Podatkową księgę przychodów i rozchodów należy rozumieć jako zapis zdarzeń gospodarczych, w tym osiągniętych przychodów ze sprzedaży, zakupu towarów/materiałów i poniesionych wydatków.

To właśnie na podstawie zapisów z księgi określa się zobowiązania podatkowe osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Jeśli chodzi o zasady prowadzenia księgi, zakres obowiązków podatnika, czy dokumenty będące podstawą zapisów, ujęto w aktach prawnych w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz w przepisach powiązanych (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 282, poz. 2807), art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 183, poz. 1538).

Sam wzór księgi określono natomiast w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia rozchodów i przychodów (Dz.U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późniejszymi zmianami.)

Kto prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów

Zgodnie z obowiązującym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej prawem, obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy. Prowadzenie księgi to obowiązek podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych (tj. według skali lub liniowo), natomiast osoby opłacające podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej nie są do tego zobowiązane.

W myśl obowiązujących przepisów, podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie mogą prowadzić spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych, które obowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należy też pamiętać, że przedsiębiorca może prowadzić księgę, dopóki nie zajdzie konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ten obowiązek pojawia się, jeżeli w poprzednim roku podatkowym przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro.. Po przekroczeniu limitu wynikającego z ustawy, przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów będą obowiązani założyć księgi rachunkowe, których prowadzenie należy rozpocząć od nowego roku podatkowego.

Samodzielne prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Czy rozpoczynając działalność można poprowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów we własnym zakresie? Tak, jest to jednak związane z koniecznością zapoznania się z zasadami jej prowadzenia (np. w jakiej kolumnie należy ujmować poszczególne kwoty). Istotnym warunkiem jest także rzetelność i niewadliwość prowadzonej księgi. Co to oznacza? Za poprawnie prowadzoną księgę uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów i objaśnieniami do wzoru księgi.

Kpir w infakt.pl

Natomiast wadliwie prowadzona księga charakteryzuje się m.in. brakiem dat, niepełnymi danymi kontrahenta niechronologicznymi lub nieczytelnymi zapisami, nieodzwierciedlaniem stanu rzeczywistego. I przeciwnie: rzetelnie prowadzona księga to taka, która we właściwy sposób ujmuje zdarzenia gospodarcze powstałe w wyniku prowadzonej działalności gospodarczej. Dopuszczalne są też nieznaczne odchylenia, które nie powodują zaklasyfikowania księgi jako nierzetelnej. Wśród nich są m.in. niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczające ogółem 0,5% przychodu ujętego w księdze za dany rok podatkowy, a także sytuacje, w których podatnik uzupełnił zapisy/dokonał korekty wadliwych wpisów przed rozpoczęciem kontroli skarbowej.

PKPiR i zarządzanie księgowością firmy w aplikacji inFakt.pl

W skomplikowanym otoczeniu księgowym, z pomocą przedsiębiorcy przychodzą programy do zarządzania księgowością przedsiębiorstwa. Przykładem profesjonalnej aplikacji usprawniającej czynności księgowe dokonywane przez przedsiębiorców jest program inFakt.pl. Program udostępniany jest online, co oznacza, że do korzystania z niego wystarczy komputer z dostępem do Internetu.

W programie inFaktu użytkownik może wprowadzać ponoszone w ramach prowadzonej działalności koszty, w tym koszty eksploatacyjne, samochodowe czy związane z zakupem środków trwałych. Aplikacja umożliwia generowanie i drukowanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów a także deklaracji podatkowych zarówno w ramach podatku dochodowego jak i VAT, rejestrów sprzedaży czy zakupu VAT.

Ponadto, program pozwala na zarządzanie fakturami, umożliwiając edycję i zarządzanie fakturami zaliczkowymi, proforma, fakturami korygującymi. W opcji KPiR w prosty sposób można wygenerować wydruk podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obok automatycznego generowania PKPiR na podstawie przychodów i kosztów, program oferuje też automatyczne przypomnienia o wydruku księgi.