Prowadzenie księgowości jest często przedstawiane jako podstawowy problem związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. W tym artykule pokażemy jednak, że w jednoosobowej firmie księgowość nie musi być problemem.

Kto może prowadzić księgowość samodzielnie?

Zakładając firmę trzeba uzyskać wpis do CEIDG. W formularzu CEIDG-1 obok masy rozmaitych danych podaje się też dwie kwestie wprost związane z księgowością. Chodzi o podmiot odpowiedzialny za prowadzenie rozliczeń i miejsce przechowywania dokumentacji. Jeśli przedsiębiorca zleca księgowość to wypełnia te pola danymi swojego biura rachunkowego.

Pole zawierające dane podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia może jednak pozostawić puste. Oznacza to, że zamierza zajmować się rozliczeniami samodzielnie. To jak najbardziej możliwe – nie wymaga żadnego certyfikatu, czy zezwolenia.

Do tego trzeba jednak posiadać nieco wiedzy. Poniżej dowiecie się jak szybko i prosto zacząć prowadzenie księgowości na własną rękę – w 4 prostych krokach.

1. Przygotuj program księgowy do rozliczeń

Przed rozpoczęciem samodzielnego księgowania trzeba znaleźć odpowiednie narzędzie do tego celu. Owszem, KPiR można sporządzać nawet w zeszycie, ale to dobry sposób, żeby… się pomylić. Lepiej skorzystać z narzędzia offline lub online (jak Program do Księgowości), które proces księgowania automatyzują i przyspieszają.

Koniecznie trzeba wybrać taki program, który rozlicza akurat naszą działalność. Np. w inFakcie mogą rozliczać się firmy stosujące KPiR, rozliczające się na zasadach ogólnych lub liniowo. Mamy rozwiązania zarówno dla VAT-owców, jak i sprzedaży zwolnionej z VAT oraz mieszanej.

Początek samodzielnej księgowości polega na odpowiednim skonfigurowaniu programu księgowego, który oblicza podatki i generuje odpowiednie dokumenty, np. KPiR, czy rejestry VAT. W programie księgowym trzeba zapisać m.in. takie dane:

  • przedsiębiorcy (imię i nazwisko, NIP, adres, itp.),
  • o podatkach (forma opodatkowania, okres rozliczania podatków – miesięczny lub kwartalny, kwota wolna od podatku),
  • o składkach ZUS (mały ZUS lub duży ZUS, z chorobowym lub bez, czy też jedynie składka zdrowotna),
  • z KPiR (zapisy z ostatniej strony księgi – chyba że chodzi o nową firmę lub samodzielne księgowanie zaczynamy od 1 stycznia),
  • o VAT (zapisy z ostatniej deklaracji VAT),
  • o posiadanych samochodach firmowych i innych środkach trwałych.

2. Wystawiaj faktury przychodowe

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych w programie przychodzi czas na wystawianie faktur. To niezwykle ważne. Każda faktura musi być wystawiona w programie księgowym lub dodana do niego, gdy chodzi o przychód dokumentowany inaczej. Niezwykle ważne jest wprowadzenie do programu odpowiednich dat.

Według ogólnej zasady przychód rozlicza się w dacie wykonania usługi lub dostarczenia towaru, ale nie później niż w terminie wystawienia faktury lub uzyskania zapłaty. Więcej na temat tego kiedy rozliczyć przychód – w tym artykule. Późniejsze rozliczenie nakazuje dokonanie korekt, a także ew. zapłatę odsetek. Najlepiej tego uniknąć.

3. Oznaczaj składki ZUS jako zapłacone

10. dnia miesiąca upływa termin zapłaty składek ZUS za przedsiębiorcę. Bierze się je pod uwagę obliczając podatek dochodowy, ale tylko wtedy, gdy zostały opłacone. Trzeba więc zapłacić składki ZUS i zachować potwierdzenia zapłaty, a potem zaznaczyć ten fakt w programie księgowym.

