Prezenty dla kontrahentów i klientów a podatek. Jak je rozliczyć?

Często z okazji różnych świąt czy uroczystości firmy decydują się obdarować swoich klientów i kontrahentów prezentami. Jakie konsekwencje podatkowe niosą takie podarunki? Jak prawidłowo rozliczyć prezenty dla kontrahentów? 

Krok 1: Czy zakup prezentu dla kontrahenta może być kosztem? 

O tym, czy wydatek może stanowić koszt podatkowy, decyduje fakt, czy jest on:

  • związany z działalnością gospodarczą i poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia jego źródła – istnieje związek przyczynowo skutkowy pomiędzy kosztem a przychodem;
  • racjonalny – możliwy do uzasadnienia i udowodnienia;
  • prawidłowo udokumentowany np. fakturą lub rachunkiem;
  • nieuwzględniony na liście kosztów zabronionych.  

Analizując zakup prezentów jako koszt podatkowy, należy zwrócić szczególną uwagę na listę kosztów zabronionych, pośród których wyszczególniono wydatki na reprezentację. 

Zgodnie z orzecznictwem organów podatkowych kosztami reprezentacji są wszelkie działania, które zmierzają do wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Przedsiębiorca podejmuje je zarówno w odniesieniu do istniejących, jak i potencjalnych klientów w celu stworzenia korzystnych warunków podczas podpisania umowy. 

Za koszty reprezentacji uznaje się wydatki utożsamiane z wytwornością czy wystawnością. W szczególności są to usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów alkoholowych. Tym samym, jeśli prezenty realizują wymienione cele, przedsiębiorca nie może zaliczyć ich do kosztów podatkowych

Kiedy prezenty mogą być traktowane jako koszty podatkowe? 

box-icon

Warto wiedzieć

Kosztami podatkowymi mogą być natomiast wydatki na reklamę.

Istotą tych kosztów jest zachęcenie klientów do skorzystania z oferty czy zwiększenie rozpoznawalności marki poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Aby upominki reklamowe mogły być kosztem podatkowym, oczywiście nie mogą być uznane za koszty reprezentacji. Dlatego w praktyce są to drobne, mało kosztowne przedmioty takie jak: kalendarze, kubki czy długopisy. Dodatkowo są one oznaczone logo firmy i przekazywane wszystkim potencjalnym klientom.

Podsumowując, aby upominki mogły być kosztem podatkowym muszą łącznie być:

  • opatrzone logo firmy,
  • znikomej wartości,
  • wręczane wszystkim klientom.
box-icon

Uwaga

Zakup upominków reklamowych może być kosztem podatkowym, jeżeli jednostkowa wartość prezentu nie przekroczyć 200 zł.

Krok 2: Rozliczenie zakupu prezentu dla kontrahenta na gruncie podatku dochodowego

Po przeprowadzeniu analizy kosztu, możesz przystąpić do jego prawidłowego rozliczenia. Omówmy to na przykładzie.

Przykład:

Przedsiębiorca chce podarować swojemu kontrahentowi kosz podarunkowy o wartości 1000 zł. W skład upominków wchodzą min.: słodycze, alkohol, karta upominkowa

Zgodnie z stanowiskiem organów podatkowych jest to wydatek uznany jako koszt reprezentacji. Zakup prezentu nie przekłada się w sposób bezpośredni na osiągnięcie przychodu. Ma on jedynie wykreować pozytywny wizerunek przedsiębiorcy w oczach klienta, co w przyszłości może przełożyć się na podpisanie korzystnej umowy z danym kontrahentem. Tym samym zakup ten nie może zostać rozliczony jako koszt podatkowy u przedsiębiorcy. 

Natomiast pomimo, że przedsiębiorca nie zalicza wydatku do swoich kosztów podatkowych, kontrahent, który otrzymał prezent powinien rozpoznać po swojej stronie przychód. Musi więc naliczyć i odprowadzić podatek dochodowy. Ponadto, w celach informacyjnych darczyńca ma obowiązek przekazania do US deklaracji PIT-8AR.

box-icon

Uwaga

Kontrahent jest zwolniony od konieczności odprowadzenia podatku dochodowego, gdy otrzyma upominki reklamowe, których wartość nie przekracza 200 zł.

Krok 3: Rozliczenie zakupu prezentu dla kontrahenta na gruncie podatku VAT

Na gruncie podatku VAT nie ma znaczenia, czy w podatku dochodowym prezenty zostały zakwalifikowane jako koszty reprezentacji, czy koszty reklamy. W przepisach mowa jedynie, że jeśli wydatek jest związany w sposób bezpośredni lub pośredni z czynnościami opodatkowanymi, to przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. 

Z drugiej strony przekazanie prezentów dla podatku VAT jest traktowane jako dostawa towarów, która wymaga naliczenia i odprowadzenia podatku do urzędu skarbowego

Nie musisz naliczać podatku VAT, gdy:

  • łączna wartość wszystkich prezentów przekazana jednej osobie nie przekracza w roku 100 zł – konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji, pozwalającej na zidentyfikowanie odbiorcy;
  • jednostkowa wartość prezentu nie przekracza 20 zł – brak konieczności prowadzenia ewidencji.

Prezent dla kontrahenta a VAT. Co to oznacza w praktyce? 

Przykład:

Przedsiębiorca zakupił alkohol o wartości 300 zł/szt. wręczany kontrahentom jako upominek świąteczny

Na gruncie podatku dochodowego jest to wydatek traktowany jako koszt reprezentacji, który nie może być kosztem podatkowym. Jednak na gruncie podatku VAT przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT od dokonanego zakupu, ponieważ jest on pośrednio związany z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca musi jednak potraktować przekazany alkohol jako dostawę towarów i z tego tytułu zapłacić do urzędu skarbowego podatek. Oznacza to, że transakcja będzie miała dla niego charakter neutralny – w JPK_VAT wykaże taką samą wartość podatku VAT naliczonego i należnego. 

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu