Ta strona używa plików cookie Więcej o sposobie korzystania z nich przeczytasz w polityce prywatności. Jeśli nie wyrażasz zgody na ich stosowanie, możesz wyłączyć zapisywanie plików cookie w ustawieniach swojej przeglądarki.

Faktura VAT – co musi zawierać i jak wystawić

Faktura – co musi zawierać i jak wygodnie wystawić

Faktura to najpowszechniejszy dokument wykorzystywany przez przedsiębiorców – dokumentuje zarówno przychody, jak i koszty. Od początku 2014 r. obowiązek wystawiania faktur mają również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Czym jest faktura i jakie elementy muszą się na niej znaleźć?

Faktura VAT – jakie obowiązują terminy wystawiania?

Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż lub wykonanie usługi wystawianym jedynie przez przedsiębiorców. Nabywcą widniejącym na dokumencie może być zarówno inna firma, jak i osoba prywatna.

Według zasad ogólnych przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury VAT do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub zapłata (całości lub części należności). Możliwe jest również wystawienie faktury wcześniej – jednak nie szybciej niż na 30 dni przed sprzedażą lub terminem płatności.

Poza wspominanymi funkcjonują jeszcze inne terminy na wystawienie dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży. Są one jednak zależne od rodzaju transakcji. Tym samym fakturę VAT można wystawić:

  • 30 dnia od dnia wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych.
  • 60 dnia od dnia wydania towarów w przypadku sprzedaży książek drukowanych (nie dotyczy map, ulotek, gazet i czasopism drukowanych).
  • 90 dnia od dnia transakcji w przypadku usługi drukowania książek (nie dotyczy map, ulotek, gazet i czasopism drukowanych, a także importu usług).

Od początku 2014 r. do wystawiania faktur zobligowane są również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Jak w tym przypadku wyglądają zasady fakturowania? Szczegóły w tym artykule

Faktura VAT w dobrym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Wystaw fakturę już teraz korzystając z formularza na samej górze tej strony.


Co zawrzeć na fakturze?

Przedsiębiorca zobligowany jest dopilnować nie tylko terminów wystawianie faktur VAT, ale również tego by umieścić na nich wszystkie konieczne elementy. Zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Finansów faktura VAT powinna zawierać m.in.:

  • datę wystawienia i numer, który go identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną, NIP nie jest potrzebny),
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku VAT,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • kwotę należności ogółem.

Nazwa „Faktura VAT” nie jest już niezbędna

Zgodnie ze zmianami w przepisach od początku 2013 r. nie ma potrzeby zamieszczać na fakturze oznaczenia „faktura VAT”. Wynika to z faktu, że nazwa nie jest już obowiązkowym elementem, który trzeba umieścić na dokumencie poświadczającym dokonanie transakcji. Chociaż jeśli tylko przedsiębiorca chce może to zrobić.

Poza brakiem konieczności zamieszczania nazwy „Faktura VAT” od początku 2013 r. pojawiły się inne zmiany w fakturowaniu, polegające głównie na zmniejszeniu liczby obowiązków z tym związanych. Najważniejsze z nich, to:

  • brak oznaczenia „Faktura marża” – zamiast niego stosuje się uwagę w postaci „procedura marży + nazwa usługi lub towaru (np. towary używane),
  • brak oznaczenia „Faktura VAT-MP” – zamiast niego stosuje się nazwę „Faktura metoda kasowa”,
  • zniesienie konieczności wystawiania faktury wewnętrznej – zamiast niej, przedsiębiorca może wystawiać notę wewnętrzną,
  • na fakturach dla odbiorców zagranicznych, zamiast zwrotu „VAT rozlicza nabywca” zamieszcza się oznaczenie „odwrotne obciążenie”.

Nie ma także potrzeby oznaczania faktur VAT słowami „kopia” i „oryginał” – to przepis obowiązujący już od 2011 r. Pomimo tego przedsiębiorca zobligowany jest do sporządzenia dokumentu w dwóch egzemplarzach: jeden należy przesłać kupującemu, drugi pozostaje w dokumentacji sprzedawcy.

Kolorowy szablon faktury Przykład faktury wygenerowanej w inFakt.pl

Jak można wystawiać faktury w firmie?

Sposobów wystawiania faktur jest co najmniej kilka. Wspomniane już Rozporządzenie Ministra Finansów określa listę elementów, które powinny znaleźć się na każdej fakturze oraz warunki, jakie powinny spełniać, ale nie definiują dokładnie jak należy je wystawiać. Dlatego przedsiębiorcy mają pewną dowolność jeśli chodzi o wybór narzędzi.

Podstawowy sposób, to sporządzenie dokumentu na zwykłej kartce papieru. Fakturę można również wystawić, korzystając z programów biurowych – edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego. Jedyne, o czym należy pamiętać, to aby tak przygotowana faktura:

  • zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami,
  • zawierała poprawne wyliczenia stawek podatku VAT,
  • była czytelna i uniemożliwiała ingerencję w treść gotowego dokumentu.

Wystawianie faktury przy pomocy programów biurowych lub na kartce papieru nie wymaga dodatkowych narzędzi. Te rozwiązania nie są jednak niezbyt wygodne na dłuższą metę, kiedy wzrasta liczba produktów i kontrahentów firmy, a przede wszystkim zmieniają się przepisy. Za każdym razem dane do faktury trzeba bowiem uzupełniać na nowo.

