Prowadzenie firmy może być narażone na błędy. To zwłaszcza początek prowadzenia działalności gospodarczej może być zdradliwy – decyzje podjęte wówczas mają często długotrwałe i daleko idące skutki. Oto 7 pułapek zastawionych na początkujących przedsiębiorców.

Błąd 1: Rozpoczęcie działalności 1-szego dnia miesiąca lub pod koniec miesiąca

Przejście z „małego” na „duży” ZUS jest bolesne, ale można je złagodzić. Jak? Ot, wystarczy otworzyć firmę 2 dnia miesiąca.

Prawo do małego ZUS-u przysługuje przez pełne 24 miesiące. Jeśli pierwszy miesiąc działalności jest niepełny, to okres 24 miesięcy liczony jest począwszy od kolejnego miesiąca. A zatem wystarczy rozpocząć 2 dnia miesiąca, aby prawo do „małego” ZUS-u przysługiwało przez 25 miesięcy bez jednego dnia. A to oznacza oszczędność na składkach ZUS.

Tak samo jest w przypadku korzystania z ulgi na start, w której przez pierwsze 6 miesięcy od założenia działalności płacimy wyłącznie składki zdrowotne. Rejestrując się 2. dnia miesiąca możemy korzystać z ulgi na start przez de facto 7 miesięcy.

Błąd 2: Trudna do wypowiedzenia, długa nazwa firmy w obcym języku

Podczas wypełniania CEIDG-1 można wpisać dowolną, choćby najdłuższą i najbardziej dziwaczną nazwę firmy, także w obcym języku. Warto jednak wymyśloną nazwę przeczytać choćby raz na głos – w trakcie prowadzenia firmy zapewne nieraz przyjdzie to zrobić, np. na stacji benzynowej. Wówczas może to być kłopotliwa sytuacja.

Błąd 3: Opłacanie chorobowego i nie korzystanie ze świadczeń

Gdy zakładałem firmę i pojawiło się pytanie o ubezpieczenie chorobowe, księgowa wyjaśniła mi lakonicznie, że to tylko kilkanaście złotych miesięcznie (przy małym ZUS-ie), a „będą świadczenia w razie choroby”. Ponieważ w ciągu kolejnych dwóch lat zajmowałem się głównie pracą, a nie chorowaniem, wydałem ok. 250 zł i nie zyskałem ani złotówki. Tymczasem ZUS w razie choroby oferuje nie tylko świadczenia, ale także zawiesza konieczność opłacania składek społecznych, z których warto skorzystać.

Poznaj aktualne stawki ZUS na rok 2021.

Wybór dotyczący chorobowego lepiej dobrze przemyśleć, biorąc pod uwagę wiele aspektów. Jeśli już opłacamy chorobowe, to korzystajmy z niego. Więcej o ubezpieczeniu chorobowym dowiecie się z tego artykułu.

Błąd 4: Obawa przed formalnościami

Błędem może być obawa przed formalnościami związanymi z zakładaniem firmy. Wyraźnie zmieniły się w porównaniu z tym, jak wyglądały jeszcze kilka lat temu. Otworzenie firmy to wniosek o wpis do CEIDG i rejestracja w ZUS-ie (opcjonalnie także do VAT) – dzisiaj można to wszystko zrobić w momencie składania wniosku na stronie CEIDG.gov.pl.

Nie ma już potrzeby wizyty w GUS-ie, ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym, zakładania konta firmowego i pieczątki. Księgowy inFakt może pomóc Ci w rejestracji Twojej firmy. Sprawdź bezpłatne zakładanie firmy z inFaktem.

Potwierdzenie wpisu do ewidencji można wydrukować z internetu w każdej chwili, a numer wpisu przestał funkcjonować. REGON w zasadzie wykorzystuje już tylko GUS i nie ma większego znaczenia. Krótko mówiąc – jest znacznie prościej, niż było.

