Rozliczanie kosztów żywności – to opcja elektryzująca wielu przedsiębiorców, dzięki której firmy mogłyby znacznie zaoszczędzić na podatku dochodowym. Co ciekawe, mimo że przepisy wprost wykluczają niektóre zakupy żywności z kosztów, to jednak są sytuacje, w których rozliczenie np. obiadu jest dopuszczalne. Warto je poznać.

Każdy koszt musi służyć uzyskaniu przychodu lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła, oczywiście pod warunkiem, że przepisy nie wykluczają go odgórnie. Jeżeli go wykluczają, to nie ma opcji rozliczenia, nawet gdy spełnia powyższe kryterium.

Przepisy mówią, że rozliczyć nie można „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. A zatem kluczem jest nie sama żywność, ale to czy jej zakup kwalifikuje się do wydatków na „reprezentację”. Oto 5 sytuacji, w których tak nie jest, dzięki czemu kupno żywności można rozliczyć w kosztach.

1. Poczęstunek dla klientów

W firmach często można znaleźć rozmaite przekąski dla klientów, w tym ciastka, paluszki, krakersy, kawę, herbatę, wodę mineralną, itd. Takie koszty mogą pojawić się w rozliczeniach firmy, jeżeli klienci są przyjmowani w biurze, gabinecie, czy miejscu świadczenia usługi i przedsiębiorca jest w stanie ten fakt udowodnić.

2. Napoje dla pracowników

Analogicznie duże pole manewru ma firma, która zatrudnia pracowników. Dzięki temu może rozliczać w kosztach kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, napoje gazowane, czy inne napoje przeznaczone dla własnych pracowników. Urzędnicy zwykle nie kwestionują tego rodzaju kosztów, gdyż służą zadowoleniu pracowników i ich lepszej wydajności. A niekiedy zapewnienie ich jest wręcz wymagane według przepisów.

3. Dania gotowe dla pracowników

Podobnie jest w przypadku kupowania dań gotowych dla pracowników. Mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów. Chodzi tutaj np. o:

  • kanapki, sałatki, owoce,
  • catering (gotowe obiady), w tym wszelkie dania zamawiane do miejsca pracy,
  • posiłki w trakcie spotkań integracyjnych, szkoleń firmowych, itp.

4. Wyżywienie w trakcie delegacji

W kosztach firmowych można w pewnym sensie rozliczać wydatki na żywność w trakcie delegacji przedsiębiorcy, przy czym nie rozlicza się faktycznie poniesionych wydatków na podstawie faktur. Przedsiębiorca może zapisywać w kosztach diety według zasad analogicznych do opisanych w kodeksie pracy.

Jeden dzień delegacji krajowej pozwala zaliczyć do kosztów 30 zł. Natomiast w przypadku podróży zagranicznych, wysokość diet jest uzależniona od kraju, do którego podróżuje przedsiębiorca. Nie ma możliwości rozliczenia konkretnych wydatków na wyżywienie samego przedsiębiorcy.

5. Obiad z klientem w restauracji

Lunche i obiady biznesowe – to kontrowersyjne koszty. Do niedawna fiskus interpretował większość takich wydatków jak koszty reprezentacji, których rozliczyć nie można. Jednak w listopadzie 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, która dopuszcza ujęcie w kosztach wydatków związanych z obiadem w ramach prowadzonego biznesu. Może to być np. spotkanie z klientem.

Na pewno jednak nie mogą to być wydatki związane z prywatnymi spotkaniami przedsiębiorcy. W kosztach nie można także rozliczać alkoholu, nawet jeśli został kupiony w ramach wspomnianego spotkania z klientem.

Których wydatków na żywność NIE można rozliczyć w firmie?

Na koniec wymienimy kilka przykładów wydatków, których w kosztach rozliczyć na pewno nie można:

  • Pizza kupiona w trakcie pracy przez freelancera-programistę, który nie zatrudnia pracowników.
  • Kawa i herbata kupiona przez samozatrudnionego marketingowca, który nie spotyka się z klientami w biurze.
  • Faktura za obiad w restauracji spożyty przez przedsiębiorcę i jego rodzinę.
  • Alkohol – niezależnie od sytuacji jego zakupu.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy nie wiesz, czy rozliczyć koszt
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto