragonie znajduje się NIP nabywcy. Więcej na temat faktury uproszczonej – tutaj.

5. Czy wydatek można zaliczyć do kosztów i odliczyć od niego VAT na podstawie innego dokumentu niż faktura?

Tak – przepisy dopuszczają, aby niektóre dokumenty traktować jak faktury, co pozwala rozliczać na ich podstawie koszty i odliczać od nich VAT. Chodzi o bilety jednorazowe na odległość co najmniej 50 km i dowody zapłaty za autostradę. Sprawdź więcej kosztów, które możesz rozliczyć nie posiadając na nie faktur.

6. Kiedy rozliczyć koszt w KPiR?

Według ogólnej zasady koszty rozlicza się w terminie wystawienia faktury. Co za tym idzie, zdecydowaną większość wydatków zapisuje się w KPiR na podstawie faktur VAT. Jedynie nieliczne wydatki można dokumentować np. dowodami zapłaty, paragonami, czy dowodami wewnętrznymi. Więcej o tym kiedy rozliczyć fakturę można przeczytać tutaj.

7. Jak rozliczać koszty, na które nie ma faktur?

Koszt firmowy, na który nie ma faktury rozlicza się wystawiając dowód wewnętrzny kosztowy. Jest to wewnętrzny dokument sporządzany na potrzeby firmy, który zawiera opis kosztu, datę jego poniesienia, a także jego kwotę. Oprócz samego dowodu wewnętrznego trzeba także zachować w dokumentacji firmowej inne potwierdzenia kosztu, takie jak np. dowody zapłaty. Więcej o kosztach, które nie wymagają faktur można przeczytać tutaj.

8. Znalazłem fakturę kosztową. Czy mogę ją rozliczyć w kosztach i odliczyć od niej VAT?

Według ogólnej zasady koszty firmy rozlicza się w terminie wystawienia faktury. Koszt ze znalezionej faktury teoretycznie należałoby rozliczyć w okresie, którego dotyczy, dokonując korekty KPiR za ten okres. W praktyce jednak spóźniony koszt rozlicza się:

  • w bieżącym okresie – jeśli rok podatkowy nie skończył się,
  • 31 grudnia – jeśli rok podatkowy skończył się.

Mimo że takie działanie sprawia, że wpisy w KPiR nie są chronologiczne to, fiskus zwykle nie zabrania takiej czynności, ponieważ podatnik działa na swoją niekorzyść rozliczając koszt później.

Natomiast jeśli chodzi o VAT, to według ogólnej zasady VAT można odliczyć za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, a nabywca otrzymał fakturę. Alternatywnie, VAT można też odliczyć w jednym z dwóch kolejnych okresów. Późniejsze odliczenie VAT-u także jest możliwe, ale wymaga korekty deklaracji VAT.

9. Czy składki ZUS mogą być kosztem?

Tak – składki społeczne można odjąć od dochodu lub zaliczyć do kosztów, zaś opłata na Fundusz Pracy może tylko stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast składka zdrowotna nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu, gdyż w większości odejmuje się ją wprost od podatku – dokładnie 7,75% podstawy wymiaru – cała składka to 9%. Różnica, czyli 1,25% podstawy wymiaru nie jest odejmowana od podatku i nie może stanowić kosztu. Więcej na temat ZUS-u przedsiębiorców dowiesz się z tego artykułu.

10. Czy wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na umowę o dzieło lub zlecenie może być kosztem?

Tak. Wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na umowę o dzieło lub zlecenie może być kosztem w kwocie brutto, tzn. wraz z zaliczką na podatek dochodowy oraz ewentualnymi składkami ZUS. Dowodem poniesienia takiego kosztu są: umowa oraz dowody zapłaty. Poznaj 10 ważnych kwestii dotyczących umów cywilnoprawnych.

11. Czy wydatki na szkolenia lub studia podyplomowe mogą być kosztami?

Wydatki na szkolenia lub studia podyplomowe mogą być kosztami pod warunkiem, że są powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą jej prowadzeniu i rozwojowi w danej chwili, a nie „na przyszłość”. Więcej na temat rozliczania kosztów edukacji można przeczytać w tym artykule na blogu inFaktu.

12. Czy wydatki na samochód mogą być kosztem?

Wydatki związane z samochodem (benzyna, części i usługi serwisowe) można wrzucać w koszty, o ile przedsiębiorca ma samochód w środkach trwałych. Jeżeli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego do działalności gospodarczej, to należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i w niej uwzględniać koszty pojazdu. Rozliczenie kosztów samochodu można uzasadniać np. dojazdami do biura lub gabinetu, wyjazdem po towar lub wyposażenie, dojazdem do klienta, dojazdem w miejsce wykonania usługi.

13. Czy zakup zagranicznej usługi online (np. Basecamp, GitHub) może być kosztem?

Tak. Taki zakup może być kosztem, pod warunkiem, że dotyczy działalności gospodarczej oraz jest odpowiednio udokumentowany. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.

14. Czy media (czynsz, prąd, gaz, internet) można wrzucać w koszty, gdy prowadzi się firmę w mieszkaniu?

Prowadząc firmę w mieszkaniu można rozliczać w kosztach część opłat mieszkaniowych. W tym celu trzeba oszacować jaki procent mieszkania służy potrzebom firmowym i zapisać wynik obliczeń na odpowiednim oświadczeniu.

Następnie w koszty można wrzucać odpowiedni procent opłat mieszkaniowych (czynszu, prądu, Internetu, itp.). Do tego celu nie trzeba posiadać faktur wystawionych na dane przedsiębiorcy – wystarczą rachunki i dowody zapłaty. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.

15. Czy kara umowna lub odsetki mogą być kosztami?

Kara umowna lub odsetki związane z umową z kontrahentem mogą być kosztami, o ile ich zapłata ma wpływ na osiągane przychody, jest celowa oraz w pełni uzasadniona ekonomicznie, a także nie jest wykluczona z kosztów odgórnie przez ustawę. W koszty nie można np. wrzucać odsetek od zaległości podatkowej. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

16. Czy wydatki związane z delegacją przedsiębiorcy można wrzucić w koszty?

Tak. Przedsiębiorca, który udaje się w delegację może rozliczyć koszty przejazdu i zakwaterowania (hotel). Jeśli chodzi o koszty wyżywienia, to rozlicza się je w kosztach stosując zasady diet opisane w Kodeksie pracy. Np. za 1 dzień delegacji w Polsce można rozliczyć w kosztach 30 zł. Dowiedz się więcej o rozliczaniu delegacji w firmie.

17. Czy bilet miesięczny może być kosztem?

Tak – przy czym urzędnicy mogą zakwestionować rozliczenie biletu miesięcznego w całości, gdyż zakładają, że przedsiębiorca korzysta z niego również w celach prywatnych. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozliczenie tylko oszacowanego procentu biletu miesięcznego wykorzystywanego w celach firmowych.

Rozliczenie biletu miesięcznego w kosztach wymaga posiadania faktury, natomiast w innych przypadkach wystarczy sam bilet. Sprawdź inne przypadki, w których koszt można rozliczyć bez faktury.

18. Czy bilet jednorazowy może być kosztem?

Tak – kupno biletu jednorazowego (na pociąg, autobus, samolot, itd.) może być kosztem, pod warunkiem, że podróż jest związana z prowadzeniem działalności gospodarczej. Taki koszt można rozliczyć tylko na podstawie biletu (bez faktury) pod warunkiem, że bilet jest wystawiony na trasę powyżej 50 km, zawiera dane sprzedawcy z NIP-em, datę wystawienia, informacje o trasie, kwotę należności brutto i kwotę podatku.

19. Czy rower lub motorower można wrzucić w koszty?

Tak – pod warunkiem, że przedsiębiorca wykorzystuje w działalności gospodarczej rower lub motorower (np. dojeżdża nim do biura, gabinetu, do klienta, w miejsce wykonania usługi, po towar, itp.). W koszty można wrzucić nie tylko sam zakup roweru lub motoroweru, ale także części zamienne i usługi serwisowe. W koszty nie można wrzucić kasku i odzieży ochronnej. Więcej na temat rozliczania w firmie skutera – tutaj.

20. Czy mandat może być kosztem?

Nie. Ani mandat drogowy, ani mandat skarbowy nie mogą stanowić kosztów. Takie kary są wykluczone z kosztów uzyskania przychodu nawet wówczas, gdy przedsiębiorca jest w stanie udowodnić ich związek z osiąganym przychodem i uzasadnić ekonomicznie ich poniesienie.

21. Czy odsetki za niezapłacone podatki lub ZUS można wrzucić w koszty?

Nie. Wszystkie odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

22. Czy kupno alkoholu można rozliczyć w kosztach?

Nie. Alkohol jest wprost wyłączony z kosztów uzyskania przychodu wraz z innymi kosztami tzw. reprezentacji. Są to wydatki interpretowane zwykle jako służące wywołaniu pewnego wrażenia, a przez niepowiązane z uzyskaniem przychodu.

23. Czy zapłacone podatki można wrzucać w koszty?

Nie (według ogólnej zasady). Istnieje jednak szereg wyjątków, które dotyczą m.in. VAT-u płaconego w niektórych przypadkach, a także np. podatku od nieruchomości firmowych. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.

24. Czy kurs prawa jazdy kat. B można wrzucić w koszty?

Nie. Jest to wydatek, który w znacznym stopniu jest prywatny. Zdaniem urzędników prawo jazdy kat. B praktycznie zawsze jest wykorzystywane w celach prywatnych, a nawet jeśli nie jest to w założeniu daje taką możliwość. Dlatego nie może stanowić kosztu.

25. Czy żywność kupiona do własnych potrzeb przedsiębiorcy może być kosztem?

Nie. Jest to jeden z kosztów, których rozliczania zabrania Ustawa o PIT w art. 23. Żywność kupiona w celach prywatnych nie może stanowić kosztu, ponieważ trudno byłoby udowodnić jej związek z osiągnięciem przychodu. Więcej na temat rozliczania wydatków na żywność możesz dowiedzieć się z tego artykułu.

26. Czy kupno obrazu lub rzeźby (dzieła sztuki) może być kosztem?

Nie – rzeźba, dzieło sztuki, a także inne podobne drogie wydatki nie mogą stanowić kosztów. Są to wydatki, które nie są związane z uzyskiwaniem przychodu w działalności, a zatem nie mogą być kosztami firmowymi.

27. Czy kupno ubrań lub butów może być kosztem?

Nie – ubrania, buty i inne części garderoby (np. nakrycie głowy) nie mogą stanowić kosztów, nawet wówczas, gdy w danej branży posiadanie danego rodzaju odzieży jest konieczne (np. garnitur dla prawnika). Jedyny wyjątek od tej zasady stanowią ubrania i buty ochronne niezbędne do wykonywania danej pracy, a także zawierające znaki reklamowe (np. logo firmy).

28. Czy kupno telewizora w firmie może być kosztem?

Kupno telewizora może być kosztem pod warunkiem, że telewizor jest wprost związany z prowadzoną działalnością (np. produkcja wideo, agencja reklamowa). Natomiast gdy firma nie zajmuje się działalnością wymagającą posiadania telewizora, to taki koszt może być trudno uzasadnić w razie kontroli urzędu skarbowego. A jak to jest z abonamentem RTV? Tę kwestię można sprawdzić w artykule na blogu inFaktu: https://www.infakt.pl/blog/abonament-rtv-w-firmie/

29. Czy lunch lub obiad z klientem można wrzucić w koszty?

Tak – przy czym bez alkoholu oraz pod warunkiem, że obiad nie kwalifikuje się do tzw. reprezentacji (drogich wydatków o wystawnym i ekskluzywnym charakterze). Jeżeli spotkanie w ramach którego spożywane są posiłki wiąże się z podpisaniem w późniejszym terminie umów, wystawianiu faktur, czyli ma swoje odzwierciedlenie w przychodzie to można wydatki na posiłki potraktować jako koszty firmowe.

30. Czy napoje, ciastka, przekąski dla klientów lub pracowników można wrzucać w koszty?

Tak – napoje, ciastka, przekąski itp. służące klientom lub pracownikom można wrzucać w koszty. Nie może to być jednak alkohol. Ponadto, zakupiona żywność i napoje nie mogą kwalifikować się do tzw. reprezentacji (drogich wydatków o wystawnym i ekskluzywnym charakterze). Więcej na temat rozliczania kosztów żywności – tutaj.

31. Czy dekoracje (plakat, akwarium, itp.) w firmie można wrzucić w koszty?

Tak – dekoracje, plakaty, akwaria mogą stanowić koszty firmoweo. Przy czym nie mogą to być dzieła sztuki, a także inne wydatki kwalifikujące się do tzw. reprezentacji (drogich wydatków o wystawnym i ekskluzywnym charakterze).

32. Czy remont biura lub gabinetu można wrzucić w koszty?

Tak – wydatki na remont biura mogą stanowić koszty (w tym usługa remontowa oraz materiały niezbędne do niej). Przy czym wydatki na remont nie mogą kwalifikować się do tzw. reprezentacji (drogich wydatków o wystawnym i ekskluzywnym charakterze).

33. Czy prywatne ubezpieczenie zdrowotne może być kosztem?

Prywatne ubezpieczenie zdrowotne (czyli NIE z ZUS-u) może być kosztem tylko, gdy dotyczy pracowników. Jeżeli natomiast ubezpieczenie zdrowotne dotyczy samego przedsiębiorcy, to nie może być kosztem, gdyż jest uznawane za wydatek o charakterze osobistym.

Natomiast ubezpieczenie zdrowotne z ZUS-u nie rozlicza się w kosztach, tylko odejmuje wprost od podatku, ale nie w całości. Całe ubezpieczenie to 9% podstawy wymiaru, którą stanowi 75% przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS. Od podatku dochodowego można zaś odjąć 7,75%, czyli prawie całość. Pozostała część, czyli 1,25% nie jest ani odejmowana od podatku, ani nie stanowi kosztu.

Więcej na temat kosztu składki zdrowotnej – tutaj.