Wielu przedsiębiorców w trakcie prowadzenia firmy podnosi swoje kwalifikacje i rozwija wiedzę na studiach podyplomowych, konferencjach naukowych lub kursach. Mamy dla Was dobrą wiadomość – część wydatków na edukację możecie ujmować w kosztach firmowych, a tym samym obniżać podatek dochodowy.

Wydatek na edukację musi być powiązany z przychodem

Wielu przedsiębiorców po założeniu działalności gospodarczej kontynuuje edukację np. na studiach podyplomowych, a także bierze udział w szkoleniach i konferencjach. Takie wydatki mogą być kosztami firmowymi, ale muszą być powiązane z profilem firmy lub służyć jej prowadzeniu i rozwojowi w sposób nie budzący wątpliwości.

Edukacja rzadko służy wyłącznie uzyskaniu przychodu – zwykle wiąże się również z rozwojem osobistym osoby, która podjęła naukę. Dlatego urzędnicy czasami interpretują wydatki na edukację jako przede wszystkim osobiste, nawet jeśli są jakoś powiązane z działaniami firmy i potencjalnie mogłyby służyć uzyskaniu przychodów w przyszłości.

Nie zmienia to faktu, że są liczne sytuacje, w których rozliczanie kosztów edukacji jest możliwe.

Wydatek na edukację musi spełniać 3 warunki

Żeby zaliczyć wydatki na edukację do kosztów uzyskania przychodów należy rozstrzygnąć czy wydatek spełnia wszystkie 3 poniższe kryteria:

  • można go powiązać z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są niezbędne w prowadzonej działalności i które mają z nią związek tematyczny,
  • nie został wymieniony wśród wydatków, które nie mogą być kosztem (ich lista znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych),
  • jest właściwie udokumentowany.

Wydatki na edukację, które możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

1. Kurs językowy

W określonych sytuacjach kosztem firmowym może być kurs językowy, choć nie może to być nauka języka „na przyszłość”. Organy podatkowe konsekwentnie podkreślają w wydawanych interpretacjach, że w przypadku kursu należy powiązać naukę języka z działalnością firmy. Np. jeśli przedsiębiorca w sprawach firmowych wielokrotnie korzystał z pomocy tłumacza, to może być mocnym argumentem do podjęcia kursu językowego (i ujęcie go w kosztach).

Przykładem interpretacji na korzyść przedsiębiorcy może być wyrok Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2010 roku. Izba uznała dwa kursy językowe za koszty uzyskania przychodu firmie, która zajmuje się pośrednictwem handlowym pomiędzy przedsiębiorstwami chińskimi i francuskimi.

Znajomość języka chińskiego i francuskiego umożliwia bądź zabezpiecza źródło przychodów. Poza samym kursem również wszelkie inne wydatki związane z odbyciem kursu, na przykład lekcje z native speakerem z Chin, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

2. Studia podyplomowe na kierunku powiązanym z prowadzoną działalnością

Zajęcia odbywające się w weekendy i praktyczna wiedza w programie studiów podyplomowych sprawiają, że przedsiębiorcy chętnie się na nie decydują. Czesne za studia można zaliczyć do kosztów, jeśli przedsiębiorca wykaże związek pomiędzy wybranym kierunkiem a osiąganym przez firmę przychodem.

Jeśli prowadzisz gabinet kosmetyczny, to podyplomowa kosmetologia może być takim kierunkiem. Osoba, która oferuje klientom indywidualną dietę i przykładowy jadłospis, może wybrać dietetykę, a freelancer projektujący logotypy i elementy identyfikacji wizualnej studia graficzne.

Według Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu poniesione przez podatników wydatki związane ze studiami magisterskimi i podyplomowymi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów firmy pod dwoma warunkami. Po pierwsze: muszą wiązać się z prowadzoną działalnością, a po drugie muszą być prawidłowo udokumentowane.

Żeby takie wydatki ująć w kosztach uzyskania przychodu niezbędny jest rachunek lub faktura wystawiona przez uczelnię. Warto pamiętać, że w momencie zaliczenia czesnego do kosztów, przedsiębiorca ma prawo także rozliczyć wydatki na dojazd na zajęcia czy zakup materiałów edukacyjnych – te wydatki również należy odpowiednio udokumentować.

3. Konferencje branżowe

Wydatki związane z szeroko pojętym edukowaniem rynku, zarówno o branży jak i produktach firmy, można uznać za koszt uzyskania przychodu. Przykłady edukacji branży to np. zorganizowanie, sponsorowanie lub uczestnictwo w konferencji, spotkaniu lub sympozjum naukowym.

Udział przedsiębiorcy w takich wydarzeniach może mieć charakter reklamowy lub naukowy. Pierwszy typ polega na rozdawaniu folderów, ulotek, gadżetów, prezentowaniu produktów lub usług. Wydarzenie nie musi mieć ścisłego związku z charakterem prowadzonej działalności – wystarczy, że przedsiębiorca zdoła dzięki niemu dotrzeć z reklamą do potencjalnych klientów.

Jeżeli zaś udział przedsiębiorcy ma charakter czysto naukowy, tematyka powinna być powiązana z profilem prowadzonej działalności.

Wydatki na edukację, których nie możesz uznać za koszt uzyskania przychodów:

1. Prawo jazdy kategorii B

Większość przedsiębiorców rozlicza koszty użytkowania samochodu w ramach prowadzonej działalności. Jednak w większości przypadków kursu prawa jazdy i opłaty za egzamin nie można zaliczyć do tej kategorii wydatków. Istnieje w zasadzie tylko jedna „furtka” – kurs prawa jazdy musi być zrobiony wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.

Tak precyzuje to interpretacja z 20 stycznia 2009 roku. Może to być np. kurs operatora maszyny budowlanej, czy kierowcy auta ciężarowego w działalności, dla których takie pojazdy są niezbędne. W takich przypadkach da się udowodnić, że odbyty kurs ma związek wyłącznie z prowadzoną działalnością i nie ma charakteru prywatnego.

Zdaniem jednego z organów podatkowych, jeżeli istnieje podejrzenie, że prawo jazdy będzie wykorzystywane także do celów osobistych, nie ma możliwości ujęcia wydatku na kurs w kosztach firmowych. Ta interpretacja w praktyce całkowicie wyklucza możliwość rozliczenia kosztów kursu prawa jazdy kategorii B i egzaminu.

2. Studia podyplomowe, kursy online niepowiązane z prowadzoną działalnością

Jeżeli przedsiębiorca rozpocznie studia na kierunku, który nie jest powiązany z jego działalnością lub nie służy rozwojowi firmy to nie może uznać tego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Np. osobie, która wykonuje usługi transportowe i zapisała się na studia z kulturoznawstwa, trudno będzie znaleźć jakikolwiek związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganymi przychodami.

kursy online w kosztach

Istnieją również kierunki, które teoretycznie można dopasować do profilu niemal każdej firmy (np. zarządzanie w firmie lub finanse i rachunkowość). Każdy przedsiębiorca ma bowiem prawo poznać techniki skutecznego zarządzania oraz nabyć wiedzę o rozliczaniu finansów i rachunkowości.

Jednak w praktyce i w razie kontroli przedsiębiorcy niekoniecznie uda się udowodnić, że kierunek ściśle wiąże się z prowadzoną działalnością. W takich sytuacjach lepiej zachować dozę ostrożności i w kosztach uzyskania przychodów ujmować tylko jednoznacznie kwalifikujące się wydatki.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto