Oprócz tradycyjnej, papierowej formy prowadzenia rozliczeń księgowych, coraz powszechniejszym stają się księgi prowadzone elektronicznie. Ułatwienia przewidziane w programach komputerowych skłaniają znacznie częściej do rezygnacji ze standardowej formy prowadzenia KPiR czy też innych rejestrów.

Jakie są możliwości prowadzenia księgowości

Poza standardową formą prowadzenia rozliczeń KPiR i ewidencji przychodów na papierze, ustawodawca zezwala na elektroniczne rozliczenia rachunkowe (e-księgowość).

Wskazuje on na możliwość prowadzenia ksiąg przy zastosowaniu technik informatycznych. W przypadku KPiR i prowadzonej przez rozliczających się ryczałem ewidencjonowanym ewidencji przychodów, ustala się dodatkowe warunki uznawania ksiąg za prawdziwe. Konieczna jest:

• pisemna instrukcja, przechowywana w formie wydrukowanej i sporządzona w sposób szczegółowy, wskazująca jak program komputerowy przeznaczony do prowadzenia tych ksiąg można obsługiwać i dokonywać w nim operacji księgowych,
• możliwość bezzwłocznego wglądu w dokonywane zapisy księgowe; program musi również dawać możliwość automatycznego wydrukowania w formie chronologicznej (zgodnie z datami) i w formie zgodnej ze wzorem księgi wszystkich zapisów będących dotychczas zaksięgowane,
• szczególna forma przechowywania zapisanych danych; ich zapisu dokonuje się na tzw. magnetycznych nośnikach informacji i przetrzymuje w tej formie aż do momentu ich wydruku. Choć nie wskazano na to, jak ma wyglądać magnetyczny nośnik informacji, to jednoznacznie musi on chronić dane przed ich zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Prowadzenie rozrachunków w formie komputerowej zobowiązuje jednak do regularnego drukowania zapisów. Druku dokonać należy na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem. Wydruk musi być sporządzony w takiej formie , która odpowiada wzorowi księgi, czyli odzwierciedlać zapisy w poszczególnych jej kolumnach. Czynności tej dokonać należy nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (czyli w ostatecznym terminie rozliczenia zaliczek miesięcznych w podatku dochodowym).

Jeżeli wydruk nie jest zgodny ze wzorem, to po zakończeniu miesiąca program powinien podsumować zapisy, a podatnik wpisać ich sumy w poszczególne kolumny księgi prowadzonej zgodnie ze wzorem z rozporządzeń.

Nie przewiduje się natomiast szczególnych form prowadzenia pozostałych ksiąg podatkowych, takich jak ewidencje wyposażenia, wykaz lub ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, ewidencja przejechanych kilometrów, ewidencja sprzedaży VAT prowadzona przez podatników zwolnionych z VAT podmiotowo czy ewidencja VAT.

Określone są natomiast treści, które każda z tych ewidencji musi zawierać. Należy zatem uznać, że we wszystkich powyższych przypadkach można prowadzić te ewidencje na komputerze, przy wykorzystaniu technik informatycznych, ale pod warunkiem, że każda z nich zawiera minimalną ilość niezbędnych, wymaganych prawem elementów i informacji. Ewidencje niepełne w czasie kontroli będą kwestionowane jako niespełniające wymogów i są w większości przypadków równoznaczne z nieprowadzeniem danej ewidencji.

Jak można prowadzić księgowość online

Oprócz standardowych programów instalowanych w pamięci komputera, standardy prawne spełniają również aplikacje internetowe, oferujące w ramach abonamentu usługę księgowości online.

Rozwiązanie wydaje się o tyle nowatorskie, że w znacznie lepszy sposób zabezpiecza posiadane dane przed zniszczeniem lub ich utratą. Zaksięgowane w programie informacje przechowuje się na serwerze zewnętrznym, co sprawia, że ewentualny wirus, zalanie czy kradzież komputera nie wpłynie na utratę danych.

Jak to wygląda w Infakt.pl

Infakt oferuje e-księgowość online, prowadzoną za pomocą prostej i przystępnej aplikacji, obsługującej zarówno KPiR, jak i ewidencję przychodów. W ramach jednego abonamentu usługa oferuje również automatyczne rozliczanie rejestrów VAT, czy rozliczanie rejestrów dla celów czynności wewnątrzwspólnotowych. Dodatkowo e-księgowość automatycznie oblicza wartość zaliczek na podatek oraz generuje roczne deklaracje podatkowe dla podatku dochodowego od osób fizycznych, oraz księgowość zarówno dla celów podatku dochodowego, jak i podatku VAT.

Istotne jest to, że program księgowań dokonuje automatycznie, np. po wprowadzeniu faktury i wybraniu właściwego formularza kosztu z pozycji „koszty”. W prawej szpalcie po tym wyborze ukazują się dokumenty (ikona „dodaj koszt”), które można wprowadzić do KPiR. Po wyborze i wypełnieniu właściwego dokumentu kwota trafia od razu w odpowiednią kolumnę KPiR, do rejestrów VAT oraz jest uwzględniana przy rozliczaniu zaliczki na podatek.

Aplikacja posiada również obrazowy moduł „ile masz do zapłacenia podatków i składek ZUS”, który generuje kwotę faktycznego obciążenia podatnika za dany okres.

W aplikacji e-księgowości możliwe jest również wykazanie kwot dokonanych transakcji wewnątrzwspólnotowych na informacji podsumowującej VAT-UE. W fakturach można zaznaczyć, że transakcja należy do wewnątrzwspólnotowych ( np. podając NIP-UE kontrahentów). Pozwala to by kwoty z dokumentów dotyczących takich transakcji były bezpośrednio wykazywane dla celów VAT-UE.

Infakt dba również o terminowe i poprawne rozliczanie składek ubezpieczeniowych. Moduł „składki ZUS” automatycznie uwzględnia zapłacone kwoty w wartości zaliczek na podatek dochodowy.

Prowadząc księgowość online nie trzeba myśleć o aktualizacjach programu księgowego. N ie ma również możliwości, by zmiany przepisów w trakcie roku podatkowego nie zostały ujęte w programie. Aplikacje online są na bieżąco aktualizowane zgodnie z obowiązującymi w danym okresie przepisami prawa.