Większość wydatków można zaliczyć do kosztów firmowych tylko wtedy, gdy są udokumentowane fakturą lub rachunkiem. Są jednak wydatki, które mogą stanowić koszty mimo że właściciel firmy nie ma tych dokumentów. Poznajcie 6 prostych przykładów.

1. Wydatki na media

Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę we własnym lub wynajętym biurze, czy w mieszkaniu, możesz przekazać księgowej informację o wydatkach na prąd, czy gaz, (tzw. media), aby ująć je w kosztach. Faktura nie jest do tego konieczna.

Jeśli chcesz rozliczyć całość opłat, przekazujesz po prostu potwierdzenie zapłaty, np. dowód przelewu (może to być zapłata na rzecz wynajmującego, jeśli za jego pośrednictwem dokonujesz opłat za media na podstawie umowy najmu).

Jeśli zaś chcesz rozliczyć tylko część wydatków na media, to oprócz potwierdzenia zapłaty, musisz jeszcze sporządzić oświadczenie mówiące jaki procent metrażu służy do prowadzenia działalności gospodarczej. Ten procent określa wysokość opłat, które księgowa zaliczy do Twoich kosztów.

2. Różnice kursowe i opłaty za operacje finansowe

Wydatki związane z operacjami finansowymi również nie wymagają ani faktur, ani rachunków. W kosztach możesz zapisać np. dowolną prowizję związaną z przelewem firmowym, czy kredytem. Podobnie jest w przypadku, gdy na fakturze sprzedażowej kwota w obcej walucie po przeliczeniu jest wyższa od kwoty, która wpłynęła na konto w złotówkach. Taką różnicę kursową można zapisać jako koszt, który również nie wymaga faktury.

Aby księgowa włączyła powyższe wydatki do kosztów, wystarczy przedstawić wyciąg z konta bankowego, na którym są wyszczególnione opłaty lub kwoty przed i po przeliczeniu. Podobną rolę spełniają wyciągi z serwisów płatności internetowych (np. PayPal) i kantorów internetowych oraz potwierdzenia sprzedaży waluty w kantorze stacjonarnym.

3. Benzyna kupiona za granicą, opłaty autostradowe i parkingowe

Przedsiębiorca podróżujący po Polsce musi za każdym razem prosić o fakturę kupując paliwo na stacji benzynowej. Warto jednak wiedzieć, że za granicą ta zasada nie obowiązuje. Aby udokumentować zakup paliwa podczas delegacji zagranicznej wystarczy paragon. Na jego odwrocie należy zapisać numer rejestracyjny samochodu oraz dane nabywcy.

Faktura również nie jest konieczna, aby ująć w kosztach opłaty za autostradę i bilety parkingowe (niezależnie od kraju). W tym wypadku wystarcza dowolny dowód zapłaty, np. paragon, winieta, czy wydruk z parkometru.

4. Bilety

Przepisy dość szczegółowo określają kiedy bilet wystarcza do ujęcia wydatku w kosztach. Musi to być bilet, na którym jest podana odległość, przy czym nie mniejsza niż 50 km. Ponadto, musi także zawierać nazwę i NIP sprzedawcy, numer i datę wystawienia, kwotę do zapłaty z podatkiem oraz kwotę podatku. Środek transportu nie ma tutaj znaczenia, a zatem może to być bilet na pociąg, autobus, czy samolot.

5. Środki czystości i materiały biurowe

Paragon również wystarcza, aby w kosztach firmowych znalazły się wydatki na rozmaite akcesoria biurowe, czy środki czystości, jak detergenty i inne środki BHP. Na odwrocie paragonu trzeba samemu zapisać dane nabywcy oraz rodzaj zakupionego towaru.

6. Diety, czyli koszty wyżywienia w trakcie delegacji

Diety obrazują w kosztach firmowych m.in. wydatki na wyżywienie w trakcie delegacji – w inny sposób nie można ich rozliczać. Wysokość diet dla przedsiębiorcy ustala się na tych samych zasadach, które obowiązują diety pracownicze. A zatem np. dla Polski stawka wynosi 23 zł dziennie.

Zapisanie w kosztach firmowych diet nie wymaga żadnych potwierdzeń poniesienia wydatków. Wystarczy powiadomić biuro rachunkowe o długości trwania wyjazdu. Oprócz tego trzeba jednak być w stanie w razie potrzeby udowodnić, że delegacja faktycznie miała miejsce. O to mogą zapytać urzędnicy w trakcie kontroli. W tym celu posłużą np. bilety, paragony lub faktury ze stacji benzynowych i dowody potwierdzające cel delegacji (np. korespondencja z klientem).

Uwaga: Osoby samodzielnie prowadzące księgowość wystawiają dowody wewnętrzne w celu ujęcia w kosztach wydatków, na które nie ma faktury lub rachunku.