Przedsiębiorcy muszą podjąć wiele ważnych wyborów dotyczących firmy, w tym ten dotyczący księgowości, którą najwygodniej zlecić do biura rachunkowego. W trakcie prowadzenia firmy może jednak okazać się, że zmiana księgowej jest niezbędna. Co wtedy?

KIEDY ZMIENIĆ BIURO RACHUNKOWE?


Zdarza się, że na początku działalności wybór dotyczący księgowości schodzi na plan dalszy. Przedsiębiorca koncentruje się na rozwijaniu biznesu, pomnażaniu zysków i pozyskiwaniu jak największej ilości klientów. Jednak szybki rozwój idzie w parze ze wzrostem liczby formalności, które należy dopilnować, a przez to rośnie znaczenie biura rachunkowego. 

Żeby skupić się na działalności warto księgowość powierzyć w ręce biura rachunkowego, które spełnia wymagania przedsiębiorców. Zdarzają się sytuacje, w których pierwszy wybór dotyczący księgowości nie okazuje się najlepszym. 

Zmianę księgowej warto rozważyć gdy:

  • pojawiają się błędy i nieścisłości w rozliczeniach,
  • biuro rachunkowe nie reprezentuje firmy przed urzędami,
  • brak należytego wsparcia merytorycznego,
  • konieczność regularnych dojazdów do biura rachunkowego,
  • nie ma stałego dostępu do KPiR, faktur kosztowych, programu do fakturowania online.

Jeśli pojawiają się powyższe symptomy, można zastanowić się nad zmianą księgowej. Choć ten proces wydaje się trudny, tak naprawdę z łatwością można się z nim uporać. 

Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe

Dedykowana księgowa oraz dostęp do aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym

Administratorem danych osobowych jest Infakt Sp. z o.o. Więcej Powierzone dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usługi dostępu do aplikacji Infakt, oferowanej przez Administratora oraz prowadzonej z wykorzystaniem w/w aplikacji obsługi księgowej świadczonej przez niego. Ponadto, dane przetwarzane będą w celu informowania o działaniu w/w aplikacji, w tym przesyłania komunikatów generowanych w ramach jej funkcjonalności.

ZMIANA KSIĘGOWEJ – ZRÓB TO W 4 PROSTYCH KROKACH


Zmiany biura rachunkowego można dokonać zaledwie w kilku krokach. Jak to wygląda dokładnie?

1. Wypowiedz umowę o świadczenie usługi księgowej

Biura rachunkowe często zabezpieczają swoje umowy stosunkowo długim okresem wypowiedzenia (np. 2-miesięcznym). W praktyce oznacza to pełne 2 miesiące kalendarzowe – jeśli wypowiesz umowę np. 12 kwietnia to koniec współpracy nastąpi dopiero z końcem czerwca. 

Wypowiedzenie sporządza się samodzielnie w 2 egzemplarzach, które musi podpisać przedstawiciel biura rachunkowego. Okres wypowiedzenia to idealny czas na staranny przegląd oferty innych biur rachunkowych i wybór tego najlepszego.

2. Podpisz umowę z nowym biurem rachunkowym

Drugi krok to wybór nowego biura rachunkowego oraz zawarcie z nim umowy o świadczenie usług księgowych. Taka umowa powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa.

3. Zaktualizuj wpis do CEIDG

Wpis do CEIDG zawiera m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania dokumentacji. W pkt. 21 formularza należy wpisać nazwę i NIP firmy księgowej, natomiast w pkt. 22 adres, w którym nowe biuro rachunkowe będzie przechowywać twoją dokumentację. 

W pkt. 01 należy uzupełnić datę, w której powstała zmiana, czyli datę od której wchodzi w życie umowa o świadczenie usługi księgowej z nowym biurem rachunkowym. Zmiany w formularzu CEIDG-1 należy wprowadzić do 7 dni od momentu zaistnienia zmiany.

4. Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego

Kilka dni przed końcem umowy z poprzednim biurem rachunkowym należy umówić się z księgowymi na odebranie dokumentów. Warto poinformować o tym wcześniej, a wtedy dokumentacja na pewno zostanie przygotowana na czas, a jej odbiór przebiegnie szybko i sprawnie.

Wśród odbieranych dokumentów muszą znaleźć się zarówno dokumenty sporządzone przez biuro rachunkowe, jak i te, które przedsiębiorca regularnie przekazywał do biura, zwłaszcza faktury kosztowe i dowody zapłaty. Przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzić, czy niczego nie brakuje. 

Najważniejsze dokumenty, o których trzeba pamiętać to: wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe, rejestry VAT zakupów i sprzedaży, ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu, deklaracje: ZUS i podatkowe, dokumentację związaną z kadrami i płacami, faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy i inne. Następnie wszystkie uzyskane dokumenty należy przekazać do nowego biura rachunkowego.

INFAKT POMAGA ZMIENIĆ BIURO RACHUNKOWE


Jeśli liczba czynności niezbędnych, aby zmienić biuro rachunkowe wydaje Ci się kłopotliwa – zgłoś się do inFaktu, a nasi księgowi pomogą Ci zmienić biuro na inFakt. 

Podczas rozmowy telefonicznej nasi księgowi przedstawią usługę Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe inFakt, a jeśli się na nią zdecydujesz pomogą Ci w przeniesieniu wszystkich formalności. 

Tak wygląda proces zmiany dotychczasowego biura rachunkowego na inFakt:

  • zamawiasz Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe,
  • zawierasz umowę z inFaktem, a wraz z nią upoważniasz naszych księgowych do prowadzenia Twojej dokumentacji,
  • dostajesz dokładne instrukcje od księgowego inFaktu dot. tego jakie dokumenty odebrać z poprzedniego biura,
  • przekazujesz księgowemu inFaktu to, czego potrzebuje (zwłaszcza KPiR z ostatniego okresu współpracy z poprzednim biurem),
  • księgowi inFaktu analizują informacje i kontynuują rozliczenia.

Dzięki temu masz pewność, że kontynuacja rozliczeń przez inFakt nastąpi absolutnie bezproblemowo. Warto spróbować współpracy z nowoczesnym biurem rachunkowym.