Błąd 5: Przypadkowy wybór firmy księgowej

Zdarza się, że na początku działalności gospodarczej wybór firmy odpowiedzialnej za księgowość następuje przypadkowo – trudno w końcu uznać ten wybór za najważniejszy. Kończy się to zazwyczaj rosnącą frustracją związaną np. z brakiem informacji o tym co tak naprawdę księgowi robią, brakiem dostępu do faktur, koniecznością comiesięcznych dojazdów i wieloma innymi sprawami.

Jeśli zastanawiacie się, jak zmienić biuro rachunkowe, zajrzyjcie na naszego bloga, aby uzyskać kilka wskazówek dotyczących wyboru biura rachunkowego. Wszyscy Księgowi inFakt zostali zweryfikowani pod kątem wiedzy i przygotowania merytorycznego. Sprawdź naszych księgowych.

Błąd 6: Podatki miesięczne zamiast kwartalnych

Zdecydowana większość przedsiębiorców rozpoczyna działalność od rozliczania podatków co miesiąc i ze świecą szukać biura rachunkowego, które poleci na starcie inne rozwiązanie. Dlaczego? Zapewne z obawy przed tym, że przedsiębiorca może nie być w stanie zgromadzić co kwartał wysokiej kwoty do zapłaty podatków. Rozliczenia kwartalne mają jednak więcej zalet niż miesięczne.

Błąd 7: Przedsiębiorca, czyli człowiek-orkiestra?

Wielu, choćby najgenialniejszych przedsiębiorców, zaczynało w pojedynkę – jako samozatrudnieni i freelancerzy. Takie osoby mają niekiedy tendencję do samodzielnego zajmowania się każdym zadaniem, nawet wówczas, gdy z łatwością można znaleźć osobę, która wykona je lepiej i szybciej – ale za pewnym wynagrodzeniem. Wydatek może jednak zwrócić się, gdy przedsiębiorca właściwie wykorzysta zyskany w ten sposób czas.

Księgowi inFakt założą firmę za Ciebie

Założenie działalności gospodarczej może być prostsze niż myślisz. Zwłaszcza, gdy pomagają w tym księgowi inFaktu. Specjalnie dla Ciebie i innych początkujących przedsiębiorców przygotowaliśmy bardzo wygodną usługę, dzięki której zostaniesz przedsiębiorcą bez wychodzenia z domu.

Zakładanie Firmy w inFakcie to tylko kilka prostych kroków:

  1. Zostawiasz swoje dane, a księgowy inFakt oddzwania do Ciebie.
  2. W rozmowie telefonicznej księgowy wypełnia z Tobą dokumenty.
  3. Dokumenty są składane w urzędach.
  4. Zostajesz przedsiębiorcą!

Jak otworzyć firmę i o czym pamiętać?

Zanim wypełnisz formularze rejestracyjne podejmij kluczowe decyzje dotyczące Twojej firmy. Przemyśl następujące kwestie i podejmij decyzje, które wpłyną na Twoją działalność. Dzięki temu do wypełniania formularzy rejestracyjnych przystąpisz odpowiednio przygotowany!

Nazwa firmy

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nazwa firmy to po prostu imię i nazwisko przedsiębiorcy. Istnieje możliwość dodania do imienia i nazwiska dodatkowego określenia, które identyfikuje dane przedsiębiorstwo. W przypadku tego określenia nie ma żadnych limitów jeśli chodzi o liczbę znaków, słów czy ich znaczenie. Nazwę firmy umieszcza się m.in. na fakturach i rachunkach wraz z pozostałymi danymi.

Przykładowe nazwy firmy:

  • Jan Kowalski
  • Piotr Nowak Meble Drewniane
  • Furniture Center Józef Wiśniewski

Adres wykonywania działalności

We wniosku CEiDG-1 można podać adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej oraz adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (jeżeli istnieje). Co ważne – na druku jest też pole do zaznaczenia, że nie ma stałego miejsca wykonywania działalności.

