Każdy przedsiębiorca ma obowiązek rozliczania wszystkich dokonywanych w ramach działalności transakcji sprzedaży towarów lub usług oraz rozliczania uzyskanych przychodów. Warto wiedzieć, jakie zasady rozliczania faktur przychodowych obowiązują w 2014 roku i kiedy powstaje obowiązek podatkowy w podatku VAT oraz w podatku dochodowym.

Kiedy rozliczyć fakturę w KPiR?

Oczywiście, przychód należy przede wszystkim rozliczyć pod względem podatku dochodowego, czyli zwykle ująć w KPiR.

Według ogólnej zasady momentem powstania przychodu w podatku dochodowym, który nakazuje ujęcie faktury w KPiR jest data wydania towaru lub wykonania usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Przychód może powstać zatem:

  1. w dacie sprzedaży (dostawy towarów, zbycia prawa, wykonania usługi),
  2. lub

  3. w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności (np. wpływu środków pieniężnych na konto bankowe) – o ile zdarzenia te wystąpiły przed sprzedażą.

Po 1 stycznia 2014 r. sytuacja nakazująca zapłacić podatek dochodowy przed sprzedażą może mieć miejsce m.in. w przypadku wystawienia faktury do 30 dni przed sprzedażą. Wówczas taki dokument księgowy dotyczący przyszłej transakcji nie powoduje powstania momentu obowiązku podatkowego w VAT (o czym piszemy poniżej), natomiast powoduje konieczność rozliczenia podatku dochodowego (według daty wystawienia faktury).

Przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi o charakterze ciągłym np. stały serwis sprzętu komputerowego w firmie, najczęściej ustalają z klientem stałe okresy rozliczeniowe zamiast rozliczać każdą transakcję z osobna. Wówczas przychód powstaje w ostatni dzień umówionego okresu rozliczeniowego – najczęściej jest to ostatni dzień miesiąca. Data wystawienia faktury, czy data zapłaty należności jest w tym wypadku bez znaczenia.

Obowiązek podatkowy w podatku VAT

Oprócz obowiązków związanych z KPiR, firmy zarejestrowane do VAT rozliczają transakcję pod względem VAT-u. Również należy tego dokonać w określonych terminach.

Od 1 stycznia 2014 roku generalną zasadą jest, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi (ewentualnie otrzymania płatności, jeżeli nastąpiła wcześniej). Moment wystawienia faktury ma tutaj drugorzędne znaczenie (dotyczy wyjątkowych sytuacji).

To duża zmiana dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do tego, że obowiązek rozliczenia podatku powstawał w terminie wystawienia faktury, co należało uczynić maksymalnie do 7 dni od dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Natomiast zgodnie z nowymi przepisami podatek VAT staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów lub świadczenie usług i za ten okres musi być rozliczony w deklaracji podatkowej.

Przykład:

Przedsiębiorca 10 kwietnia 2014 r. otrzymał zamówienie na towar i w tym samym dniu wystawił fakturę dokumentującą to zdarzenie (obecnie możliwe jest wystawianie faktur do 30 dni przed faktycznym dokonaniem dostawy towaru). Zamawiający odbierze towar 10 maja i właśnie w tym dniu powstanie dla przedsiębiorcy obowiązek rozliczenia VAT. W takim przypadku trzeba również pamiętać, że jeżeli zamawiający zapłaci za towar przed jego odbiorem, to z datą zapłaty powstanie obowiązek podatkowy, czyli konieczność rozliczenia VAT-u od sprzedaży.

Daty wystawiania faktur sprzedaży

Mimo że od początku roku moment rozliczenia VAT od sprzedaży nie jest w większości przypadków powiązany z terminem wystawienia faktury, nie oznacza to, że przedsiębiorca o wystawieniu tego dokumentu może w ogóle zapomnieć lub zrobić to w dowolnym terminie.

Od początku 2014 roku podstawową zasadą jest, że faktura musi być wystawiona:

  • Nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano lub otrzymano zaliczkę.
  • Nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki.
  • Nie później niż z upływem terminu płatności – w szczególnych przypadkach.

UWAGA!

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorcy nadal wystawiali faktury w dniu sprzedaży lub do 7 dni od transakcji, korzystanie z wydłużonych terminów na wystawianie tych dokumentów jest jedynie prawem, a nie obowiązkiem właścicieli firm.

VAT od sprzedaży rozliczany w dacie wystawienia faktury – wyjątkowe przypadki

Niezależnie od powyższych zasad obowiązujących od początku roku aktualne przepisy przewidują tzw. szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego. W tych ściśle określonych przypadkach moment, w którym należy rozliczyć VAT w związku z dokonaną transakcją powstaje z chwilą wystawienia faktury sprzedażowej. Dotyczy to tylko sytuacji, gdy wystawienie faktury jest obowiązkowe.

Jeżeli nie ma takiego obowiązku zastosowane mają zasady ogólne. Dotyczy to m.in. następujących transakcji:

  • usług budowlanych lub budowlano-montażowych na rzecz przedsiębiorców,
  • dostawy (oraz czynności polegających na drukowaniu) książek oraz gazet, czasopism i magazynów,
  • dostaw energii elektrycznej,
  • usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
  • usług najmu, dzierżawy, leasingu,
  • usług ochrony osób oraz mienia,
  • stałej obsługi prawnej i biurowej.

Co istotne, dla wszystkich powyższych czynności przepisy określają terminy wystawiania faktur. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wystawi tego dokumentu terminowo, obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą upływu terminu na wystawienie faktury.

Przykład:

Jan Nowak zlecił przedsiębiorcy wykonie remontu swojego biura i mieszkania. Obie usługi zostały wykonane 10 kwietnia. Za remont biura przedsiębiorca wystawił fakturę z datą 15 kwietnia, a za usługę remontu mieszkania wykonaną na rzecz osoby fizycznej nie wystawił faktury. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje:

  • W odniesieniu do usługi remontu biura – w dacie wystawienia faktury tj. 15 kwietnia.
  • Z tytułu usługi wykonanej na rzecz osoby prywatnej (Jana Nowaka) – 10 kwietnia (moment wykonania usługi).

Rozliczanie faktur przychodowych a metoda kasowa

Ogólna metoda rozliczania VAT polega – w uproszczeniu – na tym, że przedsiębiorcy rozliczają podatek z faktur przychodowych w okresie, w którym miała miejsce sprzedaż (dostawa towarów lub wykonanie usługi). Ale w przypadku metody kasowej rozliczania VAT ogólna zasada jest inna.

Dla przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową obowiązek podatkowy w VAT powstaje w chwili otrzymania części lub całości zapłaty. W związku z tym, mimo że faktura sprzedażowa została już wystawiona, przedsiębiorca rozliczający się metodą kasową nie musi ujmować jej w deklaracji ani rozliczać dopóki nie zostanie ona faktycznie opłacona.

uwaga

Od tej ogólnej zasady jest jeden wyjątek – gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT, to VAT od transakcji trzeba rozliczyć nie później niż po 180 dniach niezależnie od zapłaty.

Decydując się na wybór tej metody trzeba pamiętać, że wiąże się to z koniecznością przejścia na system rozliczeń kwartalnych.

Kiedy rozliczyć fakturę? Z inFaktem nie musisz wiedzieć

Nie musisz się przejmować tym kiedy rozliczyć fakturę, jeśli korzystasz z inFaktu. Jak to działa?

  • Zakładasz darmowe konto inFakt.pl, wypełniasz dane księgowe i otrzymujesz 30-dniowy test księgowości online
  • Wystawiasz faktury sprzedażowe, a inFakt automatycznie rozlicza od nich podatki – we właściwych datach
  • W każdej chwili możesz dzwonić lub pisać do księgowych – wyjaśnią Twoje wątpliwości

Najlepiej załóż konto i sprawdź jak to działa.