Początek prowadzenia działalności gospodarczej może być zdradliwy – decyzje podjęte wówczas mają często długotrwałe i daleko idące skutki. Oto nasz subiektywny wybór 10 pułapek zastawionych na początkujących przedsiębiorców.

1) Założenie firmy 1-szego dnia miesiąca lub pod koniec miesiąca

Przejście z „małego” na „duży” ZUS jest bolesne, ale można je złagodzić. Jak? Ot, wystarczy założyć firmę 2 dnia miesiąca.

O co chodzi? Otóż prawo do małego ZUS-u przysługuje przez pełne 24 miesiące. Jeśli pierwszy miesiąc działalności jest niepełny, to okres 24 miesięcy liczony jest począwszy od kolejnego miesiąca. A zatem wystarczy założyć firmę 2 dnia miesiąca, aby prawo do „małego” ZUS-u przysługiwało przez 25 miesięcy bez jednego dnia. A to oznacza oszczędność na składkach ZUS na poziomie 600 zł.

2) Trudna do wypowiedzenia, długa nazwa w obcym języku

Podczas wypełniania CEIDG-1 można wpisać dowolną, choćby najdłuższą i najbardziej dziwaczną nazwę firmy, także w obcym języku. Warto jednak wymyśloną nazwę przeczytać choćby raz na głos – w trakcie prowadzenia firmy zapewne nieraz przyjdzie to zrobić, np. na stacji benzynowej. Wówczas może to być kłopotliwa sytuacja :)

3) Korzystanie z kilometrówki

Wprowadzić samochód do środków trwałych, czy nie – oto jest pytanie…

Swego czasu gdy zakładałem firmę dowiedziałem się od księgowej, że wprowadzenie samochodu do majątku firmy to zła decyzja, bo sprzedaż takiego samochodu będzie oznaczała konieczność zapłaty podatku dochodowego i VAT-u. Niestety, nie wiedziałem wówczas, że był to pewien „skrót myślowy”. Teraz już wiem, że VAT przy sprzedaży samochodu firmowego płaci się, jeśli:

  • odliczyło się VAT podczas kupna,
  • nie minęło 6 miesięcy od wprowadzenia samochodu do firmy.

Owszem, sprzedaż samochodu firmowego to przychód, ale amortyzacja neutralizuje jego podatkowe skutki. Poza tym, wprowadzając używany samochód do firmy, za jego wartość początkową można uznać cenę zakupu, niezależnie od tego ile ma lat (o ile masz na nią potwierdzenie, np. umowę kupna-sprzedaży). Załóżmy, że chodzi o samochód kupiony 10 lat temu – łatwo sobie wyobrazić o jak dużej oszczędności jest tutaj mowa.

Jeśli zatem masz samochód i nie planujesz sprzedać go „na dniach” – wprowadź go do majątku firmowego od razu. Kilometrówka znacząco ogranicza możliwość rozliczania kosztów.

4) Opłacanie chorobowego i nie korzystanie ze świadczeń

Gdy zakładałem firmę i pojawiło się pytanie o ubezpieczenie chorobowe, księgowa wyjaśniła mi lakonicznie, że to tylko kilkanaście złotych miesięcznie (przy małym ZUS-ie), a „będą świadczenia w razie choroby”. Ponieważ w ciągu kolejnych dwóch lat zajmowałem się głównie pracą, a nie chorowaniem, wydałem ok. 250 zł i nie zyskałem ani złotówki.

Owszem, zdarzyło się zachorować raz czy drugi, ale żeby w tym celu jechać na drugi koniec miasta i sterczeć w kolejce w ZUS-ie? Nic z tego! A być może byłoby warto, bo ZUS w razie choroby oferuje nie tylko świadczenia, ale także zawiesza konieczność opłacania składek społecznych.

A zatem – wybór dotyczący chorobowego lepiej dobrze przemyśleć, biorąc pod uwagę wiele aspektów (także własną determinację) :) A jeśli już opłacamy chorobowe, to korzystajmy z niego. Więcej o ubezpieczeniu chorobowym dowiecie się z tego artykułu.

5) Obawa przed formalnościami

Błędem może być obawa przed formalnościami związanymi z zakładaniem firmy. Wyraźnie zmieniły się w porównaniu z tym, jak wyglądały jeszcze kilka lat temu. Założenie firmy to wniosek o wpis do CEIDG i rejestracja w ZUS-ie (opcjonalnie także do VAT) – przy dobrych wiatrach można tego dokonać w jednym miejscu. Nie ma wizyty w GUS-ie, zakładania konta firmowego i pieczątki.

Potwierdzenie wpisu do ewidencji można wydrukować z internetu w każdej chwili, a numer wpisu przestał funkcjonować. REGON w zasadzie wykorzystuje już tylko GUS i nie ma większego znaczenia. Krótko mówiąc – jest znacznie prościej, niż było. Więcej – w tym eBooku.

6) Przypadkowy wybór firmy księgowej

Zdarza się, że na początku działalności gospodarczej wybór firmy odpowiedzialnej za księgowość następuje przypadkowo – trudno w końcu uznać ten wybór za najważniejszy. Kończy się to zazwyczaj rosnącą frustracją związaną np. z brakiem informacji o tym co tak naprawdę księgowi robią, brakiem dostępu do faktur, koniecznością comiesięcznych dojazdów i wieloma innymi sprawami. Zajrzyjcie tutaj, aby uzyskać kilka wskazówek dotyczących wyboru biura rachunkowego.

7) Nierozliczanie wszystkich kosztów

Niewątpliwie, rozliczanie kosztów to coś, czego przedsiębiorca uczy się cały czas. Każdy zaczyna nieśmiało, wahając się przy każdej fakturze przekazywanej księgowym. Wystarczy jednak zgłębić nieco wiedzy i poczytać o specyfice kosztów, aby nie obawiać się tej czynności i korzystnie rozliczać koszty już od początku prowadzenia działalności.

8) Nierozliczanie spóźnionych kosztów

Każde biuro rachunkowe ma określony dzień miesiąca, do którego należy dostarczyć dokumenty kosztowe, aby zostały rozliczone. Początkujący przedsiębiorca może wobec tego sądzić, że jeśli nie posiada faktury kosztowej w terminie określonym przez biuro rachunkowe, to sprawa przepadła – kosztu rozliczyć nie można.

Tak nie jest. Koszty można rozliczać przez cały rok podatkowy, bez sporządzania korekt. Jeśli natomiast chodzi o VAT, to podatek z faktury można odliczyć w miesiącu (kwartale) jej otrzymania lub w ciągu dwóch kolejnych miesięcy (kwartałów). Po tym okresie wciąż można dokonać odliczenia, ale wówczas niezbędna jest korekta deklaracji VAT.

9) Podatki miesięczne zamiast kwartalnych

Zdecydowana większość przedsiębiorców rozpoczyna działalność od rozliczania podatków co miesiąc i ze świecą szukać biura rachunkowego, które poleci na starcie inne rozwiązanie. Dlaczego? Zapewne z obawy przed tym, że przedsiębiorca może nie być w stanie zgromadzić co kwartał wysokiej kwoty do zapłaty podatków. Rozliczenia kwartalne mają jednak więcej zalet niż miesięczne – poznacie je w tym artykule.

10) Przedsiębiorca, czyli człowiek-orkiestra?

Na koniec coś o nawiązywaniu współpracy z innymi osobami. Wielu, choćby najgenialniejszych przedsiębiorców, zaczynało w pojedynkę – jako samozatrudnieni i freelancerzy. Takie osoby mają niekiedy tendencję do samodzielnego zajmowania się każdym zadaniem, nawet wówczas, gdy z łatwością można znaleźć osobę, która wykona je lepiej i szybciej – ale za pewnym wynagrodzeniem. Wydatek może jednak zwrócić się, gdy przedsiębiorca właściwie wykorzysta zyskany w ten sposób czas.

Analogicznie błędnym postępowaniem może być ufanie wyłącznie znajomym i rodzinie, bez względu na kompetencje i predyspozycje. Zapewne nie tędy droga…

Błędów możesz uniknąć – mając konto inFakt.pl

Na koniec dobra wiadomość – nie musisz szperać za przepisamy, aby uniknąć problemów na początku prowadzenia firmy. Wystarczy, że masz konto na inFakcie. Jak to działa?

  • Zakładasz darmowe konto i uzupełniasz dane firmy, aby uruchomić darmowy test przez 30 dni.
  • Testujesz księgowość online i fakturowanie.
  • Dzwonisz lub piszesz do księgowych inFakt – kiedy tylko potrzebujesz!

Po prostu załóż darmowe konto na inFakt i sprawdź jak to działa!