Głównym adresem siedziby firmy może być własny lub wynajęty lokal przeznaczony tylko do celów firmowych. Siedzibą może być też mieszkanie prywatne (własne lub wynajęte), które służy zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych.

Drugi sposób sprawia, że można zaliczać do kosztów firmowych wydatki mieszkaniowe, np. czynsz czy prąd. Należy je jednak uwzględnić w takiej wysokości, w jakiej faktycznie służą do celów prowadzenia działalności. Można określić w jakim stopniu mieszkanie służy do potrzeb firmowych np. podając procent metrażu.

Z dniem 19 maja 2016 weszły w życie zmiany dotyczące CEiDG. Od teraz każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadać tytuł prawny do lokalu, którego dane podał we wniosku CEiDG. Mowa jest tutaj o adresie zamieszkania, adresie prowadzenia działalności, adresie siedziby firmy i adresie do doręczeń. Jeżeli w ciągu 7 dni od dostania wezwania z urzędu przedsiębiorca nie dostarczy dowodu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, to zgodnie z nowymi przepisami grozi mu wykreślenie z rejestru przedsiębiorców.

Wybierz kody PKD

Zakładając firmę musisz podać kody Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli PKD, które w najlepszy sposób określają to, czym planujesz się zajmować. Możesz podać dowolną liczbę kodów. Dzięki wyszukiwarce kodów PKD można w łatwy sposób wyszukać interesujący nas kod PKD związany z prowadzoną przez nas działalnością. Wystarczy podać słowo opisujące działalność, np. „transport”, aby wyszukiwarka automatycznie odnalazła odpowiednie kody PKD.

Zadeklarowane kody PKD muszą korespondować z tym, czym firma się zajmuje. Jeśli w przychodach firmy pojawią się faktury na towary lub usługi niezgodne z PKD zgłoszonym przez firmę, należy zaktualizować wpis do CEiDG podając odpowiednie kody PKD.

Jakie są formy opodatkowania?

Większość nowych przedsiębiorców wybiera zasady ogólne (skalę podatkową), ponieważ tylko ta forma opodatkowania pozwala jednocześnie: wykonywać dowolną działalność, rozliczać koszty firmowe oraz korzystać z ulg podatkowych.

Podatek liniowy również pozwala wykonywać dowolną działalność i rozliczać koszty, ale nie daje dostępu do ulg i zwolnień, a zwłaszcza nie pozwala rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Dlatego opłaca się tylko firmom osiągającym wysoki dochód.

zasady ogólne vs podatek liniowy

Inne formy opodatkowania

Wąska grupa przedsiębiorców ma do wyboru jeszcze dwie formy opodatkowania – kartę podatkową i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Są one dostępne tylko dla określonej przepisami grupy przedsiębiorców. Kwota lub stawka podatku jest uzależniona od profesji przedsiębiorcy, a w niektórych przypadkach także od liczby zatrudnionych i miejsca zamieszkania.

  1. Karta podatkowa
    plusy:
    * stała kwota podatku zależna od branży, liczby pracowników i liczby mieszkańców w miejscowości,
    * brak konieczności składania rocznego zeznania podatkowego,
    * niewielkie formalności,
    minusy:
    * podatek płaci się także, gdy firma nie przynosi zysków,
    * brak możliwości rozliczania kosztów,
    * brak możliwości wykonywania działalności, która wyklucza korzystanie z karty podatkowej,
    * nie przysługują odliczenia i ulgi podatkowe

    • Uwaga: Z karty podatkowej mogą korzystać tylko niektórzy przedsiębiorcy, np. rzemieślnicy, drobni sprzedawcy, taksówkarze, fryzjerzy, kosmetyczki, korepetytorzy, pielęgniarki, lekarze, weterynarze.
  2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
    plusy:
    * stały podatek wyliczany od przychodów,
    *uproszczona księgowość – wystarczy ewidencja przychodów,
    minusy:
    * brak możliwości rozliczania kosztów,
    * brak możliwości wykonywania działalności, która wyklucza korzystanie z ryczałtu,
    * nie przysługują odliczenia i ulgi podatkowe.

