Wstęp

Wysokie koszty firmowe = niski podatek dochodowy

Każdemu przedsiębiorcy, który rozlicza się skalą podatkową lub liniowo zależy na możliwie wysokich kosztach uzyskania przychodów. Zwiększenie kosztów firmowych zmniejsza podstawę opodatkowania, według której naliczany jest podatek dochodowy. Dodatkowo wydatek, który jest kosztem uzyskania przychodu zazwyczaj pozwala także odliczyć VAT. Warto zatem generować ich jak najwięcej!

Zanim zaliczysz jakikolwiek wydatek do kosztów – zapoznaj się z tym artykułem!

Czytając ten ebook dowiesz się:

  • Czym są koszty firmowe?
  • Jak udokumentować koszty firmowe?
  • Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych?

Wybierz Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe inFakt i uzyskaj pomoc w optymalizacji podatkowej!

Księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym inFakt to usługa, która zapewnia przedsiębiorcy święty spokój – profesjonalna obsługa biura rachunkowego jest połączona z dostępem do aplikacji online. Skorzystaj z niej, aby:

  • otrzymać pomoc w optymalizacji kosztów firmowych,
  • wystawiać faktury w aplikacji online,
  • mieć stały wgląd w operacje księgowe i kwoty podatków,
  • uzyskać fachową pomoc księgowych od codziennie w godz. 7 – 22.

Optymalizacja (lub racjonalizacja) podatkowa jest szerzej opisana w rozdziale 6 tego eBooka. Zapraszamy do lektury!


1. Czym jest koszt firmowy?

Koszt firmowy to wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością.

Zaliczając wydatki do kosztów należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Niestety, oprócz tego trzeba zwrócić uwagę na przepisy, które niekiedy wykluczają zaliczenie wydatków do kosztów firmowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli zdaniem podatnika spełniają kryteria kosztów. Przed ujęciem wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów trzeba sprawdzić czy nie znajduje się na tej liście.

Taka definicja kosztu firmowego sprawia, że zaliczenie wydatku do kosztów firmowych podlega interpretacji.

Niestety, to że Twoim zdaniem wydatek zalicza się do kosztów uzyskania przychodów nie oznacza, że urzędnicy podzielą Twoją opinię. W trakcie kontroli podatkowej możesz zostać poproszony o udowodnienie, że dany wydatek spełnia te kryteria. Generowanie kosztów firmowych wymaga dokonywania przemyślanych i udokumentowanych zakupów.

2. Dlaczego warto generować wysokie koszty?

Z kosztami firmowymi wiąże się pewien paradoks – z jednej strony wysokie koszty firmowe to po prostu duże wydatki, na które trzeba posiadać środki pieniężne. Z drugiej strony wysokie koszty dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo oznaczają niższy podatek dochodowy.

Dlatego najmniejsi przedsiębiorcy chcą zarazem wydawać niewiele i generować wysokie koszty. Aby zbliżyć się do tego celu, wcale nie trzeba naginać przepisów – wystarczy dobrze znać praktykę i poszerzać wiedzę, np. za pomocą tego eBooka!

3. Jak udokumentować koszt?

W większości przypadków, aby zakup mógł stać się kosztem, trzeba uzyskać od sprzedawcy odpowiedni dokument potwierdzający wydatek.

Mogą to być:

  • faktury
  • rachunki
  • bilety na trasy powyżej 50 km, na których widnieje m.in. NIP sprzedawcy
  • dowody zapłaty za przejazd autostradą
  • dowody poniesienia opłat pocztowych
  • umowy i rachunki do umów

W niektórych przypadkach (m.in. diety w podróżach służbowych, różnice kursowe), koszt dokumentuje się na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzanego przez biuro rachunkowe lub we własnym zakresie.

4. Koszty firmowe a VAT

W przypadku czynnych podatników VAT dokonywanie zakupów „na firmę” oznacza nie tylko obniżenie podstawy opodatkowania, ale także możliwość obniżenia kwoty VAT-u do zapłaty.

Jaka jest ogólna zasada?

VAT od sprzedaży to inaczej VAT należny. Jest to kwota podatku VAT, która „należy się” urzędowi skarbowemu. Przedsiębiorca musi ją wpłacić do urzędu w ustawowym terminie.

