W czasie wykonywania działalności gospodarczej bardzo często wykorzystywane są samochody prywatne, wynajmowane, a także leasingowe przez właścicieli bądź pracowników dlatego też warto zapoznać się z możliwością przysługującą podatnikom odnośnie rozliczeń zwanych inaczej kilometrówką czyli zwrotem kosztów przejazdu podczas podróży służbowej oznacza to, że wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskanego przychodu.

Warto w celu ustalenia limitu wydatków prowadzić ewidencję środków trwałych samochodu osobowego w części przekraczającej kwotę wynikającą z wymnożenia liczby przebiegów kilometrów pojazdu, a także stawki za jeden kilometr przebiegu określony w przepisach.

Elementy ewidencjonowania

Każda ewidencja kilometrówki powinna zawierać takie elementy jak imię i nazwisko osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny samochodu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za kilometr przebiegu, podpis pracodawcy i jego dane. Należy pamiętać, że każdy przedsiębiorca posiadający i korzystający z pojazdu ma obowiązek prowadzenia ewidencji tylko i wyłącznie w przypadku pojazdów, których ładowność nie przekracza wagi trzech i pół tony.

Wysokość stawki

Wysokość stawki kilometrówki określana jest w przepisach bądź określana w formie wewnętrznego prawa zakładowego np.: regulaminu bądź wynagrodzeń. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że stawki zawarte w rozporządzeniu oraz prawie zakładowym mogą się znacznie różnić od siebie. Ponadto jest stawką wolną od podatku i nie stanowi podstawy do naliczania składek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dla ułatwienia pracodawcom naliczania kilometrów można odnieść się do ustalonych norm takich jak: do trzystu kilometrów – gminy do stu tysięcy mieszkańców, pięćset kilometrów – gminy powyżej stu tysięcy mieszkańców, siedemset kilometrów –gminy powyżej pięćset tysięcy mieszkańców. Należy zwrócić uwagę na wyjątki dotyczące obliczania kilometrów jazd lokalnych w przypadku służby leśnej, która posiada przypisaną wartość kilometrów około tysiąca pięćset miesięcznie, a także służb ratowniczych, które mają do przebycia około trzech tysięcy kilometrów. W sytuacji kiedy dany przedsiębiorca nie jest w sferze budżetowej może ustalić nieco mniejszy limit jednak nie może go przekroczyć. W przypadku przewyższenia liczby wyjeżdżonych kilometrów, a więc po przekroczeniu limitu należy odprowadzić składki ale w kwocie przewyższającej ten limit.
Samochód prywatny, a kilometrówka
Pojazd prywatny, który jest w posiadaniu przedsiębiorcy bądź też pracowników mimo wykorzystania związanego z prowadzeniem firmy nie podlegają ewidencji czyli zarejestrowaniu go jako środka trwałego do działalności gospodarczej dlatego też koszty związane z nim podlegają ustalonemu limitowi, który oblicza się poprzez pomnożenie przebiegu pojazdu oraz odpowiedniej stawki. W tym przypadku należy pamiętać o niezbędności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów przez osobę prowadzącą dany pojazd.

Samochód wynajmowany, a ewidencja przebiegu pojazdów

Dzięki możliwości korzystania z samochodów wynajmowanych wielu przedsiębiorców ma znaczne ułatwienia w prowadzeniu działalności gospodarczej. W takim przypadku za wydatki związane z wynajmem uważa się opłaty za wynajem, a także koszty związane z paliwem. Należy pamiętać o tym, że samochody wynajmowane nie mogą zostać wprowadzane do ewidencji środków trwałych, a jedynie mogą podlegać zaliczeniu do kosztów związanych z podatkami jednak w tym przypadku powinny one zostać wpisane do odpowiedniej ewidencji, która umożliwia wykonanie takiego działania tylko i wyłącznie przy nie przekroczeniu wyznaczonego limitu. Zarówno kwota czynszu jak i związana z paliwem, a przy tym innymi wydatkami przewyższająca ustalony limit nie wpływa w żaden sposób na pomniejszenie podstaw opodatkowania przedsiębiorcy.

Samochód w leasingu

Najkorzystniejszym przypadkiem wśród wymienionych pojazdów jest samochód wzięty w leasingu dlatego, że nie można wprowadzić go do ewidencji środków trwałych, a także nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, a więc kilometrówki. W czasie takiego działania należy zwrócić uwagę na skutki używania samochodu w ramach leasingu operacyjnego ponieważ mogą zostać zaliczone związane z nim wydatki takie jak opłaty leasingowe, paliwowe, opłaty eksploatacyjne, a więc do kosztów uzyskanego przychodu. W sytuacji kiedy posiadany samochód jest w leasingu finansowym nie ma konieczności prowadzenia kilometrówki jednakże raty wynikające z umowy leasingowej nie mogą stanowić kosztów dlatego, że przedsiębiorca odprowadza za nie odpisy amortyzacyjne.

Podstawa prawna

Warto zwrócić uwagę na Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dwutysięcznego drugiego roku dotyczącego zarówno warunków jak i ustalenia zobowiązań wobec zatrudnionego pracownika w jednostce samorządowej oraz państwowej w obszarze ustalenia budżetu na podróż służbową na terytorium kraju. Zgodnie z tymi przepisami formę środka transportu ustala sam pracodawca, mianem zwrotu kosztów określane są bilety wraz z przysługującymi ulgami, dodatkowo pracownik ma możliwość skorzystania z przejazdu samochodem osobowym, motocyklem, motorowerem niebędącym własnością `pracodawcy.

Wygeneruj KPiR w programie inFakt.pl

Prosto, szybko i za darmo!

Podaj adres e-mail i hasło

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wygeneruj KPiR