W jaki sposób wybrać formę opodatkowania?

Startujący przedsiębiorcy dokonują wyboru formy opodatkowania na formularzu CEiDG-1. Ta informacja jest przekazywana do urzędu skarbowego. W przypadku wyboru karty podatkowej, oprócz zaznaczenia odpowiedniej opcji w CEiDG-1, należy dołączyć uzupełniony formularz PIT-16. Zmiany formy opodatkowania można dokonać w trakcie prowadzenia działalności. Wyjątkiem od tej reguły jest przejście z ryczałtu na zasady ogólne, którego można dokonać w dowolnym momencie, osiągając przychód z działalności, która wyklucza zastosowanie ryczałtu.

Czy zostać podatnikiem VAT?

Startując z własną działalnością musisz także przemyśleć, czy od razu zgłosić swoją firmę do podatku VAT. Przy obrocie przekraczającym 200 tys. zł netto rocznie, rejestracja jako podatnik VAT jest obowiązkowa, a niektóre rodzaje działalności są obowiązkowo opodatkowane VAT-em. Rejestracji dokonuje się za pomocą formularza VAT-R. Obecnie rejestracja ta jest bezpłatna i nie wiąże się z żadną dodatkową opłatą skarbową.

Decyzje dotyczące składek ZUS

Startujący przedsiębiorcy mają często prawo do ulgi na start, preferencyjnych składek ZUS, pod warunkiem, że nie prowadzili działalności w ciągu ostatnich 5 lat i nie współpracują z firmą, w której byli zatrudnieni na etacie w bieżącym lub w poprzednim roku podatkowym. Oczywiście każdy przedsiębiorca może płacić wyższy ZUS z własnej woli, co w przyszłości może skutkować m.in. wyższą emeryturą. Więcej w tym temacie znajdziecie tutaj.

Każdy przedsiębiorca może zdecydować również o tym, czy chce opłacać dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Ubezpieczenie chorobowe daje prawo do zasiłku macierzyńskiego oraz świadczeń z ZUS-u na wypadek choroby.

Koncesje, zezwolenia, licencje

Zanim zaczniesz zakładać działalność, sprawdź czy nie jest to działalność reglamentowana, tzn. wymagająca zezwolenia. Takimi działalnościami są np.: sprzedaż alkoholu, działalność kantorów lub aptek, działalność biura rachunkowego czy działalność biura pośrednictwa sprzedaży nieruchomości. Procedura uzyskania koncesji, zezwoleń lub licencji różni się w zależności od danej branży.

2. Wybierz optymalną księgowość

Zanim zaczniesz wypełniać dokumenty rejestracyjne, zdecyduj w jaki sposób będzie prowadzona księgowość Twojej firmy. Na formularzu CEiDG-1 należy podać miejsce przechowywania dokumentacji. Każdy przedsiębiorca ma dwie możliwości: prowadzić księgowość samodzielnie lub zlecić tę czynność zewnętrznej firmie.

Zachęcamy do skorzystania z księgowości w inFakcie. Proponujemy:

  • Księgowość w inFakt, aby mieć święty spokój – formalnościami zajmie się inFakt
  • Program do księgowości inFakt, aby korzystać z wygodnego programu online do samodzielnej księgowości, który automatycznie generuje KPiR i deklaracje podatkowe oraz wylicza podatki

3. Udaj się do urzędu miasta lub gminy

Przemyślałeś wszystkie kwestie z pkt 1 i 2 oraz podjąłeś decyzje dotyczące Twojej firmy? Świetnie – czas przejść do formalności. Zakładanie firmy zaczynamy od wypełnienia formularza CEiDG-1.

CEiDG-1 to dokument, który stanowi wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Złożenie wniosku to pierwszy krok do otwarcia firmy. Formularz stanowi jednocześnie wniosek o nadanie numerów REGON i NIP, a w przyszłości posłuży Ci także do zmiany wpisu, jeżeli dane firmy ulegną zmianie.

Formularz CEiDG-1 może przygotować księgowy inFakt, jeśli przyszły przedsiębiorca skorzysta z usługi Zakładanie Firmy.

W jaki sposób złożyć CEiDG-1?

1. Osobiście w urzędzie miasta lub gminy

Z wypełnionym drukiem CEiDG-1 można stawić się osobiście w wybranym urzędzie miasta lub gminy. W momencie złożenia formularza, urzędnik wręczy Ci potwierdzenie dokonania wpisu do CEiDG. Numer REGON otrzymasz od razu lub zostaniesz o nim powiadomiony e-mailem (zależy od urzędu). Na nadanie numeru NIP należy obecnie poczekać nie dłużej niż 3 dni. Informacja o NIP-ie przesyłana jest pocztą „papierową”.

2. Pocztą

Wypełniony formularz CEiDG-1 można przesłać do urzędu miasta lub gminy pocztą. W tym celu niezbędne jest jednak notarialne poświadczenie podpisu.

3. Przez Internet

Wypełniony formularz CEiDG-1 można także przesłać elektronicznie. W tym celu należy jednak dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub tzw. profilem zaufanym. Aby uzyskać szczegóły dotyczące elektronicznego składania CEiDG-1, zajrzyj na stronę epuap.gov.pl.

Wszystkie opcje przedstawiliśmy tutaj.

4. Zgłoś się do ZUS-u

Każdy przedsiębiorca musi zgłosić się do ubezpieczeń ZUS i opłacać składki – społeczne i zdrowotne lub tylko zdrowotne, jeśli wraz z prowadzeniem działalności jest zatrudniony na etacie. Nie można zrezygnować z ubezpieczeń lub wybrać innego ubezpieczyciela. Zgłoszenie można przekazać wraz z formularzem CEIDG-1 lub dostarczyć do ZUS jako odrębny dokument.

Jaki dokument złożyć w ZUS-ie?

Nowy przedsiębiorca powinien przyjść do ZUS-u mając wypełniony formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA (dla osób, które prowadzą firmę i jednocześnie pracują na etacie). Na podstawie danych zadeklarowanych w ZUS ZUA, przedsiębiorca rejestruje się w ZUS-ie i otrzymuje możliwość skorzystania z prawa do preferencyjnych składek ZUS.

Warto pamiętać, że sama rejestracja w ZUS-ie to nie wszystko. Przedsiębiorca musi jeszcze złożyć deklarację ZUS DRA za jeden pełny miesiąc. Deklaracja ta będzie powielana w miesiącach następnych.

Przykładowo, jeżeli działalność rozpoczniemy 1 dnia miesiąca, to wtedy składamy tylko jedną deklarację DRA, kolejne deklaracje są już automatycznie powielane przez ZUS. Jeżeli natomiast działalność zakładamy w środku miesiąca, to na początku składamy jedną deklarację DRA za część miesiąca, a następnie składamy kolejną deklarację DRA już za pełny miesiąc. Kolejne deklaracje są już powielane, jeżeli nie zmienia się wysokość opłacanych składek.

5. Udaj się do urzędu skarbowego

Startujący przedsiębiorca może wybrać się do urzędu skarbowego lub dołączyć druk VAT-R jako załącznik do CEIDG-1, w celu rejestracji jako czynny podatnik VAT. Jeśli podjąłeś decyzje opisane w punkcie 1, na pewno już wiesz czy chcesz lub musisz zarejestrować się jako podatnik VAT.