VAT od zakupów to inaczej VAT naliczony. Jest to kwota podatku VAT, która została „naliczona” przez sprzedającego. Nabywca płaci sprzedawcy VAT naliczony jako część zapłaty za towar lub usługę.

Po dokonaniu odpowiednich wydatków firmowych można obniżyć VAT od sprzedaży – odejmując od niego kwotę VAT od zakupów.

Jakie zakupy pozwalają obniżyć VAT od sprzedaży?

Prawo do obniżenia podatku VAT od sprzedaży przysługuje wtedy, gdy dany zakup jest związany z działalnością gospodarczą. Ustawa o VAT przewiduje jednak szereg ograniczeń i wyjątków od tej reguły. Ponieważ niniejszy eBook dotyczy innego tematu, po pełną listę wyjątków odsyłamy do Ustawy o VAT.

51-pomyslow-na-koszty-firmowe-img1
Zakupy związane z działalnością umożliwiają obniżenie podatku VAT

5. 51 pomysłów na koszty firmowe

Osoba prowadząca jednoosobową firmę planując wydatek zawsze powinna rozważyć czy dany zakup można włączyć do kosztów firmowych, który pozwoli obniżyć podstawę opodatkowania i pomniejszyć kwotę VAT należnego. Można to zrobić wówczas, gdy wydatek ma na celu uzyskanie lub utrzymanie przychodu.

Co prawda:

Istnieją wydatki specyficzne dla danych działalności

Wówczas koszty wiążą się ściśle z prowadzoną działalnością, np. specjalistyczne narzędzia dla lekarza czy stomatologa. Nie sposób wymienić wszystkich kosztów tego typu i ten artykuł nie ma tego na celu. Warto jednak pamiętać, że:

Istnieją wydatki uniwersalne!

W niniejszym eBooku skupiamy się na takich wydatkach, które są powszechne w przypadku większości przedsiębiorców.

O jakie wydatki chodzi?

Przykładowo – czy komputer może być kosztem firmowym dla płytkarza? Tak – wystarczy, że płytkarz udowodni, że potrzebuje komputera, aby prowadzić księgowość, wystawiać faktury lub reklamować się w Internecie. W ten sposób komputer staje się wydatkiem poniesionym przez płytkarza w celu uzyskania przychodów.

Istnieje szereg wzorców rozliczania kosztów firmowych, których warto się trzymać, aby w przypadku kontroli podatkowej bez trudu udowodnić swoje racje.

UWAGA W niniejszym zestawieniu kosztów firmowych nie zostały ujęte składki ZUS przedsiębiorcy, ponieważ nie są to wydatki dobrowolne, a przedsiębiorca nie ma wpływu na ich wysokość. Warto jednak pamiętać, że składki ZUS również mają wpływ na wysokość podatku dochodowego.

Mieszkanie, biuro, wyposażenie biura

1. Czynsz i media

Jeżeli Twoja firma ma siedzibę w tym samym miejscu, w którym mieszkasz, do kosztów możesz zaliczyć opłaty mieszkaniowe. Trzeba pamiętać, że za taki lokal należy zapłacić wyższy podatek od nieruchomości. Włączając czynsz i media do kosztów działalności trzeba oświadczyć jaki procent mieszkania przeznaczony jest na działalność gospodarczą, a następnie do kosztów firmowych włączyć odpowiedni procent wydatków.

WAŻNE

Dokument potwierdzający koszt mieszkaniowy może być wystawiony na inną osobę. Wówczas potwierdzeniem poniesienia kosztu, oprócz faktury lub rachunku będzie np. umowa wynajmu mówiąca, że to przedsiębiorca opłaca czynsz i media oraz potwierdzenie zapłaty.

2. Abonament na telefon stacjonarny i internet

Jeżeli łącze założone jest w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy, urzędnicy mogą zakwestionować zaliczenie do kosztów kwoty abonamentu za telefon czy za dostęp do internetu. Istnieje bowiem wysokie prawdopodobieństwo, że przedsiębiorca korzysta z usługi również do celów prywatnych, nie ma też możliwości wyodrębnienia jaka część wydatków przeznaczona jest na cele działalności, a jaka wykorzystana prywatnie.

W przypadku telefonu stacjonarnego można ująć w kosztach firmowych odpowiednią część opłat za rozmowy związane z działalnością – podstawą jest billing.

3. Meble biurowe

Zakup mebli biurowych zwykle nie wzbudza wątpliwości urzędników. Warto jednak zachować umiar, gdyż do kosztów uzyskania przychodów nie można włączać kosztów tzw. reprezentacji (zob. Dodatek 2 – koszty reprezentacji). Skórzana kanapa za kilkanaście tysięcy może zostać uznana za reprezentację.

4. Akcesoria biurowe

Do kosztów firmowych można zaliczać wszelkie akcesoria biurowe.

UWAGA Drogie pióro może nie zostać uznane za akcesorium biurowe, tylko za koszt reprezentacji (zob. Dodatek 2 – koszty reprezentacji), który nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

5. Remont biura / mieszkania

Przedsiębiorca ma prawo wyremontować biuro i zaliczyć do kosztów wydatki na remont – zarówno usługi wykończeniowe, jak i materiały. Dotyczy to również sytuacji, w której przedsiębiorca mieszka i prowadzi firmę w tym samym miejscu. W takiej sytuacji w kosztach uzyskania przychodów dopuszczalne jest ujęcie tylko tych wydatków, które związane są z odpowiednim pomieszczeniem (pomieszczeniami) przeznaczonymi na cele firmowe.

6. Okna i drzwi

Koszty wymiany okien i drzwi w biurze nie powinny wzbudzić wątpliwości urzędników.

7. Elementy dekoracyjne

Do kosztów firmowych można zaliczyć dekoracyjne elementy wyposażenia, pod warunkiem, że nie mają charakteru reprezentacji, tzn. nie odbiegają swoją wartością od zwyczajowo przyjętych norm. Mogą to być dzieła sztuki o niewielkiej wartości, reprodukcje, plakaty, kwiaty w doniczkach, akwaria, itp.

UWAGA Drogie dzieło sztuki (obraz, rzeźba, itp.) zostanie uznane za reprezentację – takiego kosztu nie można rozliczyć.

8. Środki czystości

Środki czystości, ręczniki czy chusteczki można zakwalifikować do kosztów firmowych. Uzasadnieniem dla wysokich kosztów związanych ze środkami czystości jest zatrudnianie pracowników lub prowadzenie działalności wymagającej miejsca dostępnego dla klientów (np. salon fryzjerski).

Elektronika i akcesoria

9. Komputery, tablety i akcesoria

Komputery stacjonarne, laptopy, netbooki, monitory, klawiatury, myszki, głośniki, tablety PC, itp. to typowe koszty firmowe w przypadku większości działalności gospodarczych.

UWAGA Sprzęt o wartości powyżej 3,5 tys. zł podlega amortyzacji (zob. Dodatek 1 – amortyzacja).

10. Oprogramowanie

W przypadku oprogramowania użytkowego o ogólnym charakterze (np. systemy operacyjne, pakiet Office), nie ma problemów z zaliczaniem go do kosztów, natomiast możliwość wrzucenia w koszty programów specjalistycznych (np. Photoshop, Corel, Final Cut, itp.) zależy od charakteru działalności gospodarczej.

Koszt oprogramowania dostępnego online, które nie jest instalowane na dysku komputera rozliczamy jako zakup usługi świadczonej drogą elektroniczną (nie jako koszt zakupu towaru). Tym niemniej, taki wydatek również stanowi koszt firmowy.

UWAGA Jeżeli wydatek przekracza kwotę 3,5 tys. zł to oprogramowanie podlega amortyzacji jako wartość niematerialna i prawna (zob. Dodatek 1 – amortyzacja).

11. Abonament na telefon komórkowy

Wydatki na rozmowy telefoniczne typu prepaid mogą stanowić koszty firmowe – wystarczy uzyskać fakturę od sprzedawcy doładowania. Jeżeli natomiast umowa abonamentu jest zawarta „na firmę” to całą kwotę można włączyć do kosztów działalności.

Rozliczając wydatki związane z telefonem warto jednak zachować ostrożność – jeżeli przedsiębiorca nie posiada innego telefonu niż służbowy, urzędnicy mogą zakwestionować włączenie do kosztów 100% wydatków. Wówczas należy oszacować procent wykorzystania telefonu na potrzeby służbowe (do tego może posłużyć billing).

12. Telefony komórkowe

Jeśli przedsiębiorca zakupi telefon komórkowy w sklepie stacjonarnym lub internetowym i dysponuje fakturą za taki zakup to może włączyć go do kosztów firmowych.

