Co mogę uznać za koszty reprezentacyjne w firmie? Czy można je odliczyć od podatku?


26 sierpnia 2021 5 min. czytania

Koszty reprezentacyjne służą budowaniu wizerunku firmy lub podatnika. Co ważne, nie wliczają się w koszty uzyskania przychodu, można od nich jednak odliczyć VAT. Sprawę utrudnia fakt, iż poprawne ich zakwalifikowanie często sprawia niemały kłopot.

Koszty reprezentacyjne – jakie warunki muszą spełniać

W polskim prawie nie znajdziemy jednoznacznej definicji reprezentacji. Przez wiele lat ustawa wskazywała na to, że koszty reprezentacyjne musiały:

  • służyć wywoływaniu pozytywnego wrażenia;
  • cechować się okazałością oraz ponadprzeciętną miarą.

Definicja ta budziła wiele niejasności, ponieważ była bardzo szeroka. To, co dla małej firmy może być znaczącym wydatkiem o charakterze wizerunkowym, dla innej już absolutnie nim nie jest.

Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2012 roku nieco rozjaśniło sytuację. Przyjęto nowe kryteria w kwestii uznania wydatku za koszt reprezentacyjny:

Koszty reprezentacji (…) to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.

Zgodnie z tym orzeczeniem za koszty reprezentacyjne uznaje się wydatki, które pełnią funkcje wizerunkowe względem podatnika.

Mają one zatem na celu:

  • stworzenie określonego obrazu firmy na zewnątrz;
  • przedstawienie podatnika w dobrym, korzystnym świetle oraz kreuje dobre wizerunek, a także miłą atmosferę.

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, dobrze jest spojrzeć na ich cel. Jeśli wyłącznym bądź głównym celem ponoszonych przez nas wydatków jest wykreowanie pozytywnego obrazu firmy, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Za reprezentację można więc uznać każde działanie skierowane do naszych kontrahentów lub osób trzecich mające na celu ułatwienie zawarcia umowy, stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia, bądź po prostu perspektywy dobrej współpracy.

Koszty reprezentacji – kwestia kontekstu

Warto zauważyć, że określenie charakteru danego wydatku często wiąże się z kontekstem sytuacji, w której dany wydatek został poniesiony oraz rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej. W niektórych sytuacjach możesz elastycznie ocenić wydatki tak, aby rozliczać je w bardziej korzystny dla siebie sposób.

Koszty reprezentacyjne a koszty reklamowe

Za reklamę uznaje się rozpowszechnianie informacji o danej firmie, produkcie czy usłudze w celu zwrócenia na nie uwagi. Ma ona dodatkowo na celu uwypuklenie zalet i zachęcenia do zakupu. Może oczywiście przybierać wiele form: ulotki, plakatu, baneru, artykułu sponsorowanego itd. Przepisy nie zabraniają ujmowania w kosztach wydatków na reklamę, ponieważ mają one na celu pozyskanie nowego źródła przychodu.

Z racji na to, że w koszty uzyskania przychodu wliczane są wydatki na reklamę, to część przedsiębiorców utożsamia z nimi także koszty reprezentacji. Między oboma typami wydatków istnieją jednak istotne różnice. Reklama ma na celu przekonanie do zakupu danego towaru lub usługi jak najszerszą grupę odbiorców, natomiast reprezentacja skupia się na oddziaływaniu na potencjalnych partnerów biznesowych, kontrahentów czy klientów. W tej sytuacji rozliczenie kosztów reprezentacji może zatem obejmować takie wydatki, jak spotkania biznesowe w restauracji. Jako przykład można podać np. posiłek spożyty w lokalu z partnerem biznesowym czy klientem – pomaga on bowiem w wywołaniu pozytywnego wrażenia i utrzymaniu dobrej relacji.

Prezenty dla klientów – reprezentacja czy reklama?

Mówiąc o kosztach reprezentacji, musimy omówić jeszcze jedną problematyczną kwestię : prezenty dla kontrahentów.

W sytuacji gdy prezenty takie zawierają logo firmy, uznawane są za zwykłe koszty reklamy. Od takich wydatków może zostać odliczony podatek VAT (mówimy oczywiście o czynnych podatnikach VAT), a wydatek ten może zostać zaliczony do kosztów firmowych.

W sytuacji gdy prezenty nie posiadają firmowego loga, należy je potraktować jako koszty reprezentacji, a wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Potwierdzenie tego stanowiska znajdujemy w interpretacji z 2010 roku wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy:

Nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego,(…), a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą,(…), kosztu uzyskania przychodów.

Koszty reprezentacyjne a podatek VAT

Ustawodawca mówi jasno, że co do zasady wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu firmy, jednakże możliwe jest od takich wydatków odliczenie podatku VAT. Potwierdzeniem tego jest także interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 2012 r.:

Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (…), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (…).

Wyjątek w tej kwestii stanowią usługi noclegowe i gastronomiczne, w tych dwóch przypadkach nie ma niestety możliwości odliczenia podatku VAT.