Planujesz zatrudnić pierwszego współpracownika? Zanim to zrobisz, przemyśl jaką umowę chcesz lub powinieneś mu wręczyć. W przypadku małych firm, na początku zazwyczaj stosuje się umowy cywilnoprawne. Oto 10 kwestii, które musisz poznać zanim spiszesz z kimkolwiek umowę o dzieło lub zlecenie.

Dla najmniejszych firm, umowy cywilnoprawne to świetny sposób na pozyskanie niewielkim kosztem „dodatkowych rąk” do pracy. Współpracownik lepiej i szybciej wykona te zadania, na które przedsiębiorca po prostu nie ma czasu lub na których nie zna się.

Próba zrobienia wszystkiego samodzielnie to jeden z błędów na początku prowadzenia firmy. Warto go uniknąć :)

Oto 10 kwestii, które musisz znać zanim zawrzesz z kimś umowę cywilnoprawną.

1. Umowa o dzieło lub zlecenie nie mogą zastępować umowy o pracę

Pierwsza, najważniejsza kwestia, którą trzeba poznać, to różnica między etatem, a umowami cywilnoprawnymi. Etat, to inaczej stosunek pracy – ustanawia go umowa o pracę. Zanim spiszesz umowę cywilnoprawną zastanów się, czy nie potrzebujesz tak naprawdę etatu. Dzieje się tak, gdy jednocześnie wymagasz, aby pracownik:

  • wykonywał pracę tylko osobiście, pod Twoim kierownictwem i nadzorem,
  • wykonywał powtarzalne, regularne czynności w stałych odcinkach czasowych,
  • wykonywał pracę wyłącznie w miejscu i czasie wyznaczonym przez Ciebie (co nie wynika wprost z charakteru zlecenia).

Granica określająca moment, w którym wykonywanie zlecenia jest tak naprawdę stosunkiem pracy, może być trudna do określenia. Ale jeśli w grę wchodzą jednocześnie trzy powyższe cechy, to istnieje duża szansa, że urzędnicy uznają takie zlecenie za stosunek pracy. A z tym wiążą się przykre konsekwencje.

2. Poznaj różnicę między dziełem, a zleceniem

Kolejna ważna kwestia, to spisanie odpowiedniej umowy cywilnoprawnej.

Podstawowa różnica pomiędzy dziełem, a zleceniem, to tzw. przedmiot umowy, czyli to, czego kontrakt dotyczy. W umowie o dzieło chodzi o rezultat pracy (czyli dzieło) – sposób jego osiągnięcia ma mniejsze znaczenie. Natomiast w umowie zleceniu liczy się sama staranność działania – jego rezultat ma mniejsze znaczenie.

Znając różnicę pomiędzy efektem, a starannością działania bez problemu będziecie w stanie stwierdzić, czy spisana umowa to umowa o dzieło, czy zlecenie. A dlaczego to jest ważne? Z prostej przyczyny – dzieło zwykle nie wymaga opłacania składek ZUS, a zlecenie wymaga.

3. Jeśli nie zastrzeżesz, że dzieło ma być wykonane osobiście, to wykonawca będzie mógł je zlecić

Czy liczy się dla Ciebie kto konkretnie wykonuje dzieło? Może się zdarzyć, że tak – np. jeśli chodzi o pisanie tekstów. Wówczas pamiętaj, aby w umowie o dzieło wpisać punkt, który mówi:
Wykonawca nie może powierzyć wykonania przedmiotu umowy osobom trzecim.

Jeśli taki punkt w umowie się nie znajdzie, zakłada się, że przekazanie wykonania dzieła kolejnym osobom jest dopuszczalne. Innymi słowy, wykonawca będzie mógł nająć w dowolny sposób kolejne osoby, które wykonają dla Ciebie „dzieło”.

4. Umowa o dzieło jest zawsze płatna

Umowa o dzieło jest z założenia płatna. Zakłada się, że wykonawcy należy się wynagrodzenie i może się go domagać, nawet jeśli w umowie nie jest określona stawka. Natomiast jeśli chcesz, aby dzieło było przekazane bezpłatnie, wówczas już nie jest to umowa o dzieło, tylko darowizna.

Przy okazji – pamiętaj, że bezpłatną umowę cywilnoprawną powinieneś rozliczyć jako przychód.

