Możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodu to ogromna zaleta prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak „wrzucając w koszty” można posunąć się o krok za daleko – krótko mówiąc przesadzić. Co grozi za takie działania? Czy da się je odkręcić?

Definicja kosztu to podstawa

Zacznijmy od podstaw, czyli definicji: co można uznać za koszt? Według słynnego zapisu w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszt to wydatek poniesiony na rzecz uzyskania przychodu lub zachowania (zabezpieczenia) jego źródła. Pewna nieuchwytność tej definicji sprawia, że interpretacje dotyczące kosztów bywają różne i niekiedy w KPiR mogą znaleźć się wydatki, które kosztami raczej być nie powinny lub wręcz nie mogą.

Powody ujęcia w kosztach nieprawidłowego wydatku mogą być różne – czy to z powodu błędu lub niewłaściwej interpretacji, czy to z niewiedzy, czy z nadmiernej chęci obniżenia podatku dochodowego, czy też z uwagi na brak (zgubienie?) dokumentu, który daje takie prawo. Niezależnie od przyczyny, gdy zorientujemy się, że dany koszt jest podejrzany, najlepiej od razu podjąć odpowiednie kroki.

Co zrobić, aby koszt przestał być kosztem?

Odpowiedź na powyższe pytanie zależy od tego, czy wydatek został poniesiony w roku podatkowym, za który nie złożyłeś jeszcze zeznania rocznego, czy w którymś z poprzednich lat.

1. Koszt z bieżącego roku podatkowego

Zaczynamy od usunięcia wydatku z ksiąg podatkowych – w przypadku inFaktu z KPiR. Jest to stosunkowo proste, w inFakcie wystarczy usunąć taki koszt. Wówczas KPiR zmodyfikuje się automatycznie – wystarczy ją wydrukować z właściwymi zapisami. Oprócz tego, wygeneruje się skorygowany formularz wyliczenia zaliczki za dany okres (dawniej PIT-5 lub PIT-5L). Posiadanie tego dokumentu nie jest wymagane, ale warto go wydrukować i zachować w dokumentacji na wszelki wypadek.

Teraz trzeba dopłacić zalegający podatek dochodowy wraz z odsetkami. W tym celu porównujemy kwotę zaliczki wpłaconej za dany okres, z kwotą zaliczki obliczoną po usunięciu kosztu. Następnie wyliczamy ewentualne odsetki. W tym celu można posłużyć się takim wzorem:

Odsetki = kwota zaległości * liczba dni zaległości * 12,5% (stopa odsetek) / 365.

Liczbę dni zaległości trzeba wyliczyć od 1 dnia po terminie zapłaty, do dnia uregulowania zaległości.

Jeżeli odsetki są wyższe niż 6,60 zł ich kwotę należy dodać do kwoty zaległości i całość przelać na konto urzędu skarbowego. Taki przelew opisujemy tak samo, jak opisaliśmy przelew zaliczke za okres, którego dotyczy ta zaległość.

2. Koszt z minionego roku podatkowego

Oczywiście, może się także zdarzyć, że koszt dotyczy roku, za który zeznanie roczne zostało już złożone. Wówczas wykonujemy wszystkie kroki opisane w pkt. 1, ale niestety to nie wystarczy. Należy jeszcze złożyć korektę zeznania rocznego PIT za rok, którego dotyczy wyksięgowany, nieprawidłowy koszt.

Taką korektę składa się na tym samym formularzu, co zeznanie roczne (PIT-36 lub PIT-36L w przypadku przedsiębiorców), przy czym należy także dołączyć informację o przyczynie korekty. W przypadku deklaracji elektronicznych jest to załącznik ORD-ZU. Co wpisać w wyjaśnieniu? Cóż, najlepiej po prostu prawdę :) Przyczyną ujęcia w kosztach niewłaściwego wydatku może być niewiedza, przeoczenie, przyczyna losowa, działania osób trzecich, itp.

3. Koszty sprzed 5 lat są już niegroźne

Może się jednak zdarzyć, że powyższych czynności nie trzeba dokonywać. Skarbówka odpuszcza ściganie niewłaściwych kosztów (i innych błędów podatkowych), gdy minęło 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zaksięgowano niewłaściwy koszt. A zatem w 2013 r. nie trzeba korygować dokumentacji firmowej i kwot podatków zapłaconych w 2007 roku lub wcześniej.

Co grozi za ujmowanie w kosztach niewłaściwych wydatków?

Zdecydowanie warto także wiedzieć po co to wszystko robić. Innymi słowy – co grozi za ułańską fantazję przy rozliczaniu kosztów?

Tę kwestię wyjaśniliśmy swego czasu na łamach serwisu Infor.pl. Przywołajmy kilka istotnych kwestii. Oprócz wspomnianych odsetek, niewłaściwe koszty uzyskania przychodu mogą wiązać się z konsekwencjami karnoskarbowymi.

Art. 56 Kodeksu karnego skarbowego mówi o czynach zabronionych związanych z dokumentami określającymi wysokość podatków do zapłaty, w tym ze składanymi organowi podatkowemu deklaracjami (np. PIT-5, VAT-7) lub oświadczeniami. Do czynów zabronionych należy zarówno podanie nieprawdy, jak i zatajenie prawdy. Ujęcie w kosztach niewłaściwego wydatku może zostać uznane za należące do tej kategorii, podobnie jak np. odliczenie VAT-u, gdy nie ma do tego prawa, odliczenie VAT-u z niewłaściwego dokumentu, czy też zatajenie przychodów.

Nakładane kary zależą od tego jak wysoka jest kwota niezapłaconego podatku. Mniej istotne czyny to wykroczenia, zaś poważniejsze złamanie przepisów traktowane jest jak przestępstwo. Obecne wysokości kar opisaliśmy szerzej w tym artykule. Oczywiście, sąd ma także prawo nałożyć na krnąbrnego podatnika karę ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Tego typu konsekwencje związane z kosztami mogą grozić, gdy podatnik nie usunął niewłaściwego kosztu z ksiąg podatkowych oraz nie wpłacił zaległości wraz z odsetkami, a sprawa ta wyszła na jaw w trakcie kontroli.