13. Drukarki, skanery i akcesoria

Drukarka, toner, tusz, papier – takie wydatki można ujmować jako koszty uzyskania przychodów.

14. Aparaty fotograficzne, kamery i akcesoria

W przypadku niektórych firm łatwo uzasadnić włączenie do kosztów działalności gospodarczej wydatków na aparaty fotograficzne lub kamery i akcesoria, np. futerały, statywy, karty pamięci, lampy błyskowe, obiektywy. Jeżeli mają związek z wykonywanymi czynnościami to będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

15. Telewizory i sprzęt audio

W odniesieniu do części działalności, można nawet udowodnić potrzebę zakupu telewizora i sprzętu audio, np. radia. Dotyczy to zwłaszcza branż związanych z reklamą, PR-em i mediami oraz firm, w których telewizja lub radio służą rozrywce klientów. Pozostali przedsiębiorcy powinni przygotować odpowiednie wyjaśnienie motywujące zakup takiego wyposażenia. Uzasadnieniem nie może być uprzyjemnienie czasu pracy samemu przedsiębiorcy.

16. Abonament RTV

Firma, która opłaca abonament RTV i wykorzystuje telewizor lub radio w miejscu dostępnym dla klientów może zakwalifikować abonament RTV do kosztów firmowych.

Edukacja

17. Książki i czasopisma branżowe

Przedsiębiorca ma prawo rozliczać koszty zakupu literatury związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą np. biuro turystyczne może rozliczyć koszt prenumeraty „National Geographic”. Istnieją też takie pozycje książkowe, które ma prawo rozliczyć każdy właściciel firmy np. „Marketing” Philipa Kotlera.

18. Szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe

Wydatki na warsztaty, szkolenia czy studia podyplomowe powiązane z prowadzoną działalnością można zaliczać do kosztów firmowych. Jednak jeżeli tematyka danego szkolenia jest inna to trzeba liczyć się z tym, że urzędnicy zakwestionują taki koszt, uznając że jego cel to rozwój prywatny.

19. Kursy językowe

Kursy językowe nie wzbudzą wątpliwości urzędników, gdy przedsiębiorca uczy się języka potrzebnego w kontaktach biznesowych. Jeżeli z danym językiem nie ma kontaktu w biznesie, wówczas sytuacja jest analogiczna do innych szkoleń – należy przygotować uzasadnienie i liczyć się z możliwością zakwestionowania danego kosztu.

20. Konferencje naukowe

Do kosztów związanych z edukacją zaliczają się także konferencje naukowe, w których udział jest płatny.

Promocja i reklama

21. Logotyp i wizytówki

Wydatki związane z zaprojektowaniem i wykonaniem logotypu oraz wizytówek bezspornie stanowią koszty uzyskania przychodów.

22. Strona www

Do kosztów firmowych działalności można włączyć wydatki na stronę www, w tym projekt strony, CMS, wsparcie techniczne, domenę, hosting, pozycjonowanie czy teksty na stronę internetową.

23. Reklama w Internecie

Bez przeszkód można rozliczać koszty reklamy internetowej, w tym m.in. płatne ogłoszenia, reklamę displayową, e-mail marketing, Google AdWords, sieci afiliacyjne (np. TradeDoubler) czy reklamę w Social Media.

24. Reklama zewnętrzna, prasowa, radiowa i telewizyjna

Wszelkie inne formy reklamy również mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

25. Prezenty

Szczególną formą promocji działalności firmy jest wręczanie prezentów. Polskie prawo zezwala na włączanie do kosztów firmowych prezentów o niewielkiej wartości, mających reklamowy charakter. Co do reklamowego charakteru nie ma wątpliwości, jeżeli na danym gadżecie jest umieszczone logo firmy. Do kosztów nie można natomiast włączać drogich, prestiżowych prezentów, nawet jeżeli znajduje się na nich logo firmy.

UWAGA W związku z wręczaniem prezentów może pojawić się konieczność zapłaty podatku VAT wyliczonego od ich wartości. Obowiązek pojawia się jeśli:

  • koszt jednorazowego prezentu przekracza 10 zł lub
  • całościowa wartość prezentów wręczonych jednej osobie w ciągu roku podatkowego przekracza kwotę 100 zł (w takim przypadku przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję zawierającą dane obdarowanych osób).

26. Public Relations

Wydatki na Public Relations są przez polskich urzędników traktowane tak samo, jak wydatki na reklamę.

27. Targi i spotkania branżowe

Wszelkie koszty związane z udziałem w targach i spotkaniach branżowych (również organizowanych dla klientów) mogą stanowić koszty firmowe.

Podróże służbowe

Rozliczając koszty delegacji przedsiębiorcy, warto pamiętać o tym, że delegacja ta nie może mieć charakteru stałych wyjazdów, niezbędnych przy wykonywaniu danej działalności, np. w przypadku branży transportowej. Trzeba mieć na uwadze, że przedsiębiorca może zostać poproszony o przedstawienie dokumentacji uzasadniającej podróż służbową.

28. Diety

Przedsiębiorca wyjeżdżający w podróż służbową nie może rozliczać kosztów wyżywienia na podstawie rachunków lub faktur VAT. Do kosztów firmowych może włączyć kwoty diet o wysokości zdefiniowanej w Kodeksie Pracy. Obecnie stawka diety za jeden dzień delegacji krajowej wynosi 30 zł. W przypadku delegacji zagranicznych, stawka zmienia się w zależności od kraju.

29. Noclegi

Do kosztów firmowych można włączać wydatki na noclegi. W tym celu trzeba dysponować rachunkiem lub fakturą. Opłaty za noclegi zalicza się do kosztów w kwocie brutto ponieważ przepisy nie pozwalają na odliczenie VAT.

51-pomyslow-na-koszty-firmowe-img2
Rozliczanie delegacji może wymagać dokumentacji uzasadniającej

30. Transport

Wyjeżdżając w podróż służbową przedsiębiorca może rozliczać transport, pod warunkiem, że koszty przejazdu są udokumentowane fakturą lub rachunkiem, a w określonych przypadkach biletem.

UWAGA! Bilet wystarcza do zaksięgowania kosztu jeżeli dotyczy podróży na odległość nie mniejszą niż 50 km, zawiera nazwę, NIP sprzedawcy, liczbę kilometrów, numer, datę wystawienia, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku.

Pojazdy

Przedsiębiorca ma dwie możliwości rozliczania kosztów pojazdów, których jest właścicielem lub współwłaścicielem: może wpisać pojazd do ewidencji środków trwałych firmy (stanie się wówczas majątkiem firmowym) lub wykorzystywać prywatny (lub wynajęty) pojazd do celów służbowych.

Odliczenie podatku VAT od wszelkich wydatków związanych z samochodem osobowym jest mocno ograniczone. Zazwyczaj przedsiębiorcy mają prawo do odliczenia 50% VAT, pozostałe 50% wraz z kwotą netto ujmowane jest jako koszt uzyskania przychodów.

31. Amortyzacja pojazdu

Pojazd będący majątkiem firmowym (wpisany do ewidencji środków trwałych) można włączać do kosztów uzyskania przychodów za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych (zob. Dodatek 1 – amortyzacja).

32. Paliwo

Jeżeli posiadamy pojazd będący majątkiem firmy to całość wydatków na paliwo stanowi koszt uzyskania przychodów. W przypadku prywatnych samochodów wykorzystywanych do celów firmowych, do kosztów działalności można włączyć wydatki na paliwo – do kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu (zob. Dodatek 3 – kilometrówka).

33. Części zamienne

Analogicznie rozliczamy wszelkie wydatki na części zamienne, usługi serwisowe itp.:

  •  w całości – gdy dotyczą pojazdów należących do firmy (wprowadzonych do ewidencji środków trwałych);
  • maksymalnie do kwoty wynikającej z tzw. kilometrówki (zob. Dodatek 3 – kilometrówka) – gdy prywatny pojazd wykorzystywany jest do celów firmowych.

34. Ubezpieczenia komunikacyjne

Dla samochodów ciężarowych opłaty poniesione w związku z zakupem polis komunikacyjnych OC, AC czy NNW mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

W przypadku samochodów osobowych, kosztem uzyskania przychodów mogą być w całości wydatki na ubezpieczenie OC i NNW. Należy jednak pamiętać, że ubezpieczenie AC można zaksięgować pod warunkiem limitu, proporcjonalnie do wartości 20 000 euro przeliczonych na złote wg kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

35. Raty leasingowe

Do kosztów firmowych można włączać wydatki związane z ratami leasingowymi.

Dojazd do biura i klienta

Koszty związane z samochodem opisane są w sekcjach: Pojazdy, Dodatek 1 i Dodatek 2. Tutaj natomiast prezentujemy inne sposoby podróżowania, które także można zaliczyć do kosztów.

36. Taksówka

Aby rozliczyć koszty podróży taksówką trzeba dysponować rachunkiem lub fakturą za przejazd.

37. Środki transportu zbiorowego

Przedsiębiorca ma prawo zakwalifikować do kosztów firmowych wydatki na bilety autobusowe, tramwajowe czy metro, o ile posiadamy rachunek lub fakturę. Bilet okresowy można zaliczyć do kosztów tylko w takim zakresie, w jakim jest wykorzystywany w działalności (zwykle jest to mniej niż 100%).

38. Motocykl, motorower lub skuter

Zakup jednośladu można w całości włączyć do kosztów firmowych, co jednocześnie pozwoli rozliczać wydatki na benzynę. Zakup motocykla jest traktowany tak, jak zakup samochodu osobowego, czyli mogą go dotyczyć ograniczenia w odliczeniu VAT. W przypadku zakupu motoroweru lub skutera, VAT można odliczyć w całości.

39. Rower

Zakup roweru wykorzystywanego do celów działalności gospodarczej (np. dojazdy do biura lub gabinetu), może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Współpracownicy i pracownicy

40. Umowy o pracę, o dzieło i umowy zlecenia

Do kosztów działalności można włączyć wydatki związane z umowami dla pracowników w kwotach brutto (tj. wraz z składkami ZUS finansowanymi przez pracownika i kwotami podatków) oraz część składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno umów o pracę, o dzieło, jak i zleceń.

41. Dodatkowe koszty związane z osobami zatrudnionymi i współpracownikami

Zatrudnianie współpracowników i pracowników może posłużyć jako uzasadnienie włączenia do kosztów firmowych dodatkowej liczby sprzętu komputerowego, mebli i akcesoriów biurowych, większej ilości abonamentów telefonicznych, podróży służbowych pracowników itp.

42. Klimatyzacja, rolety, dodatkowe ogrzewanie

Do kosztów firmowych można zaliczyć zainstalowanie urządzeń i akcesoriów związanych z ochładzaniem i ogrzewaniem biura, w tym rolety chroniące przed słońcem.

43. Imprezy integracyjne

Firma zatrudniająca pracowników ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z organizowanymi dla nich imprezami integracyjnymi.

44. Catering

Zatrudnianie pracowników sprawia, że do kosztów działalności można zakwalifikować wydatki na kawę, herbatę, zimne napoje, przekąski czy kanapki.

Kredyty i ubezpieczenia

45. Odsetki od kredytu

Przedsiębiorca, który zaciągnął kredyt na firmę musi pamiętać, że do kosztów firmowych zalicza się wyłącznie część odsetkową. Urzędnicy mogą jednak zakwestionować księgowanie odsetek od kredytów firmowych „na dowolny cel”, gdyż trudno wówczas udowodnić powiązanie kredytu z działalnością gospodarczą.

46. Ubezpieczenie biura, mieszkania i majątku firmowego

Urzędnicy traktują polisę ubezpieczeniową jak koszt związany z zabezpieczeniem źródła przychodu, dlatego można ją włączać do kosztów działalności gospodarczej. Oczywiście pod warunkiem, że ubezpieczeniu podlega majątek firmowy lub wykorzystywany do celów firmowych (własny lub wynajęty).

Straty

47. Strata podatkowa

Firma, która wygeneruje „stratę” w postaci nadwyżki kosztów nad przychodami, ma prawo ją rozliczyć. Straty nie kwalifikuje się jednak do kosztów, tylko odlicza się ją od dochodu.

Przedsiębiorca może to uczynić w ciągu kolejno następujących po sobie pięciu lat. W wybranym okresie przedsiębiorca ma prawo jednorazowo obniżyć dochód maksymalnie o 50% kwoty straty.

48. Zniszczenie i kradzież majątku

Do kosztów działalności gospodarczej można zaliczyć zniszczenie lub kradzież majątku firmowego, w tym środków trwałych, towaru lub gotówki. Takie zdarzenie nie może jednak być wynikiem zaniedbania lub celowych działań przedsiębiorcy albo jego pracowników oraz musi być dobrze udokumentowane za pomocą protokołów policyjnych i protokołów wewnętrznych.

Inne koszty

49. Odzież

Do kosztów firmowych można włączyć odzież o charakterze ochronnym (niezbędną do wykonywania danej pracy) oraz odzież o charakterze reklamowym (wystarczy, aby posiadała naszyte logo firmy).

Kosztów uzyskania przychodów nie będą stanowić wydatki na odzież o charakterze reprezentacyjnym, np. zakup garnituru lub garsonki.

50. Opłaty skarbowe

Opłaty dokonywane przy wykonywaniu czynności skarbowych, m.in. przy wydawaniu zaświadczeń i zezwoleń również można zaliczyć do kosztów firmowych.

51. Księgowość

Wszelkie wydatki na księgowość, w tym obsługa biura rachunkowego, abonament na korzystanie z programu online do fakturowania i księgowości (jak https://infakt.pl), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

6. Co to jest racjonalizacja podatkowa?

Z kosztami firmowymi powiązany jest temat tzw. racjonalizacji podatkowej. Co to takiego?

Każdy przedsiębiorca może działać w taki sposób i podejmować takie decyzje, aby zobowiązania podatkowe były dla niego jak najmniejszym obciążeniem. W tym celu należy zadać sobie następujące pytania:

  • Czy forma opodatkowania mojej firmy jest optymalna?
  • Czy rozliczam się w korzystnym terminie dla mojej działalności (miesięcznie, kwartalnie)?
  • Czy każdy ponoszony wydatek, który może być kosztem uzyskania przychodów staje się moim kosztem firmowym?
  • Czy mógłbym podjąć dodatkowe działania, aby zmniejszyć podstawę opodatkowania (np. przez powiększenie majątku firmowego)?
  • Czy mógłbym dokonać dodatkowych wydatków stanowiących koszty firmowe?
  • Czy w optymalny sposób rozliczam składki ZUS?

Oczywiście, trudno wymagać od przedsiębiorcy, aby znalazł jeszcze dodatkowy czas na weryfikowanie przepisów. Dlatego racjonalizację podatkową najlepiej zlecić specjalistom.

Księgowi inFaktu pomagają z własnej inicjatywy

Biuro Rachunkowe inFakt oferuje racjonalizację podatkową jako jedną z usług w ramach Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego. Księgowi regularnie kontaktują się ze swoimi klientami, aby wspólnie z nimi odpowiadać na powyższe pytania (i wiele innych!). Dzięki temu, klient może zaoszczędzić na podatkach w sposób w pełni zgodny z prawem.

Zapraszamy do korzystania!

Dowiedz się więcej

DODATEK 1

Amortyzacja

Co to jest amortyzacja?

Niektóre zakupy zalicza się do kosztów firmowych stosując zasady tzw. amortyzacji. Ogólnie, amortyzacja oznacza stopniowe zmniejszanie się wartości składnika majątku firmowego. W kosztach firmowych obrazuje się to za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych, które zwykle stanowią procent wartości początkowej danego składnika majątku.

Kiedy stosuje się amortyzację?

Zasady dotyczące amortyzacji stosuje się wobec składników majątku włączanych do ewidencji środków trwałych. Do środków trwałych zalicza się składniki majątku, które są:

  • gotowe i zdatne do użytku w danym momencie,
  • o przewidywanym czasie użytkowania dłuższym niż 1 rok.

Składniki majątku podlegające amortyzacji to własność materialna (np. maszyny, budynki, pojazdy) lub wartości niematerialne i prawne (np. patenty, autorskie prawa majątkowe, koncesje czy licencje – w tym na zakup i korzystanie z oprogramowania).

Składniki majątku firmy o wartości początkowej powyżej 3,5 tys. zł netto należy obowiązkowo włączyć do ewidencji środków trwałych i amortyzować. Tańsze zakupy firmowe również można amortyzować, ale nie ma takiej konieczności.

Od czego zależy wysokość odpisów amortyzacyjnych i jak długo trwa amortyzacja?

Z uwagi na to, że przedsiębiorcom zależy na jak najwyższych kosztach, zwykle w ich interesie leży, aby odpisy amortyzacyjne były jak najwyższe. Wysokość odpisu amortyzacyjnego, a co za tym idzie długość trwania amortyzacji, zależy od tzw. stawek amortyzacyjnych. Ich wartości można znaleźć w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, który jest załącznikiem do Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stawki podawane są w formie procentowej.

Przykład

Podstawowa roczna stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych i ciężarowych wynosi 20%. Oznacza to, że w ciągu roku należy zamortyzować 20% wartości początkowej danego pojazdu. W przypadku samochodu osobowego o wartości 20 tys. zł, amortyzacji w ciągu jednego roku podlega 1/5 tej kwoty, czyli 4 tys. zł. W związku z tym, przedsiębiorca może co miesiąc włączyć do kosztów uzyskania przychodów odpis amortyzacyjny w wysokości 1/12 tej kwoty, czyli 333,33 zł.

Amortyzacja jednorazowa

Przepisy dopuszczają skorzystanie z amortyzacji jednorazowej, która oznacza zaliczenie składnika majątku do kosztów firmowych w całości, za pomocą jednokrotnego odpisu amortyzacyjnego. Z takiej możliwości mogą skorzystać tzw. mali podatnicy oraz nowi przedsiębiorcy, przy czym obowiązuje limit wartości składników majątku amortyzowanych jednorazowo w wysokości 50 tys. euro. Ponadto, jednorazowa amortyzacja nie dotyczy części składników majątku np. samochodów osobowych (chyba że ich wartość jest niższa niż 3,5 tys. zł) oraz wartości niematerialnych i prawnych (w tym licencji na oprogramowanie).

DODATEK 2

Koszty reprezentacji

W przypadku rozliczania kosztów reprezentacji polskie przepisy są nieścisłe. Jest to aspekt, który często podlega interpretacji i jest zależny od indywidualnej oceny urzędników. Przedsiębiorca, który chce uniknąć problemów związanych z wyjaśnianiem przyczyn poniesienia kosztów firmowych powinien szczególnie zwrócić uwagę na koszty, które mogą zostać zakwalifikowane jako reprezentacja.

Reprezentacja NIE stanowi kosztu uzyskania przychodu.
W przepisach nie ma jednak definicji „reprezentacji”. W praktyce, urzędy stosują zwykle interpretację według której „reprezentacja” jest jednoznaczna z wystawnością czy przepychem, tzn. z działaniami odbiegającymi od standardów przyjętych w danej branży.

DODATEK 3

Kilometrówka

Czym jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka to pisemny raport potwierdzający odległości przebyte pojazdem prywatnym w celach firmowych. Kilometrówką można rozliczać przebieg samochodu osobowego, motoru lub motoroweru.

Kilometrówka jest powszechnie stosowana, gdy:

  • pracownik użytkuje prywatny samochód do celów firmowych;
  • właściciel firmy wykorzystuje prywatny samochód do celów firmowych.

Z czego składa się kilometrówka?

Nie istnieje urzędowy wzór kilometrówki. Są natomiast wytyczne mówiące o tym, co musi się znaleźć w ewidencji. Kilometrówka powinna zawierać następujące elementy:

  • trasa podróży;
  • odległość w kilometrach;
  • stawka za 1 km;
  • kwota wynikająca z przemnożenia stawki przez liczbę przejechanych kilometrów;
  • powód wyjazdu (np. spotkanie z klientem);
  • numer rejestracyjny;
  • pojemność silnika pojazdu;
  • dane firmy;
  • dane osoby korzystającej z pojazdu;
  • podpis pracodawcy lub właściciela firmy.

Ile wynosi stawka kilometrówki?

W 2017 roku stawki kilometrówki wynoszą odpowiednio:

  • samochody osobowe o pojemności skokowej:
    • do 900 cm3 – 0,5214 zł
    • powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł
  • motocykle – 0,2302 zł
  • motorowery – 0,1382 zł

W jakim celu sporządza się kilometrówkę?

Ewidencja przebiegu pojazdu ma na celu rozliczenie kosztów eksploatacji samochodów prywatnych używanych do celów firmowych. Stawka kilometrówki pomnożona przez liczbę kilometrów przejechanych w danym okresie daje maksymalną kwotę kosztów pojazdu, jakie można rozliczyć. Dotyczy to takich kosztów takich jak: benzyna, części eksploatacyjne, naprawy, przeglądy, ubezpieczenia komunikacyjne.