5. Od umowy o dzieło nie trzeba płacić ZUS-u, a od zlecenia trzeba (zwykle)

To standardowa zasada, od której oczywiście są pewne wyjątki. Jest ich stosunkowo niewiele, ale przynajmniej dwa z nich warto znać:

  • umowa o dzieło wymaga zapłaty składek ZUS tylko, jeśli tę umowę zawiera pracodawca ze swoim obecnym pracownikiem zatrudnionym na etacie,
  • umowa zlecenie nie wymaga zapłaty składek, jeśli jest zawarta ze studentem do 26 roku życia.

Oprócz tego, jeśli wykonawca zawrze jednocześnie dwie umowy zlecenie z dwoma różnymi przedsiębiorcami, to może wybrać, od której z tych umów chce, aby odprowadzać składki ZUS.

6. Zryczałtowane koszty 50% to większa kwota netto dla wykonawcy

Słynne podwyższone koszty uzyskania przychodu pozwalają płacić od umów związanych z wykonywaniem praw autorskich podatek dochodowy, który w praktyce wynosi 9 proc. Co to dokładnie oznacza?

W praktyce oznacza to, że podatek dochodowy od umowy oblicza się nie od całej kwoty, ale od jej połowy (stąd mamy 9% zamiast standardowych 18%). Dzięki temu z kwoty brutto do kieszeni wykonawcy trafi wyższa suma. To najlepiej sprawdzić samemu porównując kwoty netto oraz brutto z kosztami 20% i 50% w kalkulatorze wynagrodzeń.

Oczywiście, 50% koszty najczęściej dotyczą umowy o dzieło, ale mogą także dotyczyć umowy zlecenia, czy umowy o pracę.

7. 50% koszty uzyskania przychodu nie dotyczą umów na kwoty do 200 zł

Warto jednak pamiętać, że zasada 50% kosztów uzyskania przychodów NIE dotyczy umów na kwoty poniżej 200 zł.

Umowy cywilnoprawne na kwoty poniżej 200 zł są zawsze opodatkowane ryczałtowym podatkiem dochodowym 18%. Opodatkowuje się nim całą kwotę, bez względu na koszty i składki ZUS. Warto mieć to na uwadze i uświadomić współpracownika, jeśli ustalenia dotyczą kwoty brutto na umowie.

8. Umowa o dzieło i umowa zlecenie nie muszą mieć formy pisemnej

W polskich realiach mało kto wyobraża sobie zawarcia umowy inaczej, niż „na papierze”. Mimo tego jest to możliwe. Kodeks cywilny nie nakazuje spisywania umów na papierze, co oznacza, że np. e-mailowe ustalenia mogą być wiążące dla obu stron. Jednak są aspekty, które sprawiają, że umowa o dzieło i zlecenie muszą jednak mieć formę pisemną.

9. Umowa z przeniesieniem praw autorskich wymaga formy pisemnej

Jeśli umowa zakłada, że prawa autorskie do efektów pracy wykonawcy zostaną przeniesione na zleceniodawcę, to taki kontrakt musi mieć jednak formę papierową. Wynika to nie z kodeksu cywilnego, ale z przepisów o prawie autorskim (konkretnie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Ma to szczególne znaczenie w przypadku umowy o dzieło, która zapewne w większości przypadków wiąże się z efektem pracy, do którego przysługują prawa autorskie.

Tutaj warto wiedzieć, że formy pisemnej nie wymaga udzielenie licencji (co również pozwala na 50% koszty uzyskania przychodu). Np. jeśli artysta ma zaśpiewać, to umowa nie musi mieć formy pisemnej, ponieważ nie ma tu przeniesienia praw autorskich, a jedynie ich wykonywanie.

10. Umowy o dzieło i zlecenia można zapisać w kosztach firmowych

Jeżeli zlecona praca jest związana z działalnością firmy (np. wykonanie logotypu, firmowej strony www, remont biura, obsługa sekretariatu, roznoszenie ulotek), to wydatki z nią związane mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno samej kwoty dla wykonawcy, jak i podatku dochodowego oraz składek ZUS.

Podstawą do zaksięgowania takich kosztów są: umowa cywilnoprawna oraz potwierdzenia zapłaty danych kosztów (m.in. potwierdzenie przelewu dla wykonawcy, potwierdzenie przelewu do ZUS). Takie wydatki w inFakcie można wprowadzić dowodem wewnętrznym kosztowym – wprowadza się je w kwocie brutto, w całości i jednorazowo (tzn. wraz z podatkiem i składkami ZUS płaconymi za współpracownika, o ile są zapłacone terminowo).

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – pomogą Ci rozliczyć umowy
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto