GitHub, Basecamp, Dropbox, Google Apps, Google AdWords – większość przedsiębiorców na pewno zna te nazwy, bo trudno dziś prowadzić biznes nie korzystając z rozmaitych usług online. Nie wymagają instalacji, działają szybko i niezawodnie. „Wrzucenie ich w koszty” może wydawać się jednak problemem, gdy powyższe usługi oferują firmy spoza Polski. Warto jednak wiedzieć, że to nic trudnego.

Poniżej znajduje się ekspresowy sposób rozliczenia wydatku na dowolną usługę online spoza Polski. Oczywiście, trudno skonstruować instrukcję rozliczania, która zadziała w przypadku każdej usługi elektronicznej, gdyż są między nimi różnice. Ale na pewno da się stworzyć zarys, który przyda się każdemu.

 

1. Sprawdź czy wydatek może być kosztem

Pierwsza kwestia dotyczy tego, czy wydatek na zagraniczne usługi online w ogóle można zaliczyć do kosztów. Ogólnie, można to zrobić, gdy ta usługa służy w działalności gospodarczej i przedsiębiorca jest w stanie to udowodnić.

Np. freelancer może rozliczyć opłaty pobierane przez strony do szukania zleceń (Elance.com, Freelancer.com), grafik może rozliczyć Adobe Creative Cloud, serwis internetowy może rozliczyć wydatki na AdWords, zaś praktycznie każdy biznes może „wrzucić w koszty” opłaty za Google Apps.

Idąc tym tropem da się też stwierdzić, kiedy zakup usługi online nie może być kosztem. Dzieje się tak, gdy przedsiębiorca korzysta z niej do celów prywatnych. Np. kosztem nie może być kupno hostingu, na którym przedsiębiorca trzyma prywatnego bloga, albo zakup dostępu do serwisu VOD, na którym ogląda seriale w wolnym czasie.

2. Sprawdź skąd pochodzi sprzedawca

Jeśli wydatek spełnia kryteria kosztu to można przystąpić do jego rozliczenia.

Pierwszy krok dotyczy siedziby sprzedawcy. Sprzedawca może dysponować polskim adresem, ale nie musi to oznaczać, że na ewentualnych fakturach pojawi się właśnie ten adres. Dobry przykład to Google – polskich nabywców obsługuje oddział Google z Irlandii, mimo że Google ma biura w Polsce. Jeśli jednak polskich przedsiębiorców obsługiwałby oddział z Polski to rozliczenie kosztu jest znacznie prostsze – ten artykuł nie dotyczy jednak tej sytuacji.

Stwierdzając skąd pochodzi sprzedawca, łatwo też zauważyć, czy jest to kraj z Unii Europejskiej, czy też spoza wspólnoty. To ma znaczenie.

3. Zarejestruj się do VAT-UE

Jeżeli sprzedawca ma siedzibę na terenie UE to konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT-UE. Dokonuje się tego formularzem VAT-R wypełniając go odpowiednio w części C3. Po złożeniu formularza można stosować numer NIP-UE (zwany też VAT-UE lub „europejskim numerem VAT”).

Sprzedawca z siedzibą na terenie UE na pewno o ten numer poprosi – tak robi Google, czy Facebook. Ten numer jest dla sprzedawcy niezbędny, aby wystawić poprawną fakturę i móc nie doliczać VAT-u do sprzedaży. W przeciwnym razie sprzedawca uzna, że nabywca to osoba prywatna i doliczy VAT, którego nie będzie dało się odliczyć.

Jednak jeśli sprzedawca ma siedzibę poza UE, np. w USA, to rejestracja do VAT-UE nie jest potrzebna.

Rozliczaj zagraniczne usługi w inFakcie

  • Dodawaj zagraniczne faktury – inFakt automatycznie rozliczy VAT
  • inFakt.pl pobiera kursy walut z NBP i przelicza kwoty na PLN
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto!

4. Zdobądź fakturę z NIP-UE lub inny dokument sprzedaży

Kolejny krok może być stosunkowo najtrudniejszy – chodzi o zdobycie dokumentu sprzedaży.

Jeśli firma pochodzi z UE to wystawiony dokument powinien być zgodny z prawem unijnym, a tym samym z polskimi przepisami. A zatem taki dokument sprzedaży można uznać za fakturę i może posłużyć do rozliczenia kosztu. Oceniając ten dokument, trzeba zwłaszcza sprawdzić, czy:

  • są dane obu stron transakcji, w tym nazwy, adresy i numery NIP-UE (VAT-UE),
  • jest nazwa usługi i jej cena,
  • nie ma stawki i kwoty VAT (jeśli jednak jest stawka i kwota VAT, to trzeba poprosić o korektę),
  • jest data wystawienia.

Dokument, który spełnia te kryteria może posłużyć do rozliczenia kosztu.

Pozostaje kwestia usług online od firm spoza UE. Idealnie jest wówczas, gdy sprzedawca może (i chce) wystawić potwierdzenie sprzedaży zawierające takie dane, jak faktura. Nieco mniej idealnie (ale wciąż akceptowalnie) może być wtedy, gdy wystawiony przez niego dokument bardzo fakturę przypomina.

Najtrudniejsza sytuacja jest wtedy, gdy na dokumencie brakuje istotnych kwestii, np. danych sprzedawcy, nazwy usługi, daty wystawienia, itp. lub dokumentu sprzedaży nie ma w ogóle. Wówczas dysponując innym potwierdzeniem poniesienia kosztu (np. dowodem przelewu) można spróbować rozliczyć koszt. Nie ma jednak pewności, że urzędnicy taki koszt zaakceptują w razie kontroli.

5. Rozlicz koszt i VAT – we właściwych terminach

Mając dokument sprzedaży lub dowód, który bardzo go przypomina, można przystąpić do rozliczenia. Przedsiębiorca korzystający z usług Ogólnopolskiego Biuro Rachunkowego lub z księgowości online w inFakcie nie musi znać zasad. Po prostu przekazuje księgowym dokument lub dodaje go jako koszt w inFakcie i zostaje rozliczony. Mimo tego, warto wiedzieć jak to się dzieje.

Koszt

Wydatek na usługę online rozlicza się w KPiR w terminie wystawienia faktury. Istnieje szansa, że właśnie ta data jest na dokumencie, więc nie powinno to być problemem. Oczywiście, ewentualną kwotę w obcej walucie trzeba przeliczyć na złotówki stosując kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

VAT

W przypadku usług online od firm spoza Polski rozliczenie VAT-u jest specyficzne, ponieważ VAT rozlicza nabywca. A zatem polski przedsiębiorca będący VAT-owcem dolicza do kwoty zakupu 23% VAT i ujmuje go zarówno w rejestrze zakupów, jak i sprzedaży. Dzięki temu transakcja jest neutralna podatkowo. Natomiast firma zwolniona z VAT musi doliczyć 23% VAT i zapłacić ten podatek składając jednocześnie deklarację VAT-9M.

Rozliczenia trzeba dokonać albo według terminu wykonania usługi, albo według terminu zapłaty – o ile zapłata nastąpiła przed wykonaniem usługi. Termin wystawienia faktury przez zagranicznego sprzedawcę nie ma wpływu na termin rozliczenia VAT w przypadku usług importowanych.