Ewidencja podstawowa

Każdy podmiot gospodarczy, który nie jest podmiotowo zwolniony z płacenia podatku od towarów i usług zobowiązany jest do prowadzenia szczegółowej ewidencji przychodów i rozchodów dla celów rozliczania podatku VAT.

Bez tego nie byłoby możliwe sporządzanie odpowiednich deklaracji podatkowych służących rozliczaniu podatku. Bardzo ważne jest to, że ustawodawca nie wyznacza bardzo dokładnych ram dla prowadzenia takiej ewidencji poza wyjątkiem, którym są ewidencje oparte na kasach rejestrujących. W ich przypadku wskazane jest bardzo dokładnie co, kto i w jaki sposób oraz w jakich terminach powinien ewidencjonować.

Prawidłowa ewidencja przeciętnego płatnika podatku VAT powinna być podzielona w części sprzedażowej na osobne rejestry dla każdej ze stawek podatkowych z uwzględnieniem także towarów i usług przedmiotowo zwolnionych z podatku. W części zakupowej należy wyróżniać zakupy w całości związane z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz te, które tylko w części są na nią przeznaczone. Zakupy na własny użytek nie powinny być rejestrowane w ogóle gdyż nie mają wpływu na rozliczenie podatku. Bardzo ważne jest także, by zakupy dzielone były na środki obrotowe oraz majątek trwały podlegający amortyzacji a ten ostatni także wyszczególniał na osobnych pozycjach nieruchomości, których rozliczenia podatkowe prowadzi się w sposób nietypowy.

Aby móc uznać, że prowadzimy prawidłową ewidencję, musimy być w stanie na jej podstawie określić wartość sprzedaży z podziałem na wszystkie stawki podatkowe, wysokość należnego podatku, wysokość podlegającego odliczeniu naliczonego podatku oraz wysokość zobowiązania bądź nadwyżki zapłaconego podatku w danym okresie rozliczeniowym. Mówiąc krótko, musimy wiedzieć ile i czego sprzedaliśmy, co kupiliśmy oraz w jaki sposób było to opodatkowane.

Ewidencja uproszczona

Małe przedsiębiorstwa, czyli te korzystające z podmiotowego zwolnienia z podatku od towarów i usług ze względu na niską sumę obrotów w ciągu roku nie przekraczającą 150.000 złotych, korzystają z tak zwanej uproszczonej ewidencji obrotów.

Są oni zobowiązani przez przepisy prawa do jej prowadzenia tego rodzaju ewidencji za każdy dzień prowadzenia działalności sumując przed rozpoczęciem prowadzenia biznesu w dniu kolejnym wartość sprzedaży za cały rok podatkowy. Obowiązek prowadzenia tego zestawienia podyktowany jest faktem, że podmiotowe zwolnienie z płacenia podatku od towarów i usług traci moc w dniu, w którym obroty przekraczają wskazaną powyżej kwotę. Przedsiębiorca musi dokładnie wiedzieć, kiedy to nastąpi i dokładnie w tym momencie rozpocząć normalne rozliczanie podatku VAT.

Do tak prowadzonej ewidencji nie wlicza się wartości obrotów towarami zwolnionymi przedmiotowo z podatku oraz powstałych poprzez sprzedaż środków trwałych i wartości niematerialnych podatnika – wszystkich elementów podlegających amortyzacji.

Ustawodawca nie precyzuje jak dokładnie ma wyglądać ewidencja. Ważne jest, tylko i aż, by prowadzona ona była w sposób rzetelny i w każdym momencie dało się określić dokładny obrót, który firma uzyskała do tej pory w roku podatkowym. Bardzo dokładne prowadzenie ewidencji jest zdecydowanie w interesie podatnika zwolnionego z czynnego płacenia podatku VAT gdyż jeśli organ skarbowy zakwestionuje prowadzoną księgowość, ustali on poprzez szacowanie wielkość przychodu naliczy w stosunku do uzyskanej kwoty podatek VAT, który trzeba będzie zapłacić za cały rok podatkowy. Jeśli nie będzie możliwe ustalenie stawki, która powinna zostać naliczona do danej części obrotu, zostanie wykorzystana stawka podstawowa czyli najwyższa.

Ewidencje szczególne

Chociaż ustawodawca nie ingeruje mocno w sposób prowadzenia ewidencji zakupów i sprzedaży (ewidencji podatkowej) to w ustawie o podatku VAT wskazana jest duża ilość różnego rodzaju wyjątków, w których skala ingerencji jest duża.

Szczegółowa ewidencja wymagana jest zawsze, gdy przedsiębiorstwo przewozi towary na terytorium innego kraju Unii Europejskiej i wykonywane są następnie na nich czynności określane jako usługi na ruchomym majątku rzeczowym by potem towary powróciły do kraju. Taka sama dodatkowa ewidencja towarów musi być prowadzona jeśli ubogacanie odbywa się w naszym kraju.

Nietypowym przypadkiem ewidencji jest również sytuacja rolników ryczałtowych, podatników podmiotowo zwolnionych podmiotowo z płacenia podatku oraz wszystkich podmiotów wykonujących wyłącznie czynności, które z podatku są zwolnione. Obowiązek ewidencji muszą one realizować w sytuacji, gdy podejmują transakcje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Obowiązek nie powstanie jeśli wartość transakcji nie przekroczy 50.000 złotych.

Ze specjalną sytuacją mamy także do czynienia w przypadku sprzedaży wysyłkowej za granicę. Normalnym podatnikiem zobowiązanym do prowadzenia szczegółowej ewidencji staje się przedsiębiorca, którego sprzedaż do jednego kraju przekracza poziom ustalony przez to państwo jako limit dla podmiotów zwolnionych. W jeszcze innej sytuacji znajdują się podobne podmioty, które za granicą świadczą usługi obcym podmiotom. Nie muszą one rozliczać w Polsce podatku ale mają obowiązek ewidencjonowania wszystkich działań.

Bardzo ważną grupą podatników objętych nietypowym ewidencjonowaniem działań są podmioty świadczące usługi z zakresu turystyki w taki sposób, że dla części usług są pośrednikami dla innych płatników VAT a część wykonują w całości lub po części samodzielnie.

Wybierz inFakt Biuro Rachunkowe

Najwygodniejsza księgowość dla Twojej firmy

Podaj adres e-mail i hasło, aby zamówić księgowość

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wypróbuj za darmo!