Jak założyć firmę i rozpocząć działalność gospodarczą? Rejestracja firmy krok po kroku
Spis treści
Własna firma kojarzy się z niezależnością, dużymi możliwościami rozwoju, wyższymi zarobkami i poszerzaniem kontaktów zawodowych. Do założenia działalności warto się jednak przygotować. Z naszego poradnika dowiesz się, jak krok po kroku przebiega proces zakładania firmy, jak złożyć wniosek do CEIDG i o czym należy pamiętać.
Jak założyć firmę krok po kroku:
- Zanim założysz firmę. Jak się przygotować do założenia działalności gospodarczej?
- Kto może założyć działalność gospodarczą w Polsce?
- Działalność rejestrowana czy nierejestrowana
- Nazwa firmy – jakie są zasady nazewnictwa przy zakładaniu firmy?
- Siedziba firmy – jaki adres prowadzenia działalności podać?
- Jak założyć firmę krok po kroku? 8 etapów zakładania działalności
- Krok 1. Forma prowadzenia działalności gospodarczej
- Krok 2. Kody PKD
- Krok 3. Forma opodatkowania
- Krok 4. Księgowość – samodzielnie czy z pomocą?
- Krok 5. Wpis do CEIDG
- Krok 6. ZUS
- Krok 7. Rejestracja do VAT – czy muszę być VAT-owcem?
- Krok 8. Załóż firmowe konto bankowe
- Zakładanie firmy z inFaktem
- Zdecyduj o formie prowadzenia działalności gospodarczej;
- Znajdź odpowiedni dla swojej firmy kod PKD;
- Zdecyduj, jaka forma opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza;
- Oceń, czy potrzebujesz pomocy w prowadzeniu księgowości;
- Złóż wniosek o wpis do CEIDG;
- Dokonaj zgłoszenia do ZUS;
- Sprawdź, czy musisz być VAT-owcem;
- Załóż i zgłoś firmowy rachunek bankowy.
Zanim założysz firmę. Jak się przygotować do założenia działalności gospodarczej?
Aby usprawnić proces zakładania firmy, przed przystąpieniem do wypełnienia formularza CEIDG-1, warto zgromadzić wymagane dane i dokumenty. Będzie to choćby numer PESEL, numer NIP (gdy go posiadasz) czy dowód osobisty. Niezbędne będzie też wymyślenie chwytliwej nazwy dla działalności. Zapoznaj się również z poniższymi informacjami – przeprowadzimy Cię przez proces przygotowań do założenia firmy.Kto może założyć działalność gospodarczą w Polsce?
Aby prowadzić działalność gospodarczą, musisz być osobą pełnoletnią. Jeżeli nie masz jeszcze 18 lat, dotyczą Cię pewne ograniczenia – konieczna będzie pomoc przedstawiciela ustawowego (np. rodzica), bo w wieku od 13 do 18 lat masz ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że nie możesz samodzielnie np. zawierać umów z klientami. Jesteś cudzoziemcem? Polskie obywatelstwo nie jest wymagane, aby założyć działalność gospodarczą. Z formalnego punktu znaczenie ma jednak kraj, którego jesteś obywatelem. Jeżeli jest to państwo spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, musisz mieć tytuł pobytowy, np. zezwolenie na pobyt stały. Nie możesz założyć działalności gospodarczej, gdy:- pełnisz funkcję publiczną (np. jesteś pracownikiem urzędu państwowego i zajmujesz kierownicze stanowisko);
- sąd orzekł w stosunku do Ciebie zakaz prowadzenia działalności gospodarczej;
- jesteś osobą całkowicie ubezwłasnowolnioną.
Działalność rejestrowana czy nierejestrowana?
Przewidujesz, że Twoje zyski w pierwszych miesiącach prowadzenia działalności gospodarczej nie będą duże? Możesz skorzystać z działalności nierejestrowanej. Jest ona definiowana jako drobna działalność zarobkowa prowadzona przez osoby fizyczne i nie wymaga rejestracji. Konieczne jest jednak spełnienie kilku wymogów. Działalność nierejestrowana jest dla Ciebie, jeżeli:- uzyskane przez Ciebie przychody nie będą wyższe niż 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia – w 2023 r. to kwota 1745 zł w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca i 1800 zł w pozostałych miesiącach;
- w okresie ostatnich 5 lat na Twoje dane nie była zarejestrowana działalność gospodarcza,
- chcesz prowadzić działalność, która nie wymaga uzyskania np. koncesji;
- zamierzasz prowadzić działalność, która nie została zdefiniowana jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.