Dla części startujących firm rejestracja jako podatnik VAT jest dobrowolna. Przymus pojawia się dopiero, gdy firma przekroczy roczny obrót w wysokości 200 tys. zł lub zajmuje się działalnością obowiązkowo opodatkowaną VAT-em, np. usługi doradcze, jubilerskie czy sprzedaż alkoholu i papierosów.

Jak i gdzie złożyć VAT-R?

Aby zarejestrować się jako podatnik VAT, należy złożyć wypełniony formularz VAT-R w urzędzie skarbowym, właściwym ze względu na adres zamieszkania przedsiębiorcy. Rejestracja ta jest obecnie bezpłatna i nie wiąże się z żadną dodatkową opłatą skarbową. VAT-R można złożyć osobiście, przesłać do urzędu skarbowego pocztą lub online.

Wybór formy opodatkowania następuje na CEiDG-1

Nowy przedsiębiorca nie musi wybierać się do urzędu skarbowego, aby wybrać formę opodatkowania. Wyboru dokonuje na formularzu CEiDG-1 zaznaczając odpowiedni sposób rozliczenia, a informacja ta jest przekazywana do urzędu skarbowego. Formę opodatkowania można jednak zmienić później (w trakcie prowadzenia działalności), czego dokonuje się do 20-tego stycznia na bieżący rok podatkowy – ta czynność wymaga już poinformowania urzędu skarbowego.

6. Kiedy staniesz się przedsiębiorcą?

Wykonałeś kroki z punktów 1-5? Świetnie – to wszystko, czego potrzeba, aby otworzyć własną firmę.

Teraz musisz poczekać, aż urzędnicy wykonają czynności związane z rejestracją Twojej nowej działalności gospodarczej.

Jak stwierdzić, że stałeś się przedsiębiorcą i możesz wystawiać faktury przychodowe oraz księgować koszty firmowe?

Możesz rozpocząć prowadzenie działalności jeśli:

  • masz wpis do CEIDG,
  • posiadasz numer NIP,
  • zgłosiłeś się do ZUS,
  • złożyłeś VAT-R (jeśli jest taka konieczność lub Twoja chęć).

7. Zgłoszenie do PIP i Sanepidu

Obecnie pracodawca nie musi zgłaszać do PIP oraz Sanepidu faktu zatrudnienia pracownika. W myśl zmienionych przepisów zarówno PIP, jak i Sanepid takie informacje pozyskuje z danych gromadzonych w rejestrze podmiotów prowadzonym przez GUS i danych gromadzonych przez ZUS na kontach płatników.

8. Konto firmowe, aktualizacja wpisu do CEiDG i pieczątka firmowa (opcjonalnie)

Konto firmowe

Posiadanie konta w banku jest wygodne dla wielu przedsiębiorców, ale nie jest obecnie obowiązkowe.

Nie musi to być jednak konto firmowe. Wypełniając formularz CEiDG-1 można podać konto prywatne, aczkolwiek warto później założyć konto firmowe, aby oddzielić finanse firmowe od prywatnych.

Jeśli planujesz otworzyć konto firmowe, zwykle możesz tego dokonać po rozpoczęciu działalności gospodarczej dysponując wpisem do CEiDG. Zgłoś się do wybranego banku i załóż odpowiednie dla Ciebie konto firmowe.

Po założeniu konta firmowego należy także zaktualizować wpis do CEiDG, składając formularz CEiDG-1 z numerem nowego konta.

Pieczątka

Posiadanie pieczątki firmowej nie jest konieczne, ani obowiązkowe. Natomiast jeśli chcemy ją mieć, to można ją wyrobić w dowolnym punkcie specjalizującym się w tej dziedzinie. Jest to koszt rzędu kilkudziesięciu złotych.

Jeśli planujesz wyrobienie pieczątki firmowej, również zrób to po zarejestrowaniu firmy, aby umieścić na niej dane firmowe nadawane w trakcie rejestracji, zwłaszcza NIP.