Jak rozliczać koszty mieszkaniowe w firmie?

Prowadzenie firmy w mieszkaniu – na takie rozwiązanie decyduje się spora część przedsiębiorców, w tym zwłaszcza freelancerów i samozatrudnionych. Jeśli chodzi o kwestie biznesowe i osobiste można doszukiwać się wad takiego rozwiązania, ale ma ono niewątpliwe zalety, jeśli chodzi o podatki. Taki układ pozwala bowiem „wrzucać w koszty” część wydatków mieszkaniowych.

Koszty w firmie – dlaczego to jest ważne?

Gdy korzysta się z zasad ogólnych lub z podatku liniowego koszty pomniejszają podatek dochodowy. Ten mechanizm jest dość prosty – podatek oblicza się jako pocent od podstawy opodatkowania, a ta podstawa to (w skrócie) przychody pomniejszone o koszty. Z tego też wynika, że im wyższe koszty, tym niższy podatek. A zatem koszty warto poszukiwać wszędzie gdzie się da – o ile jest to zgodne z prawem.

Ogólnie, kosztem może być wydatek, który służy uzyskaniu przychodu lub utrzymaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Jeśli więc koszty mieszkaniowe spełniają ten warunek, można rozważać ich rozliczenie. Innymi słowy, muszą być powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W przypadku przedsiębiorcy, który mieszka i prowadzi działalność w tym samym miejscu rozliczanie wydatków mieszkaniowych jak najbardziej jest możliwe. Po spełnieniu kilku warunków.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Rozliczamy koszty mieszkaniowe w firmie – krok po kroku

Standardowo koszty rozlicza się po prostu ujmując w KPiR fakturę potwierdzającą dany zakup. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy wydatek można rozliczyć w całości oraz przepisy nie dopuszczają innego sposobu dokumentowania kosztów. A tak właśnie jest w przypadku wydatków na mieszkanie, w którym przedsiębiorca mieszka i prowadzi firmę.

1. Oszacuj część mieszkania służącą potrzebom firmowym

Rozliczanie trzeba zacząć od określenia jaki procent metrażu mieszkania służy do potrzeb firmowych. Ten procent jest potrzebny do określenia części kosztów, którą można rozliczyć w firmie. Do celu oszacowania wspomnianego procentu metrażu trzeba posłużyć się po prostu zdrowym rozsądkiem – zwykle sam charakter danej działalności pozwala dość łatwo ocenić jak dużo przestrzeni ona wymaga.

Np. gdy programista-freelancer oszacuje, że do celów firmowych potrzebuje 30% powierzchni mieszkania może to być wiarygodne. Z kolei np. sklep internetowy może tej przestrzeni przeznaczyć znacznie więcej np. z uwagi na konieczność przechowywania towaru.

Natomiast masażysta może do celów firmowych zarezerwować jeden konkretny pokój, w którym tylko świadczy swoje usługi. Pod tym względem jest zapewne dużo różnych sytuacji – innych w zależności od charakteru prowadzonej firmy.

Wynik swoich obliczeń należy zawrzeć na oświadczeniu, podpisać i przekazać księgowym lub samemu zachować w dokumentacji firmowej. Stanie się ono pomocne w razie ewentualnej kontroli.

2. Zastanów się, które koszty możesz w ogóle rozliczyć

Oczywiście, rozliczać w firmie można tylko te wydatki, które spełniają kryterium opisane na początku tego artykułu. A zatem muszą być powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ten warunek mogą spełniać m.in.:

• czynsz i/lub wynajem (w przypadku wynajętego mieszkania),
• prąd,
• Internet,
• gaz.

Tutaj trzeba jednak zachować pewną ostrożność. O ile np. programista-freelancer z łatwością udowodni koszty prądu i Internetu, o tyle z gazem może już być trudniej.

3. Rozlicz koszty mieszkaniowe według procentu metrażu

Każdy wydatek mieszkaniowy, który Twoim zdaniem spełnia kryteria kosztu może być rozliczony w firmie – ale nie w całości. Rozliczyć można tylko ten procent wydatku, który odpowiada procentowi mieszkania wykorzystywanego do celów firmowych. Przykładowo – programista-freelancer, który oszacował, że jego firma wymaga 30% metrażu mieszkania rozlicza 30% wydatku na prąd, czynsz, itd.

Trzeba tutaj zwrócić uwagę na kwestię dostępu do Internetu. Przedsiębiorcy często podpisują umowę „na firmę” z dostawcą tego rodzaju usług również, gdy prowadzą firmę w domu. To może motywować do rozliczenia takiej faktury za Internet w 100%.

Jednak urzędy skarbowe mogą to zakwestionować, gdy przedsiębiorca jednocześnie prowadzi firmę i mieszka w danym mieszkaniu. Trudno bowiem założyć, że z Internetu założonego w mieszkaniu nie korzysta się do celów prywatnych. Jest to tym bardziej prawdopodobne, gdy z przedsiębiorcą mieszkają też inne osoby, np. jego rodzina.

Jak dokumentować koszty mieszkaniowe w firmie?

Na koniec pozostaje pytanie jak udokumentować takie koszty. Standardowo koszty rozlicza się na podstawie faktur, zaś w określonych przypadkach dowodami potwierdzającymi wydatki mogą być m.in. bilety, paragony, a także potwierdzenia zapłaty.

W przypadku kosztów mieszkaniowych trzeba zgromadzić faktury, a gdy ich nie ma, mogą to być też:

• potwierdzenia zapłaty,
• inne dowody potwierdzające poniesienie wydatku i jego kwotę, np. umowę z wynajmującym, z dostawcą, rachunki, itd.

Co za tym idzie, posiadanie faktur wystawionych „na firmę” do rozliczania kosztów mieszkaniowych w firmie nie jest konieczne. Aczkolwiek faktury mogą okazać się bardzo przydatne, ponieważ pozwalają odliczać VAT.

VAT również można odliczać

Wśród wydatków mieszkaniowych są także te, które zawierają w sobie VAT. Standardowo, taki VAT można oczywiście odliczyć, ale tylko wtedy, gdy przedsiębiorca dysponuje na niego fakturą. Trzeba jednak pamiętać, by VAT-u nie odliczać w całości. W takiej sytuacji VAT odlicza się również proporcjonalnie – analogicznie do pozostałych kosztów mieszkaniowych.

Uwaga na podatek od nieruchomości

Ostatnia kwestia, o której trzeba pamiętać to podatek od nieruchomości. W przypadku nieruchomości mieszkalnych maksymalny podatek wynosi 0,74 zł za 1 m2, zaś w przypadku nieruchomości do celów firmowych maksymalna stawka to aż 23,03 zł za 1 m2.

Można jednak spotkać się z opiniami, że w przypadku działalności freelancera (np. programista, grafik, tłumacz), która w żaden sposób nie zmienia funkcji mieszkalnej danego lokalu wyższego podatku od nieruchomości płacić nie trzeba. Co do tego nie ma jednak pewności, a zatem trzeba zachować ostrożność. Można spodziewać się, że pod tym względem urzędnicy będą rozpatrywać każdą działalność indywidualnie.