Zamów rozmowę z księgowym
Nazwa firmy – jakie są zasady nazewnictwa przy zakładaniu firmy?
Oryginalna, przyciągająca uwagę nazwa może pomóc Twojej firmie. Nie masz jednak pełnej dowolności w jej kreacji – obowiązują pewne zasady, o których musisz pamiętać. Jeżeli planujesz założyć jednoosobową działalność gospodarczą, to wypełniając wniosek w CEIDG:- musisz podać swoje imię i nazwisko w mianowniku (np. Anna Nowak) – kolejność jest ważna i nie można jej zmienić,
- możesz dodać elementy, dzięki którym Twoja firma będzie wyróżniać się wśród innych, np. „Cyferka” Biuro Rachunkowe Anna Nowak.
Siedziba firmy – jaki adres prowadzenia działalności podać?
Ponieważ podczas składania wniosku o rejestrację działalności w CEIDG pojawiają się pytania o różne adresy, to możesz mieć wątpliwości. Jaki adres podać? Rodzaje adresów, które wiążą się z założeniem firmy:- adres do doręczeń – jak wskazuje nazwa, na ten adres urzędy będą wysyłać korespondencję, przy czym adres do doręczeń nie musi być Twoim adresem zamieszkania;
- adres zamieszkania – musisz też podać faktyczne miejsce zamieszkania (nie zameldowania); ten adres nie zostanie opublikowany w CEIDG, tylko przekazany do urzędu skarbowego, ZUS i GUS;
- adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej – możesz podać tylko jeden adres (gdy masz jedno miejsce wykonywania działalności) lub stałe i dodatkowe miejsca wykonywania działalności.
Ważne
Zastanów się, jaki adres do doręczeń podasz. Do lokalu znajdującego się pod tym adresem musisz mieć tytuł prawny. Przykładami tytułów prawnych są choćby prawo własności, dzierżawa i najem.
Wymagane pozwolenia – czego wymaga urząd przy założeniu własnej działalności?
W zależności od tego, czym masz zamiar zajmować się w ramach prowadzonej działalności, możesz potrzebować zezwolenia, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Przykładowo:- koncesji potrzebujesz, gdy planujesz prowadzić działalność oferującą usługę ochrony osób i mienia lub chcesz założyć kasyno;
- zezwolenie będzie Ci potrzebne, gdy planujesz sprzedawać alkohol, prowadzić aptekę lub zajmować się przetwarzaniem odpadów;
- wpis do rejestru działalności regulowanej będzie niezbędny, gdy planujesz zająć się świadczeniem usług detektywistycznych.
Jak założyć firmę krok po kroku? 8 etapów zakładania działalności
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wymaga jedynie wpisu do CEIDG – musisz też podjąć szereg decyzji. To właśnie od nich będzie zależeć m.in. to, ile zapłacisz podatku dochodowego od osób fizycznych i czy dotyczyć będzie Cię podatek VAT. Sprawdź, jak krok po kroku założyć własną firmę.Krok 1. Forma prowadzenia działalności gospodarczej
Działalność gospodarczą możesz prowadzić w jednej z kilku form prawnych. Wśród przedsiębiorców dużą popularnością cieszy się jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), ale nie jest to jedyna możliwość – alternatywą jest spółka. Możesz założyć spółkę: cywilną, kapitałową (np. spółkę z o.o.) lub osobową (np. spółkę komandytową). Wybór jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza, że:- nie potrzebujesz wspólników – JDG może prowadzić jedna osoba fizyczna;
- działalność zarejestrujesz, uzyskując wpis w CEIDG;
- nie potrzebujesz wkładu finansowego, aby rozpocząć działalność – dla porównania w przypadku spółki z o.o. minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi 5000 zł;
- reprezentujesz firmę w kontaktach z klientami i kontrahentami;
- podejmujesz wszelkie decyzje dotyczące firmy;
- ponosisz pełną odpowiedzialność za zobowiązania firmy – w przypadku spółki z o.o. zarząd odpowiada tylko w niektórych sytuacjach;
- możesz prowadzić księgowość uproszczoną do momentu, w którym nie przekroczysz limitu przychodów w wysokości 2 mln euro.
Krok 2. Kody PKD
Kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) stosuje się ze względów statystycznych – wskazują one obszar działalności gospodarczej. Zakładając firmę, musisz podać najbardziej trafny kod (lub kody) PKD. Aby ustalić kod PKD, możesz skorzystać z wyszukiwarki, która jest dostępna w serwisie Biznes.gov.pl. Przykład: Planujesz założyć zakład fryzjerski. Właściwy kod PKD dla takiej działalności to 96.02.Z „Fryzjerstwo i pozostałe zabiegi kosmetyczne”. Jeżeli po pół roku prowadzenia firmy rozszerzysz obszar działalności o usługę masażu, konieczne będzie zaktualizowanie wpisu w CEIDG i podanie drugiego kodu PKD – 96.04.Z „Działalność usługowa związana z poprawą kondycji fizycznej”.Krok 3. Forma opodatkowania
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, będziesz płacić podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Możesz wybrać jedną z trzech form opodatkowania: zasady ogólne (skala podatkowa), stawka liniowa lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Aby określić, która z nich będzie dla Ciebie najkorzystniejsza, musisz uwzględnić występujące między nimi różnice.
| Porównanie dostępnych form opodatkowania | |||
| Zasady ogólne | Podatek liniowy | Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | |
| Rodzaj działalności | Każda | Każda | Istnieją wyjątki, np.: apteki |
| Podstawa opodatkowania | Dochód | Dochód | Przychód |
| Uwzględnienie kosztów uzyskania przychodu | Tak | Tak | Nie |
| Stawka podatku | 12 proc. do kwoty 120 000 zł i 32 proc. od nadwyżki ponad 120 000 zł | 19 proc. | Od 2 do 17 proc. |
| Możliwość skorzystania z ulg | Tak | Najpopularniejsze ulgi są niedostępne | Najpopularniejsze ulgi są niedostępne |
| Księgowość | Uproszczona – Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) | Uproszczona – Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) | Uproszczona księgowość – ewidencja przychodów |
| Składka zdrowotna | 9 proc. osiągniętego dochodu | 4,9 proc. osiągniętego dochodu | Wysokość składki jest uzależniona m.in. od przychodu |
Krok 4. Księgowość – samodzielnie czy z pomocą?
Założenie firmy wymaga prowadzenia księgowości. Nie musisz jednak robić tego samodzielnie – masz 3 możliwości. Prowadzenie księgowości w firmie – możesz:- Zlecić księgowość online. W inFakt proponujemy księgowość online, której atutami są wygoda i profesjonalna pomoc księgowego. W ramach pakietu „Aplikacja + Księgowy” otrzymasz dostęp do aplikacji z funkcją wystawiania faktur i dodawania kosztów. Dedykowany księgowy zajmie się księgowaniem kosztów, przygotowaniem deklaracji i reprezentacją Twojej firmy przed urzędami.
- Skorzystać z usług stacjonarnego biura rachunkowego. Z reguły tradycyjne biura rachunkowe nie udostępniają programów do wystawiania faktur czy przekazywania dokumentów.
- Samodzielnie prowadzić księgowość. Czujesz się na siłach, aby we własnym zakresie zadbać o rozliczenia z fiskusem? W inFakt możesz skorzystać z „Programu do Fakturowania”, który jest dostępny również na urządzeniach mobilnych. Za jego pomocą m.in. wystawisz faktury i wygenerujesz deklaracje podatkowe. Jednocześnie możesz skorzystać z telefonicznego wsparcia ekspertów.
Krok 5. Wpis do CEIDG
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga wypełnienia i podpisania formularza CEIDG-1. Wniosek o rejestrację firmy możesz złożyć na 3 sposoby. Wpis do CEIDG – 3 sposoby:- Online. Służy do tego kreator wniosku dostępny w serwisie Biznes.gov.pl. Za jego pomocą zarejestrujesz się też jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz złożysz do urzędu skarbowego oświadczenie o wybranej formie opodatkowania czy zgłoszenie rejestracyjne do VAT.
Ważne
Aby złożyć wniosek do CEIDG online, musisz mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Swoją tożsamość możesz też potwierdzić, gdy posiadasz konto w jednym z banków oferujących taką usługę.
- W dowolnym urzędzie gminy lub miasta. Możesz zanieść do urzędu już wypełniony formularz, wypełnić druk, który otrzymasz w urzędzie lub wysłać formularz online, ale bez podpisu elektronicznego.
- Za pośrednictwem poczty. Wypełniony wniosek o wpis do CEIDG możesz przesłać do urzędu gminy lub miasta pocztą. Ten sposób wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami – Twój podpis musi zostać poświadczony przez notariusza.
Krok 6. ZUS
Założenie działalności gospodarczej oznacza obowiązek płacenia składek ZUS za siebie i pracowników (gdy ich zatrudnisz). Chociaż składki ZUS są jednym z większych finansowych obciążeń dla przedsiębiorców, to dobrą wiadomością jest, że możesz skorzystać z ulg. Dzięki nim w pierwszym okresie prowadzenia firmy zapłacisz mniej. Od tego, czy możesz skorzystać z ulgi, zależy to, jaki formularz ZUS musisz złożyć. Składki ZUS – ulgi i zgłoszenie:- Ulga na start przysługuje przez 6 miesięcy i polega na tym, że nie musisz płacić składek na ubezpieczenia społeczne – wypełnij formularz ZUS ZZA z kodem 05 40 xx;
- preferencyjne składki, tzw. mały ZUS to składki w obniżonej wysokości, które możesz płacić przez kolejne 24 miesiące – właściwy formularz to ZUS ZUA z kodem 05 70 xx;
- Mały ZUS Plus – kolejna preferencja obniżająca wysokość składek, z której możesz skorzystać po Uldze na start lub małym ZUS; przeznaczona jest dla osób prowadzących firmę, których przychód w poprzednim roku nie przekroczył 120 tys. zł. Aby się zgłosić, w ciągu 7 dni po zakończeniu małego ZUS musisz złożyć dokument ZUS ZUA. Gdy będziesz się zgłaszać dopiero w kolejnym kolejnym roku, masz na to czas do 31 stycznia.
- brak ulgi – jeżeli nie możesz skorzystać z powyższych ulg, wypełniasz formularz ZUS ZUA z kodem 05 10 xx.
Ważne
Wypełniając formularz CEIDG w części dotyczącej zgłoszenia do ZUS, zostaniesz poproszony o kod wykonywanego zawodu. Wyszukiwarka tych kodów znajduje się na Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.
Krok 7. Rejestracja do VAT – czy muszę być VAT-owcem?
Od podatku od osób fizycznych trzeba odróżnić inny podatek – VAT. Reguła jest prosta – każdy przedsiębiorca powinien zarejestrować się do VAT. Od tej zasady przewidziane zostały jednak wyjątki. Do VAT nie musisz się rejestrować, gdy:- nie przekraczasz limitu sprzedaży, który wynosi 200 000 zł,
- w ofercie masz towary lub usługi zwolnione z podatku VAT.
Ważne
Do VAT możesz się zarejestrować już na etapie rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG – wystarczy, że złożysz zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Możesz też pominąć ten krok i dokonać zgłoszenia później. Musisz jednak złożyć formularz najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień sprzedaży towarów lub usług objętych VAT.
Krok 8. Załóż firmowe konto bankowe
Na etapie zakładania działalności gospodarczej możesz zgłosić osobisty lub firmowy rachunek bankowy. Jeżeli nie posiadasz żadnego konta, możesz pominąć ten krok – gdy już założysz rachunek, zaktualizujesz dane. Masz rachunek osobisty? Nie wystarczy on, gdy jesteś podatnikiem VAT czynnym, chcesz lub masz obowiązek korzystać z mechanizmu podzielonej płatności, tzw. split payment – wówczas potrzebujesz firmowego rachunku bankowego. Takie konto może Ci pomóc w prowadzeniu finansów firmy – możesz je zintegrować z naszą aplikacją. Dzięki temu po zalogowaniu się zobaczysz m.in. saldo swojego rachunku.
Ważne
Integracja rachunku bankowego z rozwiązaniami inFakt to oszczędność czasu – niektóre czynności zostaną zautomatyzowane. Przykład? Automatycznie oznaczane będą faktury czy podatki, które zostały zapłacone z firmowego rachunku.
Zakładanie firmy z inFaktem
Samodzielne zakładanie firmy może być stresujące. W inFakt znamy bolączki przyszłych przedsiębiorców – dlatego założymy firmę za Ciebie. Nie musisz nawet wychodzić z domu. Wszystkie formalności załatwimy za Ciebie. Będziesz mieć wgląd w cały proces zakładania Twojej firmy i możliwość obserwowania postępów. Razem z rejestracją firmy oferujemy księgowość – Aplikację inFakt i opiekę dedykowanej Księgowej lub Księgowego. Przejmujemy odpowiedzialność za Twoje rozliczenia:- księgujemy koszty, składamy deklaracje podatkowe,
- sporządzamy dokumentację,
- reprezentujemy Cię przed urzędem skarbowym i ZUS-em.