Np. inFakt nie rozliczy składek ZUS, jeśli nie zostanie oznaczona ich zapłata. Plik z potwierdzeniem można wygodnie załączyć w programie, aby zawsze był pod ręką.

4. Rozlicz miesiąc – dodaj koszty, wyślij deklarację i JPK, zapłać podatki

Po zakończeniu miesiąca lub kwartału przychodzi czas na rozliczenia. Można tego dokonać dowolnego dnia, ale koniecznie przed 20. dniem miesiąca następującego po rozliczanym okresie. 20. upływa bowiem termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.

Tego dnia należy wykonać kilka prostych czynności:

  • Dodanie wszystkich kosztów

Każdy wydatek, który może być kosztem należy dodać w programie księgowym. Trzeba pamiętać, aby dokładnie przepisać wszystkie dane z faktury, w tym przede wszystkim kwotę netto, stawkę VAT i kwotę VAT. Użytkownicy inFakt.pl mogą korzystać z automatycznego pobierania danych z faktur.

Oczywiście nie każdy wydatek może być kosztem. Sprawdź w inFakt TV, którą fakturę można rozliczyć w kosztach, a którą raczej nie.

Pamiętaj, że jeśli zaliczka na podatek dochodowy wynosi mniej niż 1000 zł to nie trzeba jej płacić. O tym fakcie nie trzeba informować Urzędu Skarbowego. Trzeba jednak wówczas śledzić ten limit, aby dokonać wpłaty, gdy suma zaliczek przekroczy 1000 zł.

  • Zapłata podatków

Po wprowadzeniu wszystkich przychodów i kosztów oraz upewnieniu się, że są poprawne, przychodzi czas na zapłatę podatków. Zaliczkę na podatek dochodowy płaci się do 20. dnia miesiąca, a VAT do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

Oczywiście płatność jest konieczna, gdy z rozliczeń wynika podatek do zapłaty. Program księgowy obliczy podatki za przedsiębiorcę, więc nie ma obaw o błędy (pod warunkiem, że koszty i przychody są poprawnie wprowadzone).

  • Złożenie deklaracji VAT i wysyłka JPK

Ostatnia czynność to złożenie deklaracji VAT i wysłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK VAT). Obecnie przedsiębiorcy składają oba te dokumenty, których treść poniekąd się dubluje. Istnieje jednak szansa, że wkrótce deklaracje VAT zostaną zlikwidowane.

Program księgowy może wygenerować zarówno deklarację VAT jak i JPK dla użytkownika na podstawie wprowadzonych przychodów i wydatków firmowych. Dzięki temu nie trzeba nawet orientować się co dokument zawiera – jeśli poprawnie dodaliśmy koszty, to dokumenty także będą poprawne. Wystarczy przekazać ją do urzędu skarbowego.

W aplikacji inFakt.pl każdy użytkownik może szybko wysłać deklarację VAT, a także JPK podpisując wysyłkę kwotą przychodu.

Wysyłkę deklaracji VAT dokonuje się do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a zatem w tym samym terminie, w którym należy zapłacić podatek. Warto pamiętać, że deklaracje VAT wysyła się tylko elektronicznie – nie można już jej wysłać pocztą lub złożyć osobiście.

Tak w wielkim skrócie można rozpocząć prowadzenie księgowości na własną rękę. W przypadku niewielkiej i niezbyt skomplikowanej działalności to naprawdę nic trudnego.

Mimo tego jednak wymaga znajomości przepisów i śledzenia w nich zmian. A w tym pomaga blog inFaktu, do którego lektury zapraszamy :)

Program do Księgowości do 3 kosztów za darmo

Przy okazji przypominamy, że Program do Księgowości dla nowych klientów jest całkowicie za darmo, gdy wystawia się do 3 faktur i dodaje do 3 kosztów. Dla niewielkich działalności freelancerów to może w zupełności wystarczyć.