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej utrudnia szybkie odnalezienie konkretnej faktury i analizę osiągniętych przychodów. Dlatego coraz większą popularność zdobywa oprogramowanie księgowe automatyzujące wiele czynności związanych z generowaniem dokumentów.

Faktura wystawiana przez nabywcę

Wystawienie faktury to możliwość jaką zazwyczaj posiada sprzedawca towaru bądź usługi. Może się jednak zdarzyć, że ten obowiązek zostanie przeniesiony z dostawcy na odbiorcę. To tzw. samofakturowanie, sprawiające, że w praktyce kupujący wystawia fakturę sam sobie.

Sytuacja, w której faktura wystawiana jest przez nabywcę towaru lub usługi możliwa jest w przypadku:

  • dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium Polski, oraz
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Taki system pozwala kupującemu zachować kontrolę nad przepływem dokumentów w firmie. Szczególnie, gdy regularnie kupuje w wielu różnych źródłach.

W jaki sposób wiążą się ze sobą przelew i termin zapłaty?

Opłacanie faktur przelewem jest często stosowaną formą rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami. W takich przypadkach można się spotkać z odroczonymi terminami zapłaty. Zwyczajowo stosowane są one we współpracy z kontrahentami, z którymi pozostaje się w stałych kontaktach.

Ale w jaki sposób wiążą się ze sobą przelew i termin zapłaty? Otóż takie transakcje dokumentowane są przez faktury, na których widnieje termin zapłaty. Taka faktura stanowi jednocześnie wezwanie do zapłaty, którego termin najczęściej wynika z podpisanej umowy.

Jaki jest termin rozliczenia VAT w przypadku faktury VAT-RR?

Faktura VAT-RR jest dokumentem poświadczającym zakup produktów rolnych lub usług od rolników ryczałtowych. Ten dokument wystawiany jest jednak przez nabywcę. Rolnik bowiem nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji VAT oraz wystawiania faktur w kontekście sprzedaży. Co istotne, faktura VAT-RR musi zawierać podpisy obu stron oraz oświadczenie określające rolnika ryczałtowego.

Wielu przedsiębiorców może zastanawiać jaki jest termin rozliczenia VAT w przypadku faktury VAT-RR. W przypadku, gdy zapłata występuje w formie gotówki, to kupujący nie ma prawa odliczenia podatku naliczonego. Jeśli zaś nabywca płaci pieniądze na konto (nie później niż 14 dni od daty wystawienia faktury), może odliczyć VAT w miesiącu dokonania zapłaty.

Wystawiaj faktury VAT w inFakt.pl – szybko i sprawnie

Każdy przedsiębiorca szukający kompletnego rozwiązania w zakresie faktur powinien wypróbować inFakt.pl. Dzięki Programowi do Fakturowania profesjonalna i estetyczna faktura VAT w wygodnym pliku PDF może zostać stworzona już w kilka chwil. Każdy dokument tworzy się wypełniając prosty formularz, podając dane stron transakcji i jej przedmiotu, daty oraz wartości liczbowe.

Wystawiając fakturę VAT wystarczy podać kwotę netto lub brutto i stawkę podatku, a inFakt obliczy resztę. Ponadto, w inFakcie funkcjonuje szybka i wygodna wyszukiwarka danych firmowych według NIP, która jest zintegrowana z GUS. Po wpisaniu numeru NIP, narzędzie uzupełnia nazwę i adres firmy, co niezwykle przyspiesza proces wystawiania faktur.

Jak szybko wystawić fakturę VAT w inFakt.pl? W tym celu wystarczy wykonać tylko kilka kroków:

  • Zaloguj się lub załóż konto na inFakt.pl – to nic nie kosztuje!
  • Kliknij w przycisk „Wystaw fakturę”.
  • Podaj dane swojej firmy.
  • Podaj dane nabywcy – wystarczy NIP.
  • Uzupełnij daty, nazwę towaru lub usługi oraz wartość transakcji i kwotę podatku.
  • Uzupełnij informacje o sposobie zapłaty i walucie.
  • Kliknij „Zapisz”, a następnie „Drukuj faktur”.

Oprócz tego użytkownik może w prosty sposób umieścić na fakturze logo swojej firmy oraz wybrać jeden z kilkudziesięciu gotowych szablonów faktur.

Faktura VAT wystawiona szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. Dołącz do ponad 400 tys. użytkowników inFakt.

Prezes Zarządu inFakt Sp. z o.o.

Pochodzący z Nowego Sącza, absolwent zarządzania na Akademii Górniczo-Hutniczej. Pierwsze "przedsiębiorcze szlify" zdobywał już od liceum. Chce pomagać innym przedsiębiorcom, aby prowadzenie księgowości było proste i bezproblemowe. Jego pasją jest tworzenie wartościowej organizacji, rozwijanie siebie i innych. Mąż Moniki i dumny tata Oli i Jeremiasza.

Fakturowanie i księgowość w Twoim telefonie!

Wystawiaj faktury oraz prowadź księgowość prost z telefonu! Księgowość firmy jeszcze nigdy nie była tak prosta! Dowiedz się więcej

Pobierz z App Store inFakt - fakturowanie i księgowość na iPhone

"Program zajmuje się w prosty i przyjazny sposób tą szarą i nudną stroną prowadzenia firmy"

Logo MyApple
Pobierz z Google play Nowa aplikacja do fakturowania na Androida

"Aplikacja mobilna to naturalne uzupełnienie możliwości, które daje Program do Fakturowania inFakt"